Deplacement à France

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Médecins Sans Frontières, association médicale humanitaire internationale créée en , apporte une assistance médicale à des populations dont la vie est menacée : principalement en cas de conflits armés, mais aussi d'épidémies, de pandémies, de catastrophes naturelles ou encore d'exclusion des soins.

• la Gestionnaire des déplacements missions est responsable de l'organisation et de la gestion des déplacements professionnels de son périmètre. Iel est le
• la point focal des "mouvements missions" pour les équipes impliquées et les équipes opérationnelles siège et terrain.

Sous la responsabilité hiérarchique de la Coordinatrice des déplacements professionnels :

• Accueil, orientation et gestion des formalités essentielles à la bonne préparation des déplacements
• Vérifier et confirmer la faisabilité des mouvements (départs, retours, transits) en s’assurant que le statut de la personne concernée (médical, administratif, etc.) permet d’envisager les déplacements dans les conditions souhaitées.
• Organiser et veiller à la bonne réalisation des briefings et des débriefings.
• Organiser les rendez-vous médicaux selon les procédures en place (Pasteur, etc.).
• S’assurer de la disponibilité, la validité et la conformité des documents de voyage.
• Veiller à ce que les personnes en situation de déplacement reçoivent en amont des informations pratiques requises (plans de déplacement, prérequis administratifs et médicaux, documents essentiels, etc.) avant la confirmation du déplacement.
• Répondre à l’ensemble des préoccupations en lien avec la préparation du voyage; Faciliter les interactions entre les personnes en situation de déplacement et les autres parties prenantes clés (RH Cellules, Admin RH, SHU, etc.).
• S’assurer de la réalisation effective des formalités essentielles (rendez-vous médicaux, etc.); Alerter les parties prenantes concernées (Cellules, SHU, etc.) en cas de manquements susceptibles de compormenter l’organisation du déplacement.
• Proposer en permanence un accompagnement proactif, attentionné et adapté à la configuration de chaque déplacement (personnes accueillies à Paris, personnes disposant d’une expérience limitée dans les déplacements MSF, etc.).
• Gérer les démarches d’obtention des documents et autres autorisations nécessaires au déplacement (visas, permis de travail, laisser-passer, etc.) pour OCP, et le cas échéant pour les autres centres opérationnels.
• Etablir les fiches départs et définir les plans de voyages pour les personnes déployées dans son périmètre d’activité.
• Se tenir constamment informé des règles, obligations et conditions spécifiques de déplacements dans son périmètre d’activité.
• Analyser les risques associés aux différents déplacements (mouvement susceptible d’impliquer une compagnie aérienne classée «orange» ou «rouge» par Cellule avion, retards conséquents à l’arrivée ou au départ, etc.); Alerter les personnes concernées (Cellules, etc.); Identifier et proposer les solutions alternatives.
• S’assurer de la bonne transmission des informations critiques sur les mouvements nationaux et internationaux entre acteurs clés du siège et du terrain (Cellules, Missions, SHU, GP, etc.).
• Représenter l’association dans les contacts avec les partenaires externes (ambassades, consulats, compagnies aériennes, agence de voyages, hôtes, taxis, etc.); Veiller à ce que les interactions se déroulent conformément aux intérêts et aux valeurs éthiques de MSF.
• Gérer la caisse affectée aux dépenses de déplacement (paiement des per diem, visas, etc.) conformément aux procédures comptables applicables; Assurer la disponibilité de la trésorerie suffisante; Gérer le coffre du service par délégation de la Coordinatrice du service.

• Conseiller les équipes opérationnelles sur les modalités optimales de gestion des mouvements dans le cadre du déploiement des équipes sur le terrain.
• Accompagner et encadrer techniquement les personnes en charge des mouvements dans son périmètre d’activité.
• S’assurer de la bonne transmission des informations critiques sur les mouvements nationaux et internationaux entre acteurs clés du siège et du terrain (Cellules, Missions, SHU, GP, etc.).
• Occuper ponctuellement des postes d’Admin transit ou d’officier de liaison sur le terrain; Procéder à des visites d’évaluation ou d’appui lorsque c’est nécessaire.
• Assurer la capitalisation, le partage d’expérience et de bonnes pratiques dans la gestion des mouvements à tous les niveaux.
• Faciliter la compréhension et la prise en compte des enjeux institutionnels (environnement, QVT, etc.) dans l’organisation des déplacements.

• Participer activement, être force proposition dans les projets / travaux transverses portés ou alimentés par le service.
• Participer au suivi et à l’évaluation des activités du service; contribuer à la réalisation des rapports d’activité.
• Tenir à jour les tableaux de bords d’analyse et de gestion d’activité.
• Contribuer au développement et à l’amélioration des processus et outils du service.
• Partager les informations et les connaissances, développer la capacité à travailler avec les autres services ou départements.
• Garantir la continuité de l’activité dans son périmètre et à l’échelle du service; Participer à la prise en charge des périodes d’astreintes selon les règles en vigueur et l’organisation du service.

• Diplôme bac minimum et / ou expérience sur un poste similaire dans une configuration comparable ou une expérience sur le terrain à un poste d’administrateur
• rice sont nécessaires.

• Français et Anglais C1
• Une langue supplémentaire est un atout

• Maitrise du pack office.
• Connaissance d'outils de gestion de déplacements

• Rigueur
• Organisation
• Polyvalence
• Capacité d'analyse
• Bon relationnel
• Gestion des priorités et travail en situation d'urgence
• Bonne gestion du stress
• Confidentialité
• Sens du service
• Travail en équipe