Assistante Secrétaire - CDD H / F

Adoma; Pompey; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation d'hébergement située à Pompey cherche un Assistant pour gérer l'accueil et le suivi administratif. Le candidat idéal aura au moins 2 ans d'expérience dans un rôle similaire, un Bac +2 et devra démontrer des capacités relationnelles et organisationnelles. Ce poste est essentiel pour assurer la qualité d'accueil des publics fragiles.

Qualifications

• Minimum 2 à 5 années d'expérience dans un poste similaire.
• Maîtrise de la gestion administrative.
• Permis B requis.

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique et téléphonique.
• Gérer le secrétariat et le courrier.
• Traiter et suivre les commandes et factures.
• Organiser les réunions de service.

Connaissances

Gestion administrative

Capacités relationnelles

Utilisation des outils informatiques

Distanciation en lien avec un public fragile

Formation

Bac +2 Assistanat de gestion / de direction

Outils

Pack Office

SAP

Description du poste

MISSIONS

Une mission d'intérêt général

Nos structures d'hébergement ont pour vocation d'accueillir un public en situation de précarité et de vulnérabilité.

Au quotidien, les équipes veillent à un accueil et à un accompagnement social de qualité.

Rattaché au Directeur d'Hébergement (ou au Directeur d'Hébergement Adjoint), vous assurez la gestion de l'accueil et du suivi administratif au sein d'une structure d'hébergement.

En tant qu'Assistant, agir concrètement pour l'intérêt général, c'est assurer :

• L'accueil physique et téléphonique de la structure et effectuer un premier filtre d'accueil des hébergés ayant des rendez-vous planifiés avec l'équipe de travailleurs sociaux ;
• Le secrétariat, la gestion du courrier et des appels téléphoniques. Rédiger les correspondances, notes, documents, en respectant les chartes et les procédures en vigueur ;
• Le traitement ainsi que le suivi des commandes et des factures sur l'outil informatique dédié ;
• La bonne gestion de la caisse dans le respect des procédures internes et remettre au public les fonds de secours ;
• L'enregistrement et le suivi des réclamations des personnes hébergées.

C'est organiser :

• Les réunions de service, en y participant et en rédigeant les comptes rendus ;
• Les déplacements et gérer les agendas et les plannings.

L'insertion de nos hébergés dépend de notre écoute et de la prise en compte de leurs besoins. En tant qu'Assistant, vous tenez une place centrale dans le bon fonctionnement de la structure.

Si vous aussi, vous souhaitez vous investir dans l'accueil de publics fragiles, avec en plus :

• Une formation supérieure Bac +2 Assistanat de gestion / de direction
• Une expérience sur un poste similaire de 2 à 5 années, idéalement au sein d'une structure d'hébergement
• Une maîtrise de la gestion administrative d'une entité
• Des capacités relationnelles et de distanciation en lien avec un public fragile
• Une maitrise des outils informatiques (Pack Office, SAP serait un plus)
• La possession du permis B

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Lieu : poste basé à Pompey.