Secrétaire Institut de Formation en Soins Infirmiers (H/F)

CENTRE HOSPITALIER DE VIERZON; Vierzon; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement de santé à Vierzon recherche un(e) Secrétaire à mi-temps pour son Institut de Formation en Soins Infirmiers. Le candidat idéal possèdeune expérience d'au moins un an en secrétariat, fait preuve d'organisation et de rigueur. Les responsabilités incluent l'accueil des personnes, la gestion des stocks et l'organisation des réunions. Type de contrat : CDD de 6 mois, 37h30/semaine, salaire selon grille indiciaire.

Qualifications

• 1 An d'expérience dans un poste similaire est indispensable.

Responsabilités

• Accueil des personnes (patients, usagers, familles).
• Gestion des stocks de produits et de matériels.
• Organisation de réunions et événements.
• Prise de notes et mise en forme des documents.
• Traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques.

Connaissances

Esprit d'équipe

Organisation du travail

Rigueur

Précision

Formation

Bac ou équivalent Secrétariat assistanat direction

Description du poste

Offre n° 197ZKCG Secrétaire Institut de Formation en Soins Infirmiers (H/F)

Le CHV recherche une Secrétaire (H/F) à mi-temps pour son Institut de Formation en Soins Infirmiers.

Responsabilités

• Accueil des personnes (patients, usagers, familles, etc.)
• Gestion des stocks de produits et de matériels (saisie, suivi, contrôle, relance commandes)
• Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées
• Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
• Prise de rendez-vous / gestion des agendas
• Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
• Reproduction et diffusion de documents et de dossiers
• Traitement des courriers, dossiers et documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

Responsabilités spécifiques

• Accueil physique des différents publics (apprenants, intervenants) les lundis, mercredis et vendredis
• Tri et répartition du courrier entrant
• Gestion des appels téléphoniques : réception, traitement, traçabilité et suivi des appels et/ou des messages électroniques reçus sur la boite générique de l'institut les lundis, mercredis et vendredis
• Gestion des épreuves de sélection à l'entrée en formation IDE et AS
• Mise à jour des dossiers d'inscription à la sélection (voie professionnelle continue) en lien avec l'évolution de la réglementation
• Enregistrement des dossiers d'inscription et organisation de la sélection (convocation des candidats, des jurys, préparation des salles, préparation des documents)
• Saisie des notes et envoi des courriers de réponse
• Gestion des listes et administration des dossiers
• Préparation des dossiers, tri des documents et orientation vers le professionnel de l'institut en charge de leur traitement
• Enregistrement des données administratives dans le logiciel FORMEIS et vérification de l'attestation CVEC
• Enregistrement des chèques d'inscription à l'université et suivi de leur enregistrement par la régie
• Classement des documents (courriers, feuilles de stages, évaluations, certificats)
• Enregistrement des absences dans FORMEIS après information des formateurs référents
• Archivage des dossiers administratifs et pédagogiques en fin de formation
• Gestion des stages et actualisation de l'alternance cours-stages
• Envoi des demandes de stages et enregistrement des réponses dans FORMEIS
• Édition des conventions et courriers et préparation des documents de stage (feuilles de compétences, feuilles d'horaires)
• Envoi à la blanchisserie du Centre Hospitalier de Vierzon de la liste des étudiants en stages et des services d'affectation
• Enregistrement des horaires et des feuilles de stage après validation
• Rédaction des courriers de sorties de stages
• Édition mensuelle des frais de déplacement et des indemnités
• Gestion de la certification dans le respect de la procédure DREETS et inscription des élèves dans la base de données correspondante
• Contrôle de la complétude des dossiers et envoi des dossiers
• Déclaration des accidents de travail ou de trajet sur le site CPAM

Type de contrat : CDD - 6 mois. Durée du travail : 37h30/semaine. Travail en journée.

Salaire : Selon grille indiciaire

Déplacements : Jamais

Profil souhaité

Expérience

• 1 An(s). Cette expérience est indispensable
• Bac ou équivalent Secrétariat assistanat direction

Savoir-être professionnels

• Avoir l'esprit d'équipe
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Activités hospitalières

D'autres offres peuvent vous intéresser :