Gestionnaire administratif et pédagogique Masters 1 - F / H

UNIVERSITE SORBONNE PARIS NORD; Villetaneuse; Sur place; EUR 60 000 - 80 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université publique en Île-de-France recherche un gestionnaire administratif.ve et pédagogique. Ce poste implique la gestion des secrétariats et des inscriptions pédagogiques. Vous travaillerez au sein de l'UFR Droit Sciences Politiques et Sociales. Le candidat doit avoir un baccalauréat et de solides compétences en gestion administrative.

Qualifications

• Connaître le fonctionnement de l’enseignement supérieur.
• Connaître les règles de scolarité.
• Avoir une connaissance générale de la gestion administrative.

Responsabilités

• Gérer et organiser le secrétariat administratif et pédagogique.
• Élaborer et gérer le planning des cours magistraux.
• Organiser la gestion administrative des travaux dirigés.
• Assurer le suivi des inscriptions pédagogiques des étudiants.

Connaissances

Gestion administrative

Expression écrite et orale

Rigueur et méthodologie

Sens des relations avec le public

Formation

Baccalauréat

Outils

Apogée/Pégase

Hyperplanning

Word

Excel

Description du poste

Présentation de l’Université

L’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche situé au nord de Paris. Déployée sur un territoire à la dynamique incontestable qui accueillera l’un des plus grands événements au monde en 2024, les Jeux Olympiques.

Elle compte cinq campus, répartis sur les deux départements de la Seine-Saint-Denis et du Val-d’Oise : Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, la Plaine Saint-Denis et Argenteuil.

L’Université Sorbonne Paris Nord est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation est structurée autour de cinq grands domaines : droit, sciences politiques et sociales, sciences économiques et de gestion, sciences et technologie, santé, médecine, biologie, sports, lettres, langues, sciences de l’homme et société, culture et communication.

Elle compte aujourd’hui près de 25 000 étudiants en formation initiale ou continue, au sein de 9 composantes (5 UFR, 3 IUT, 1 institut), répartis sur ces 5 Campus.

La recherche est développée au sein de 30 unités de recherche, certaines associées au CNRS ou à l’Inserm, des structures fédératives de recherche, des plateformes de recherche, 2 écoles doctorales, 1 école universitaire de recherche (EUR PNGS-M&CS), plusieurs LabEx et EquipEx complètent le dispositif.

Intitulé du poste

Gestionnaire administratif.ve et pédagogique – F / H

Catégorie : B

Quotité d’affectation sur le poste : 100%

• Branche d’Activité Professionnelle (BAP) : J « Gestion et Pilotage »

Famille d’Activité Professionnelle : Administration et pilotage

Correspondance statutaire : Technicien.ne / Diplôme règlementaire exigé : Baccalauréat

Groupe fonctions (RIFSEEP) : G3

Contexte de travail

Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse

Composante / Service : UFR Droit Sciences Politiques et Sociales (DSPS)

Composition du service (effectifs) : 28

Fonction d’encadrement : non

Rattachement hiérarchique : Directrice administrative adjointe

Description du poste : missions et activités

Missions / Activités

• Gérer et organiser le secrétariat administratif et pédagogique
• Elaborer et gérer le Planning des cours magistraux et des Travaux dirigés de chacune des formations en relation avec les enseignants et gérer les modifications d’emploi du temps via Hyperplanning
• Organiser la gestion administrative des Travaux Dirigés : ouvertures de groupes selon les effectifs, répartition des étudiants selon leurs options, leurs emplois du temps
• Assurer le suivi des inscriptions pédagogiques des étudiants ; saisir les éléments pédagogiques sur Apogée / Pégase
• Organiser les sessions d’examens et les jurys :
• Etablir les calendriers, réceptionner et reproduire les sujets, préparer le matériel d’examens (pochette, émargements, sujets, copies, ordinateurs pour les étudiants en situation d’handicap…)
• Saisir les notes et établir les procès-verbaux d’examens, convoquer le jury
• Gérer les réclamations éventuelles (erreur matérielle dans le report des notes), organiser les relectures
• Editer et transmettre aux intéressés les relevés de notes, l’attestation de réussite et le supplément au diplôme
• Classer et archiver les documents (copies d’examens, des procès-verbaux...)
• Travailler en collaboration avec les secrétariats pédagogiques partenaires
• Elaborer et mettre à jour la structure des enseignements des formations sur Apogée / Pégase : Modéliser et suivre l’évolution des maquettes sur Apogée / Pégase
• Mettre à jour les documents de rentrée (bases de données, courriers)
• Participer aux différentes enquêtes statistiques
• Accueillir et informer les usagers
• Accueillir physiquement les étudiants et les enseignants
• Renseigner les usagers
• Répondre aux demandes (téléphone, courriel, courrier postal)
• Outils spécifiques à l’activité
• Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : Apogée / Pégase, E-candidat, Hyperplanning, Etudes en France, et les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel, Mozilla

Modalités de recrutement

Poste à pourvoir au 1er septembre 2025.

Poste ouvert prioritairement aux titulaires, mais également ouvert aux contractuels (CDD).

Candidatures (CV et lettre de motivation) dans les meilleurs délais.

Les candidat(e)s retenu(e)s seront auditionné(e)s par un jury, composé a minima de l’opérationnel recruteur et d’un représentant de la DRH.

Contacts

Nom – Prénom : VERSAVEAUD Lidwine

Fonction : Directrice administrative de l’UFR DSPS

Adresse administrative : 99 avenue Jean-Baptiste Clément – 93430 VILLETANEUSE

Téléphone : 01 49 40 33 08

Nom – Prénom : MAGOT Marine

Fonction : Responsable du service recrutement et accompagnement des personnels – Conseillère mobilité carrière l’université

Adresse administrative : 99 Avenue Jean-Baptiste Clément – 93430 Villetaneuse

Téléphone : 01.49.40.36.96

Compétences

Connaissances / Savoir

• Connaître le fonctionnement de l’enseignement supérieur
• Connaître les règles de scolarité

Avoir une connaissance générale de la gestion administrative

Avoir une connaissance générale des textes législatifs et réglementaires dans le domaine de la gestion administrative de la fonction publique

Savoir faire

Maîtriser l’expression écrite et orale ainsi que les techniques d’accueil

Savoir rechercher l’information et la transmettre

Maîtriser les outils bureautiques (Word et Excel) ainsi que les applications informatiques de gestion pédagogique (Apogée / Pégase, Hyperplanning, ecandidat Moodle…)

Savoir être

Avoir le sens des relations avec le public (savoir écouter son interlocuteur, analyser sa demande, y répondre de manière courtoise)

Avoir l’esprit d’équipe en sachant s’impliquer dans un travail de groupe

Savoir être rigoureux et méthodique, disponible dans les moments de pointe

Savoir respecter la confidentialité

Savoir prendre des initiatives

Savoir travailler en autonomie