Gestionnaire courrier, tri et numérisation F/H(Nouvelle fenêtre)

Département du Val d'Oise; Cergy; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une administration publique située en Île-de-France recherche un professionnel pour assurer le traitement et la numérisation de documents entrants. Vous serez responsable de la qualité des dossiers usagers, de l'application des procédures administratives et de la gestion des courriers et mails. Les candidats doivent maîtriser les outils bureautiques, avoir un bon sens de l'organisation et un niveau de formation correspondant au diplôme niveau 4. Le poste implique des tâches variées en matière d'archivage et de classement.

Qualifications

• S'adapter aux évolutions législatives, réglementaires et organisationnelles.
• Respecter le secret professionnel.
• Appliquer et respecter les procédures administratives internes.

Responsabilités

• Assurer le traitement et le classement des documents entrants.
• Numériser et intégrer les documents dans les GED.
• Gérer les mails de la boîte générique du service.

Connaissances

Maîtriser les outils bureautiques

Capacité d’analyse et de réflexion

Sens de l’organisation

Polyvalence et capacité d’adaptation

Formation

Niveau 4 de formation générale ou titre professionnel

Outils

Word

Excel

Outlook

Logiciel SOLIS

Logiciel de GED

Description du poste

Contexte

Assurer le traitement, la numérisation et le classement des documents entrants (courrier, mails, fonds de dossiers, transferts) afin de garantir une intégration fiable et complète des pièces dans les GED MDPH et DPH.

Contribuer à la qualité des dossiers usagers en appliquant rigoureusement les procédures internes de qualification, de complétude administrative et de classement documentaire.

Mission

• Qualifier les courriers entrants (MDPH et DPH).
• Réceptionner les courriers et les déposer auprès du service courrier, qualifier les plis selon le public (adultes/enfants, usagers connus/inconnus) et le type de courrier (27 typologies), préparer les documents à la numérisation et intégrer les fiches LAD pour les flux MDPH.
• Numériser, contrôler et intégrer les documents dans les GED MDPH et DPH ; réaliser la numérisation, vérifier la qualité (lisibilité, orientation, exhaustivité, conformité) et intégrer les documents dans la GED correspondante.
• Assurer la complétude administrative et classer les pièces dans la GED. Vérifier la complétude des demandes, organiser et classer les documents selon leur typologie et le plan de classement, insérer les séparateurs appropriés.
• Gérer, qualifier et traiter les mails de la boîte générique du service : réceptionner et qualifier les mails selon le public (adultes/enfants, usagers connus/inconnus) et le type de courrier (27 typologies), vérifier la complétude des demandes, organiser et classer les documents selon leur typologie et le plan de classement, insérer les séparateurs appropriés, et intégrer l’ensemble des documents dans la GED.
• Traiter, numériser et classer les fonds de dossiers et transferts entrants : qualifier selon le public (adultes/enfants, usagers connus/inconnus), réaliser la numérisation, contrôler la qualité, classer les pièces selon le plan de classement, intégrer les éléments dans la GED.

Tâches annexes

• Gestion des bannettes « anomalies » (MDPH et DPH).
• Saisie dans les tableaux de suivi.

Tâches ponctuelles

• Traitement d’archivage.
• Traitement d’élimination.
• Nettoyage ponctuel de la base métier.

Profil

Technique

• Maîtriser les outils bureautiques : Word, Excel, Outlook.
• Acquérir la maîtrise du logiciel SOLIS et du logiciel de GED.
• Respecter le planning hebdomadaire.
• Appliquer et respecter les procédures administratives internes.
• S’adapter aux évolutions législatives, réglementaires et organisationnelles.

Relationnel

• Respect du secret professionnel.
• Capacité d’analyse et de réflexion.
• Sens de l’organisation, méthode et rigueur professionnelle.
• Sens du travail en équipe.
• Polyvalence et capacité d’adaptation.

Connaissances

• Connaissance de l'institution départementale et des services.
• Connaissance des prestations en faveur des personnes handicapées (facultatif).

Niveau de formation générale ou titre professionnel requis : Niveau 4.

Spécificités

• Port de charges lourdes et récurrentes.
• Travail en sous-sol (lumière artificielle).
• Exposition à la poussière.
• Réalisation de gestes répétitifs liés aux activités de tri, de numérisation et de classement.