Assistant Office Manager HF

SMCP; Paris; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de mode renommée à Paris recherche un(e) Assistant(e) Office Manager pour un stage de 6 mois ou une alternance. Vous jouerez un rôle clé dans la gestion des espaces de travail et la bonne communication interne. Le candidat idéal est un étudiant(e) en école de commerce ou hôtelière avec des compétences organisationnelles. Ce poste n'offre pas de travail à distance et est à pourvoir immédiatement.

Qualifications

• Organisé(e) avec capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Reconnu(e) pour vos capacités communicationnelles.
• Des connaissances techniques et de sécurité seraient un plus.

Responsabilités

• Suivre et traiter les factures des prestataires.
• Organiser les événements internes au siège.
• Gérer les espaces de travail et le bon fonctionnement du bâtiment.

Connaissances

Gestion des priorités

Aisance relationnelle

Connaissances en Microsoft Office

Service client

Formation

Étudiant(e) en école de commerce ou école hôtelière

Outils

Microsoft Outlook

QuickBooks

Description du poste

En tant quAssistant(e) Office Manager vous rejoindrez le siège social de notre marque situé dans un hôtel particulier du 8ᵉ arrondissement de Paris. Dans le cadre dun stage ou dune alternance vous jouerez un rôle clé dans la gestion de nos espaces de travail ainsi que dans le bien‑être de nos équipes aux côtés de notre Office Manager.

Vous serez notamment en charge des missions suivantes :

1. Bâtiment et espaces de travail :

• Suivre et répondre aux besoins des collaborateurs en matière de services généraux.
• Participer à des projets d’aménagement des bureaux et des espaces de travail.
• Veiller au bon fonctionnement du bâtiment en faisant le lien avec nos prestataires (nettoyage snacking entretien extérieur etc.).
• Identifier et résoudre les dysfonctionnements du bâtiment en effectuant des rondes régulières et en traitant les tickets des collaborateurs via notre outil interne (multi technique sécurité etc.).
• Gérer les commandes et les livraisons (fournitures mobiliers etc.).

2. Gestion administrative

• Suivre et traiter les factures de nos différents prestataires via notre outil interne.
• Support dans la gestion des contrats dans la prestation de service (accueil jardinage maintenance etc.).

3. Communication interne et évènementiel siège

• Rédiger les communications internes à destination du siège sur des sujets variés (locaux sécurité évènements internes etc.).
• Participer à l'organisation des évènements du siège (conférences showroom formations petits-déjeuners actions QVT etc.).

Qualifications :

• Etudiant(e) en école de commerce ou école hôtelière avec une spécialisation en Office Management ou Facility Management. Une première expérience dans un environnement exigeant est demandée.
• Vous êtes organisé(e) et savez gérer les priorités opérationnelles.
• Vous êtes capable de gérer plusieurs tâches simultanément.
• Vous êtes reconnu(e) pour votre aisance relationnelle et votre communication.
• Des connaissances techniques et de sécurité seraient un plus.
• Vous êtes curieux(euse) et souhaitez évoluer dans un environnement stimulant collaboratif et formateur.

Informations supplémentaires :

• Stage de 6 mois ou alternance à pourvoir dès maintenant.
• Remote Work : No
• Employment Type : Full-time

Key Skills

• Typing
• Microsoft Office
• Data Entry
• Customer Service
• Computer Skills
• Microsoft Outlook
• QuickBooks
• Office Experience
• 10 Key Calculator
• Front Desk
• Filing
• Administrative Experience

Experience : years

Vacancy : 1