Assistant(e) de direction H/F

INRAP; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un institut de recherche archéologique à Paris recherche un(e) assistant(e) de direction. Vous aurez la responsabilité d'assister la direction, de gérer l'agenda et d'assurer la circulation de l'information. Le profil idéal a un DUT ou BTS, avec 2 ans d'expérience. Ce poste exige organisation, rigueur, et capacité rédactionnelle.

Qualifications

• Diplôme Bac +2 avec 2 ans d'expérience dans un poste similaire.
• Une formation en assistanat de direction est privilégiée.

Responsabilités

• Assister les agents dans le traitement de l'information.
• Gérer l'agenda, organiser réunions, prendre des rendez-vous.
• Réaliser des comptes rendus et saisir des documents.

Connaissances

Connaissance en assistanat de direction

Organisation

Rigueur

Capacité rédactionnelle

Maîtrise des outils bureautiques

Formation

DUT, BTS, ou équivalent

Description du poste

A propos de l'entreprise :

Avec plus de 2.200 collaborateurs et chercheurs, l'Institut national de recherches archéologiques préventives est la plus importante structure de recherche archéologique française et l'une des premières en Europe.

Placé sous la double tutelle du ministère en charge de la Culture et du ministère en charge de l'Enseignement supérieur et de la Recherche, l'Inrap réalise la majorité des diagnostics archéologiques et des fouilles en partenariat avec des aménageurs privés et publics : près de 2 000 chantiers par an, en France métropolitaine et dans les départements d'outre-mer.

Les missions de l'institut incluent l'exploitation scientifique des résultats et la diffusion des connaissances archéologiques auprès du public, via des partenariats nationaux et internationaux.

Doté d'une organisation comprenant un siège à Paris et huit directions interrégionales, il dispose d'un budget de 175 millions d'euros.

La Direction de l'Administration et des Finances comprend quatre services : contrôle de gestion, affaires juridiques, comptabilité, contrôle interne et exécution budgétaire, ainsi que la politique des achats et marchés publics.

A propos du poste :

Missions principales :

• Assister les agents de la direction dans le traitement de l'information
• Veiller à la circulation de l'information et à la validation des dossiers
• Enregistrer, mettre en forme, diffuser, copier les documents
• Constituer, classer, archiver les dossiers
• Réaliser des comptes rendus et saisir des documents
• Gérer les conditions d'exercice de la direction (alertes, échéances, relances)
• Participer à la communication interne et externe

Gestion de dossiers spécifiques :

• Gérer absences, congés, tableaux de bord, demandes
• Traiter les ordres de mission, réservations
• Mettre à jour l'intranet, suivre la documentation
• Suivre les procédures de versement et de communication des documents

Accueil et information :

• Gérer l'agenda, organiser réunions, prendre des rendez-vous
• Répondre aux demandes, gérer les relations interservices
• Assurer la continuité du fonctionnement en relation avec son binôme

Profil recherché :

Diplôme - Expérience :

• DUT, BTS, ou équivalent, ou Bac +2 avec 2 ans d'expérience dans un poste similaire

Une formation en assistanat de direction est privilégiée.

Compétences principales :

• Connaissance en assistanat de direction
• Connaissance du statut des établissements publics
• Organisation, rigueur, méthode
• Anticipation, gestion des priorités
• Capacité rédactionnelle, maîtrise des outils bureautiques

Savoir-être :

• Polyvalence, autonomie, réactivité, sens relationnel, discrétion