Secrétaire médical - Endoscopies digestives F/H

BICETRE; Île-de-France; Sur place; EUR 28 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement de santé à Le Kremlin-Bicetre recrute un Secrétaire médical pour l'unité d’Endoscopies digestives. Vous serez en charge de l'accueil des patients, de la programmation des examens et de la gestion des agendas. Ce poste exige un diplôme de secrétaire médical, ainsi qu'une expérience d'au moins 3 ans en milieu hospitalier. Les qualités recherchées incluent organisation, discrétion et capacité d'écoute. Des horaires de travail de 08h00 à 16h30 sont prévus du lundi au vendredi.

Prestations

Prime de service

Aide à l’installation

Remboursement du pass Navigo à 75%

Accès à un restaurant à tarifs avantageux

Place en crèche selon disponibilités

Stationnement dans l’enceinte de l’hôpital

Qualifications

• Expérience obligatoire en milieu hospitalier (minimum 3 ans).
• Compétences en gestion documentaire et classement.
• Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire.

Responsabilités

• Accueillir et prendre en charge les patients.
• Programmer les examens sur le logiciel Orbis bloc.
• Saisir et relire les comptes-rendus d’endoscopies.

Connaissances

Organisé·e

Accueillant·e

Capacité d'écoute

Discrétion (secret professionnel)

Formation

Diplôme de secrétaire médical

Bac/Bac ST2S

Bac +2

Description du poste

Secrétaire médical – Endoscopies digestives F/H

Description du poste

Service de Gastroentérologie, unité d’Endoscopies digestives, Chef de service: Pr Carbonnel. L’unité est composée de 3 salles d’examen, d’une zone de traitement des endoscopes, d’une zone d’attente couchée, d’une zone d’accueil, des bureaux médicaux et paramédicaux.

L’unité est rattachée au service de Gastroentérologie composé de 30 lits d’hospitalisation conventionnelle et d’un hôpital de jour de 10 places situés au 4ème étage du bâtiment Broca.

Activités de l’unité d’Endoscopies digestives

• Examens digestifs à visée diagnostique : gastroscopie (adultes), coloscopie, rectosigmoidoscopie, entéroscopie, écho-endoscopie, vidéocapsule.
• Examens digestifs à visée thérapeutique (adultes et enfants) : extraction de calculs bilio‑pancréatiques, pose, changement et ablation de prothèses biliaires, pancréatiques et digestives, résection de tumeurs digestives.

Composition de l’équipe

• Médecin responsable : Dr Boytchev
• Encadrant d’unité de soins et d’activités paramédicales : Mme Grasset
• 1 secrétaire hospitalière
• 2 secrétaires médicales

Responsabilités principales

• Accueil et prise en charge des patients en collaboration avec l’équipe paramédicale.
• Informer les patients concernant la programmation de leur examen endoscopique.
• Appel à J‑1 des patients : questionnaire Covid, respect des consignes de préparation des examens.
• Demander la validation des demandes d’examens au médecin référent.
• Informer l’équipe paramédicale des demandes d’examens en urgence.
• Programmer les examens sur le logiciel Orbis bloc et les rendez‑vous d’anesthésie.
• Envoyer les différents rendez‑vous et les consignes pré‑examens aux patients.
• Faxer les dates d’examens aux différents services demandeurs et les recommandations pour les examens.
• Vérifier la concordance des examens programmés et les possibilités définies par l’encadrement et le médecin responsable.
• Vérifier la veille de chaque examen que les patients aient respecté les consignes.
• Éditer les programmes opératoires pour le lendemain.
• Gérer les annulations ou reports d’examens à la demande des patients/dess équipes médicales.
• Participer au lissage du planning en collaboration avec les IDE, le médecin et le cadre de santé.
• Prise de rendez‑vous et gestion des agendas.
• Saisie et/ou relecture des comptes‑rendus d’endoscopies digestives et de consultations, et envoi aux correspondants.
• Gestion des demandes d’examens extérieures.
• Numérisation des examens et courriers et classement dans dossier papier.
• Aide et remplacement des collègues aux endoscopies et gastroentérologie.

Profil recherché

Formations et/ou qualifications requises

• Diplôme de secrétaire médical
• Bac/Bac ST2S
• Bac +2

Expérience requise

• Expérience obligatoire en milieu hospitalier (minimum 3 ans)

Connaissances particulières

• Organisé·e
• Accueillant·e
• Patient·e
• Sociable
• Souriant·e
• Avoir l’esprit de conciliation
• Capacité d’écoute
• Discrétion (secret professionnel)
• Aimer le contact avec le public

Qualités professionnelles requises

• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
• Définir, adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire
• Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez‑vous, des visites
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports relatifs à son domaine de compétence
• Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
• Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
• Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers

Horaires de travail

Amplitude horaire de 08h00 à 16h30 du lundi au vendredi.

Avantages de l’AP‑HP

• Avantages liés au statut et à la fonction : Prime de service pour les nouveaux stagiaires et titulaires (versée en 2 fois, juin et décembre).
• Aide à l’installation et au logement : Aide à l’installation versée par l’AGOSPAP sous conditions de ressources pour les titulaires et CDD sur poste permanent; possibilité de logement à tarif préférentiel pour les titulaires.
• Avantages sociaux :
  • Remboursement du pass Navigo à 75 % et/ou forfait mobilités durables.
  • Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux.
  • Place en crèche selon disponibilités.
  • Stationnement dans l’enceinte de l’hôpital ou à proximité, parking vélos.
  • Chèques emploi‑service CESU AP‑HP pour les titulaires et CDD sur poste permanent.
  • Prestations AGOSPAP : accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas…) et de vacances à tarifs préférentiels + diverses aides financières.
  • Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses…).
  • Supplément familial de traitement pour les parents avec enfant(s) à charge.
  • Accès à une offre de formation continue conséquente.
  • Accès à l’espace détente : séances de relaxation.

Localisation du poste

France, Île‑de‑France, Val de Marne (94) – Le Kremlin Bicêtre, Hôpital Bicêtre (GHU Saclay).

Entité de rattachement du publieur

Situé au Kremlin‑Bicêtre (94), alliant activités d’expertise et de proximité, il prend en charge la quasi‑totalité des pathologies, de la maternité à la gériatrie aigüe et dispose d’activités de psychiatrie universitaire et de SMR spécialisés. Il est doté d’urgences adultes et enfants. Il est reconnu pour la prise en charge des polytraumatisés et participe à la grande garde de neurochirurgie. Il dispose également d’une maternité de niveau 3 et accueille 36 centres de référence maladies rares.