Secrétaire médicale F/H

Hôpitaux Champagne Sud; Troyes; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Temps partiel

Résumé du poste

Un établissement de santé publique à Troyes recherche un(e) secrétaire médicale en CDD. Vous assurerez les tâches d'accueil, de gestion administrative et de coordination entre les différents professionnels de santé. Le poste requiert une formation de niveau Baccalauréat et des compétences en bureautique. Vous travaillerez en étroite collaboration avec une équipe pluridisciplinaire, dans un environnement dynamique et exigeant.

Qualifications

• Formation de Baccalauréat ou B.T. secrétariat avec au moins 4 années de service public.
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers.
• Aptitude à travailler en équipe multidisciplinaire.

Responsabilités

• Assurer le fonctionnement du secrétariat et l'accueil des patients.
• Gérer et traiter les courriers et dossiers administratifs.
• Tenir à jour le dossier patient et gérer les agendas.

Connaissances

Accueillir, orienter des personnes, des groupes, des publics

Définir/adapter un plan de classement

Organiser et classer des données

Travailler en équipe pluridisciplinaire

Utiliser les outils bureautiques

Formation

Formation de niveau IV (Baccalauréat)

Outils

Logiciels bureautiques

Description du poste

Présentation de l'entreprise

L'Etablissement Public de Santé Mentale de l'Aube (EPSMA) propose des équipements et des services à la population auboise :

• Services d'hospitalisation intersectorielle à Brienne le Château et à Troyes.
• Services de prise en charge sectoriels de proximité dans l'ensemble du département, dans les principales villes.
• Une maison d'accueil spécialisée, la Fontaine de l'Orme, à Brienne le Château.

La Maison d'Accueil Spécialisée (MAS), structure médico-sociale, accueille des adultes handicapés, hommes et femmes, âgés d'au moins 18 ans, dans l'impossibilité d'accomplir seuls les actes de la vie quotidienne et nécessitant une surveillance et des soins médicaux constants.

Description du poste

Mission Du Poste

• Assure le fonctionnement du secrétariat de la structure. Chargée de toutes les tâches liées à l'accueil, à la communication, à l'organisation des documents et des informations qui transitent par le secrétariat.
• Au sein de l'équipe pluridisciplinaire, concourt à l'articulation des liens et des informations entre les différents professionnels intervenant au sein de la structure et les familles ou les partenaires impliqués dans la prise en charge des patients.

Activites Principales

• Accueil physique et téléphonique des patients, des familles.
• Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité.
• Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, organisation de réunions, visites, conférences et événements).
• Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation, hospitalisation, examens...).
• Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles.
• Prise de notes, frappe et mise en forme des documents.
• Tenue à jour du dossier patient.
• Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage).
• Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance.
• Intervient dans une démarche éthique, de façon à ce que les patients et leurs familles soient considérés dans leurs droits.
• Fait preuve d'un grand sens de l'organisation de son travail, de façon à hiérarchiser les activités à réaliser.
• Maîtriser l'usage de l'outil informatique et des logiciels utilisés.
• Vise à optimiser ses écrits professionnels et à rédiger sans faute.
• Participe à la gestion des commandes de fournitures bureautiques et dépenses.
• Participe aux différentes réunions tenues au sein du service.
• Rédige les relevés de décisions et en assure le suivi.
• Saisit l'activité du service à destination de CARIATIDES.
• Assure un encadrement et un rôle pédagogique auprès des stagiaires de sa profession.

Activites Specifiques

• Utilise de façon efficiente les outils bureautiques : logiciel Open Office (traitement de texte et tableur), bases de données, logiciel CARIATIDES.
• Maîtrise l'utilisation d'un standard téléphonique, des agendas électroniques et du répondeur.
• Gestion administrative des transports (date de validité des protocoles de soins et prescriptions médicales de transport).
• Gère le planning de l'utilisation de la salle de réunion.
• Assure les recherches nécessaires sur internet, consulte et utilise la messagerie interne, plusieurs fois par jour, selon les besoins de la structure.
• Inscrit, au sein du dossier patient, les informations qui lui sont délivrées sur le mode téléphonique ou verbal.
• Reçoit les demandes de première consultation et ouvre un dossier, selon la procédure institutionnelle, tant en contact direct que téléphonique.
• Renseigne les patients sur les différentes démarches administratives à accomplir.

ACTIVITES SPECIFIQUES EN SANTE MENTALE

• Fait preuve d'une qualité d'écoute et d'adaptation en rapport avec les pathologies rencontrées.
• Participe aux différentes réunions hebdomadaires et aux réunions institutionnelles.
• Travaille en étroite collaboration avec les collègues.
• A une bonne connaissance du vocabulaire médical et de celui des différents professionnels qui interviennent dans l'unité.
• Connaît les différents services et les institutions qui interviennent dans les parcours de soins du patient.
• Transmet les nouveaux dossiers constitués selon la procédure du service.
• Transmet les dossiers patients lors d'un transfert vers une autre unité, selon la procédure institutionnelle.
• S'inscrit dans la dynamique de l'équipe, travaille en contact avec tous les intervenants de la structure de façon à se tenir au courant des informations concernant le patient et aider à une bonne continuité des soins du fait de sa bonne compréhension des situations rencontrées.
• Observe et concourt, dans son champ d'intervention, au recueil des informations qui seront utilisées par le médecin et les équipes soignantes pour l'organisation des soins.
• Participe à la circulation des informations émanant de l'administration.

Horaire de jour du lundi au vendredi

37h30 heures par semaine.

Astreintes administratives les week-ends et jours fériés de 08h30 à 18h30

Profil recherché

DIPLOME(S) ET/OU QUALIFICATION(S)

• Formation de niveau IV (Baccalauréat, B.T. secrétariat avec 4 années au moins de service public) ou de niveau III (B.T.S....)

COMPETENCES

• Accueillir, orienter des personnes, des groupes, des publics
• Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire
• Elaborer, adapter, optimiser, le planning de travail, de rendez-vous, de visites
• Identifier, analyser, prioriser, synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et ou rapports, relatifs à son domaine de compétences
• S’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
• Travailler en équipe pluridisciplinaire et/ou en réseau
• Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers

Quotité de temps de travail

• Temps plein

Type d'emploi

• CDD

Durée du contrat

• 4

A pourvoir le

• 31/01/2026

Métier de rattachement

• Secrétaire médicale

Profession réglementée par diplôme d'Etat

• * Non concerné *

Localisation

• 10000 Troyes

Etablissements

• Etablissement Public de Santé Mentale de l'Aube

Expérience requise

• Débutant accepté

Niveau de diplôme requis

• Bac

Rémunération

• Grille de rémunération fonction publique hospitalière