Assistant-e de gestion administrative - RH

Ville de Grenoble; Grenoble; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité territoriale à Grenoble recherche un(e) gestionnaire administratif(ve) pour assurer l'accueil et la gestion documentaire des agents. Le poste offre un temps de travail de 35h35 par semaine, avec la possibilité de télétravail et divers avantages comme une prime fin d'année et une participation à la mutuelle santé. Le candidat idéal doit être organisé, rigoureux, et avoir des connaissances en fonction publique.

Prestations

Télétravail

Prime fin d'année

Participation mutuelle santé

Forfait mobilité

Qualifications

• Vous avez des connaissances du statut de la fonction publique territoriale.
• Vous maîtrisez les logiciels bureautiques (Writer, calc, publipostage…).
• Vous faites preuve d'initiative et de polyvalence.
• Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et réactif(ve).
• Confidentialité exigée sur les dossiers.

Responsabilités

• Accueil physique des agents et gestion des documents.
• Gestion des agendas pour les réunions et rendez-vous.
• Tri et dispatching du courrier, et rédaction de courriers simples.
• Soutien aux gestionnaires pour la nomenclature des dossiers agents.

Connaissances

Connaissances du statut de la fonction publique territoriale

Maîtrise des logiciels bureautiques

Capacité d'initiative et polyvalence

Sens de l'organisation et réactivité

Travail en équipe

Description du poste

Overview

La Ville de Grenoble c’est plus d’un millier de recrutements par an, tous dispositifs confondus (postes permanents, remplacements, emplois saisonniers, apprentissage, emplois aidés, etc.). Le processus recrutement est marqué par les valeurs portées par la collectivité : éthique, égalité, diversité et transparence. Le service recrutement s’inscrit dans une démarche de modernisation en ayant à cœur de toujours faire évoluer ses pratiques (portail recrutement, exercices techniques, bureautique, mises en situations professionnelles, etc.), en lien avec les services recruteurs.

Responsabilités

• Accueil physique des agents titulaires (réception des documents, notifications d’arrêtés, documents abonnements transports, mutuelles...)
• Gestion des agendas (réunions, rendez-vous, notamment disciplinaires)
• Copie des dossiers administratifs pour les RDV pré-disciplinaires ou consultation de dossiers
• Gestion du courrier : Tri et dispatching du courrier, photocopies
• Frappe de documents, mailings, mise en forme des courriers et suivi du chrono
• Rédaction ponctuelle de courriers simples (courrier de formation, AR temps partiel)
• État de Service, et attestation employeur via le portail
• Nomenclature et envoie des dossiers des agents (mise au stage, détachement, mutation)
• Numérotation, impression et dispatching des arrêtés en lien avec les 2 assistances de la Direction RH
• Suivi des parapheurs, mise au visas, copies et envoi des arrêtés individuels aux agents
• Soutien aux gestionnaires pour la nomenclature des dossiers agents et relances diverses
• Réception et contôle du SFT par unité
• Gestion de la boite mail du plan de déplacement d'administration / forfait mobilité durable
• Classement et archivage
• Autres missions : Mise à jour ponctuelle de données dans les logiciels métiers

Profil recherché / Qualifications

• Vous avez des connaissances du statut de la fonction publique territoriale
• Vous maîtrisez les logiciels bureautique (Writer, calc, publipostage…)
• Vous faites preuve d’initiative et de polyvalence
• Vous êtes organisé(e), rigoureux(se), méthodique, et savez faire preuve de réactivité
• Vous avez le sens du travail en équipe, de l’entraide et de la coopération
• Confidentialité exigée sur les dossiers portés à votre connaissance

Conditions et avantages

• La Ville de Grenoble favorise des conditions et une adaptation du temps de travail afin de répondre aux exigences d’un service public de qualité, et à la meilleure conciliation possible entre vie professionnelle et personnelle :
• Temps de travail hebdomadaire : 35h35, ouvrant droit à 4 jours de repos, avec possibilité d’organiser la semaine sur 5 ou 4,5 jours, sous réserve des nécessités de service
• Télétravail, 1 jour par semaine en fonction de l'organisation du service, éligible à la prime télétravail dans la limite de 110 € par an
• Possibilité participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance
• Participation financière employeur aux espaces de restauration collectifs conventionnés
• Forfait mobilité : participation financière de la Ville à hauteur de 75% (dans la limite de 101€ / mois) sur vos abonnements MTAG, Transisère, SNCF et Métrovélo...; cumul possible avec le Forfait Mobilités Durables montant maximum de 300 € / an
• A partir de 6 mois de contrat : Prime fin d’année (13ème mois proratisé au nombre de mois du contrat) et Comité des Œuvres Sociales (chèques vacances, tarifs réduits voyages et spectacles)