Assistante de direction

UNIVERSITE DE TOULOUSE; Toulouse; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution d'enseignement supérieur recherche un-e assistant-e de direction pour soutenir la Directrice Générale des Services Adjointe. Vous serez responsable de la gestion de l'agenda, de l'accueil des interlocuteurs, et du traitement des courriers. Les candidats doivent avoir au moins un Bac pro ou BTS et 5 ans d'expérience. Le poste est basé à Toulouse, avec un contrat CDD jusqu'au 31/08/2027.

Prestations

55 jours de congés payés annuels

Subvention restauration collective

Chèques vacances

Activités sportives et culturelles

Forfait mobilité durable

Crèche

Qualifications

• Expérience de 5 ans dans des fonctions similaires.
• Sens de la relation à l'usager et du service.
• Capacité à identifier rapidement les interlocuteurs.

Responsabilités

• Gérer l'agenda et organiser des réunions.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique.
• Gérer la boîte mail et le suivi des courriers.

Connaissances

Maîtrise des techniques d'assistant-e de direction

Aisance dans les logiciels bureautiques

Techniques de communication

Capacité d'adaptation

Formation

Bac pro ou BTS assistante de direction

Outils

Pack office

Description du poste

Overview

Au sein de la Direction Générale des services, vous avez pour mission d'assister au quotidien la Directrice Générale des Services Adjointe en charge de la Recherche Innovation Valorisation International (DGSA DRIVI) dans l'ensemble de ses activités. Vous interviendrez également en appui de l'équipe de la Vice-Présidence Recherche. En tant qu'assistant-e de direction, vous exercez des missions polyvalentes et réalisez des actes administratifs et de gestion dans le respect des procédures, des réglementations en vigueur et des bonnes pratiques professionnelles. Vous contribuez au bon fonctionnement du domaine RIVI et vous veillez à la fluidité de l'information. Vous êtes sensible à la notion de service rendu et attentif-ve à la qualité de la relation aux différents usagers. Vous êtes en capacité d'évoluer aisément dans un environnement diversifié et de gérer avec agilité et souplesse des thématiques variées. Vous saurez organiser efficacement les rendez-vous et réunions de la DGSA, tout en orientant avec diplomatie et discernement les différents interlocuteurs vers les directions compétentes.

Ainsi, vous êtes en charge de :

Assistant-e de la DGSA :

• Gérer l'agenda de la DGSA, planifier ses réunions et en organiser la logistique. Suivre les invitations et les programmations de réunions.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique de la DGSA, filtrer les appels.
• Gérer et contrôler les courriers entrants et sortants, le suivi des parapheurs. Rédiger ou mettre en forme les courriers du domaine RIVI.
• Gérer la boîte mail générique de la vice-présidence Recherche.
• Organiser le classement et l'archivage numérique.
• Suivre certains dossiers, préparer des présentations pour des réunions et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés.
• Recenser les dossiers à présenter en Conseil d'Administration ou en instance et suivre leur préparation.

Missions transverses :

• Etre en appui administratif et logistique des réseaux des responsables administratifs d'unités et des directeurs.rices d'unités.
• Etre le-la référent-e RH du Domaine RIVI (temps de travail, avancement, concours, entretiens pro...).
• Etre en appui administratif et logistique des missions de la cellule des représentations.
• Contribuer au bon fonctionnement de la Direction Générale des Services et à la continuité de service : suppléance des assistants du DGS et des DGSA (parapheurs, mail, téléphone, agenda,...), gestion du courrier entrant et sortant, gestion des fournitures, réseau des assistants, etc.

Communication interne et externe :

• Assurer une circulation efficace de l'information en interne et en externe. Avoir un rôle de facilitateur-trice et de fluidification des activités. Etre en réseau avec les autres assistant-e-s de direction.
• Réaliser les mises à jour de l'espace Intranet du Domaine RIVI.
• Contribuer à l'organisation et au respect des circuits décisionnels.
• D'autres missions pourront être confiées en fonction des besoins du service / domaine.

Connaissances :

• Maîtrise des techniques d'assistant-e de direction
• Très bonne connaissance de la gestion administrative
• Connaissance de l'organisation de l'enseignement supérieur et de la recherche appréciée
• Très bonne aisance sur les logiciels bureautiques (pack office) et outils Web

Savoir faire technique :

• Sens de la relation à l'usager et du service
• Techniques de communication et d'élaboration de tableaux de bord
• Sens de la diplomatie et de la pédagogie
• Sens du travail en transversalité et en collaboration
• Capacité à identifier rapidement les interlocuteurs internes et externes pertinents en fonction des dossiers traités
• Qualités rédactionnelles

Savoirs comportementaux :

• Faire preuve d'une importante capacité d'adaptation face aux différents interlocuteurs
• Discernement, priorisation
• Rigueur, fiabilité, réactivité, dynamisme
• Excellentes qualités relationnelles et d'écoute, confidentialité

Diplômes requis : Bac pro ou BTS assistante de direction

Expérience souhaitée : 5 ans dans des fonctions similaires

Conditions générales du poste :

• Catégorie du poste : B
• Corps de recrutement : Technicien de recherche et de formation
• Quotité de travail : 100%
• Date de prise de fonctions souhaitée : Au plus tôt
• Poste ouvert aux titulaires et contractuels
• Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDD jusqu'au 31 / 08 / 2027
• Groupe RIFSEEP ou cotation poste : Groupe 3
• Rémunération : comprise entre 1 836,20 € et 2 362,93 € en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste (258 €)
• Localisation géographique : Campus de Rangueil, Toulouse
• Avantages :
• 3 options de temps travail
• 55 jours de congés payés annuels pour un temps plein
• Subvention restauration collective
• Chèques vacances
• Activités sportives et culturelles
• Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
• Crèche.

L'université Toulouse III- Paul Sabatier devient Université de Toulouse à partir du 01 / 01 / 2025. Elle est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche née de la fusion des Facultés de médecine, de pharmacie et de sciences. Elle se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie.

Elle regroupe 5 composantes : Faculté des Sciences et de l’Ingénierie, la Faculté de Santé, la Faculté des Sciences du Sport et du Mouvement Humain, l'IUT, l'Observatoire Midi-Pyrénées.

Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares.