Secrétaire / Chargé d'accueil - H/F/X

La Croix-Rouge française; Breuty; Sur place; EUR 24 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation humanitaire recherche un secrétaire d'accueil pour assurer l'accueil et la gestion administrative au sein de l'établissement. Le candidat idéal aura un diplôme de niveau Bac +2 en secrétariat, ainsi qu'une expérience significative. Ce rôle comprend la gestion des communications, l'organisation d'événements et une collaboration étroite avec divers pôles. Des qualités relationnelles et une capacité d'adaptation sont essentielles. Un poste à pourvoir dès que possible en Nouvelle-Aquitaine.

Prestations

Prime de fin d'année

Formation

Qualifications

• Diplôme requis en secrétariat administratif.
• Expérience similaire, de préférence dans le secteur de la formation.
• Maîtrise des logiciels bureautiques.

Responsabilités

• Assurer l'accueil et l'orientation des visiteurs.
• Gérer les appels, mails et courriers.
• Traiter les informations administratives.
• Assurer la logistique des événements.
• Collaborer avec différents pôles de l'organisation.

Connaissances

Communication orale et écrite

Organisation

Capacité d'adaptation

Utilisation des logiciels bureautiques

Qualités relationnelles

Formation

Diplôme de Niveau Bac +2 en secrétariat administratif

Description du poste

Présentation de la Croix-Rouge Compétence Nouvelle-Aquitaine

La filière 'Croix Rouge Compétence' se déploie au travers de 11 directions régionales qui comptent 60 établissements de formation répartis sur tout le territoire français (métropole et Outre-mer). Chaque année plus de 17 000 personnes sont formées à 30 métiers du sanitaire et social par la voie de la formation initiale et celle d'apprentissage ou de la validation des acquis de l'expérience, plus de 90 000 stagiaires en formation professionnelle dans les domaines du sanitaire-social et de la santé-sécurité au travail, et plus de 1500 personnes sont accompagnées dans la voie de la préqualification (découverte d'un métier, remise à niveau, établissement d'un projet professionnel).

Toutes ces structures, au cœur des enjeux de société, développent de nouveaux projets et travaillent à des solutions innovantes. En nous rejoignant, vous contribuerez au développement de nos formations en partageant notre engagement et notre éthique.

En nous rejoignant, vous contribuerez au développement de nos formations en partageant notre engagement et notre éthique.

Découvrez nous sur notre site internet : competence.croix-rouge.fr

Rejoignez-nous

Rejoignez une équipe engagée dans un environnement stimulant, au cœur de la formation dans le secteur sanitaire et social. En tant que secrétaire d'accueil, vous êtes le premier visage de l'établissement… mais aussi l'un des piliers de l'organisation quotidienne !

Vos missions :

• Vous assurez l'accueil, l'orientation et l'information des visiteurs, étudiants, formateurs et partenaires, en présentiel et par téléphone, avec une communication adaptée aux différents publics ;
• Vous gérez les appels téléphoniques, mails, courriers entrants et sortants, et assurez la diffusion des informations en interne et en externe ;
• Vous garantissez une première information sur l'offre de formation et les activités de l'institut (programmes, dispositifs de formation, dates, organisation) ;
• Vous assurez la gestion administrative courante : rédaction et mise en forme de documents, saisie de données, mise à jour de tableaux de suivi, classement et archivage ;
• Vous garantissez la traçabilité des informations et le respect des procédures et documents qualité ;
• Vous participez à l'organisation et à la préparation des événements de l'établissement (journées portes ouvertes, réunions partenaires, événements recruteurs) ;
• Vous contribuez à l'élaboration et à la mise à jour de supports de communication (documents d'information, affiches, plaquettes) ;
• Vous assurez le suivi logistique du site : réception des colis, gestion des fournitures, des clés, et participation à la logistique quotidienne (ouverture du site, matériel) ;
• Vous travaillez en étroite collaboration avec les différents pôles de Croix-Rouge Compétence Nouvelle-Aquitaine (CRC NA) ;
• Vous prenez part à la vie institutionnelle de CRC NA et participez aux activités transversales et multi-filières.

Date de prise de poste souhaitée

Dès que possible

Votre profil :

Vous êtes titulaire à minima d'un diplôme de Niveau Bac +2 en secrétariat administratif, vous avez idéalement une première expérience significative sur une fonction similaire, idéalement dans le secteur de la formation.

Autonome et organisé(e), votre capacité d'adaptation à une équipe pluridisciplinaire sont des atouts pour la réussite de vos missions.

Vous avez une parfaite maîtrise de la communication orale et écrite et des techniques de prises de notes, ainsi qu'une aptitude à utiliser les logiciels bureautiques et métiers.

Organisé(e), rigoureux(se) et doté(e) de qualités relationnelles, vous êtes reconnu(e) pour votre esprit d'équipe, votre diplomatie ainsi que votre respect de la confidentialité.

Vous êtes réactif(ve) et faites preuve d'initiatives, d'adaptation et d'autonomie dans le respect du cadre général.

Si vous vous reconnaissez, merci de nous faire parvenir votre CV accompagné d'une lettre de motivation.

Espace différencié

Prime de fin d'année : Oui

Formation : Oui