Secrétaire (H/F)

MAISON DE L ENFANCE; Nice; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une fondation pour la protection de l'enfance à Nice recherche un secrétaire administratif pour gérer l'accueil et les dossiers des jeunes. Le candidat idéal doit avoir au moins 2 ans d'expérience dans un domaine similaire et un Bac en secrétariat. Le poste est à temps plein, avec un travail en journée, offrant un salaire basé sur la CCN66. Quotas de déplacements fréquents et bonne maîtrise de Word sont exigées.

Qualifications

• 2 ans d'expérience dans le domaine exigée.
• Excellence en gestion administrative.
• Compétences relationnelles confirmées.

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique et téléphonique.
• Gérer les dossiers administratifs des jeunes accueillis.
• Participer aux réunions et aux activités du service.

Connaissances

Expérience dans la protection de l'enfance

Capacité de travail en équipe

Bonne capacité rédactionnelle

Maîtrise de Word

Formation

Bac ou équivalent en Secrétariat

Outils

Logiciel Némo

Description du poste

Le Service des « Mineurs Non Accompagnés » situé au 4 avenue de Gairaut est une structure dont la mission principale est d'offrir une aide individualisée ainsi qu'un cadre éducatif à 61 adolescent(e)s de 16 à 18 ans ayant le statut de Mineurs Non Accompagnés. Ces jeunes sont hébergés en diffus et accompagnés dans le cadre de la protection de l'enfance par une équipe de huit travailleurs sociaux.

• Un logement sous forme d'appartements copartagés situés dans le diffus de la ville, à Nice Nord, Nice Centre ou Nice Ouest.
• L'élaboration d'un projet personnalisé reprenant les différents domaines concernant la vie du jeune.
• Un accompagnement et un suivi dans l'ensemble des démarches administratives, d'orientation scolaire et professionnelle, de santé, de citoyenneté…

Responsabilités du secrétaire du service

• Assurer l'accueil physique et téléphonique.
• Effectuer et traiter toutes formes de communications (courriers, téléphoniques, électroniques) et en assurer la traçabilité.
• Gérer le dossier de l'usager, de l'admission à la fin de prise en charge en utilisant le pro logiciel Némo.
• Assurer une veille sur toutes les échéances liées à la situation des jeunes accueillis : écrits obligatoires (rapports, projets personnalisés, etc.), attestations de droits, expiration des documents en possession des mineurs, etc.
• Saisir et traiter des données spécifiques à l'activité sur des logiciels adaptés (tableau suivi, logements, échéances diverses).
• Participer à la réalisation/actualisation de certains documents-cadres (Rapport d'activité, cahier des procédures).
• Participer à des temps de réunion sur le service, le domaine et le secteur.
• Gérer des éléments RH (absence, accident du travail, dossier stagiaires et bénévoles), en lien avec l'assistante de direction.
• En lien avec la coordinatrice et la Direction de l'Immobilier de la Fondation de Nice, participer à la prise de rendez-vous et au suivi des demandes liées aux appartements du service.
• Appuyer l'équipe de travailleurs sociaux en concourant au suivi administratif et scolaire/professionnel des jeunes accueillis.
• Constitution de dossiers administratifs destinés aux Ambassades et Consulats (ou Mairie, le cas échéant) et prise de rendez-vous auprès des instances concernées.
• Constitution et transmission de dossiers destinés à l'ouverture des comptes bancaires des adolescents.
• Préparation des dossiers destinés à la Préfecture, avec les adolescents.
• Assurer l'envoi (mails, courriers), la réception et le suivi des documents scolaires et professionnels des mineurs confiés auprès des différents partenaires : Conseil Départemental, Écoles, Centres de Formation, Mission Locale, etc.
• Gérer les commandes et les stocks de fournitures de bureau.

Profil souhaité

• Expérience significative dans le champ de la protection de l'enfance ou dans l'accompagnement administratif d'un public appréciée.
• Sens du travail en équipe ; bonnes capacités relationnelles.
• Capacité de travailler en collaboration avec le responsable d'activités, la cadre de proximité et le secrétariat de direction.
• Capacité de travail en autonomie, de réactivité et développement d'outils communs : proactivité et force de propositions attendues.
• Bonne capacité rédactionnelle.
• Maitrise de Word.

Type de contrat : CDI

Contrat travail, Durée du travail : 35 H/semaine, Travail en journée

Salaire : selon CCN66

Déplacements : fréquents

Expérience

• 2 An(s) — Cette expérience est indispensable.
• Bac ou équivalent — Secrétariat (Cette formation est indispensable).

Compétences

• Accueillir, orienter, renseigner un public.
• Classer des documents.
• Gestion administrative du courrier.
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous.
• Mettre à jour un dossier, une base de données.
• B — Véhicule léger — Ce permis est indispensable.

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

La Fondation de Nice a pour ambition de développer le pouvoir d'action et de décision des personnes accompagnées. Dans ce cadre, le secteur Enfance‑Jeunesse‑Familles réunit les établissements et services œuvrant au sein de la protection de l'enfance et dans le soutien aux jeunes adultes en situation de précarité. Il apporte un soutien matériel, éducatif et psychologique aux enfants, adolescents, jeunes majeurs confiés par l'Aide Sociale à l'Enfance ainsi qu'à leurs familles.

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