Assistant(e) de direction

Fédération des SCoT; Lyon; Sur place; EUR 25 000 - 30 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une organisation de coordination territoriale à Lyon recherche un(e) assistant(e) de direction à temps partiel (60%). Le rôle comprend la gestion administrative, l'organisation d'événements et un lien avec les partenaires. Le candidat idéal doit avoir une expérience en secrétariat et être capable de gérer plusieurs tâches simultanément.

Qualifications

• Expérience en gestion administrative requise.
• Capacité d'organisation et de communication.
• Compétences en gestion d'événements seraient un plus.

Responsabilités

• Assurer les tâches courantes de secrétariat.
• Gérer l'agenda de la directrice.
• Organiser les réunions et événements.

Connaissances

Gestion administrative

Communication

Organisation d'événements

Formation

Bac +2 minimum

Outils

Outils bureautiques (Word, Excel)

Description du poste

La Fédération des SCoT, créée en juin 2010, regroupe 370 structures porteuses de Schéma de cohérence territoriale (communautés de communes, d’agglomération ou urbaine– ou des syndicats mixtes) avec un objectif double : mettre en réseau, capitaliser les expériences de chacun, et participer activement aux politiques nationales d’aménagement du territoire. C’est un lieu d’échanges et de formation pour les établissements publics membres et un lieu de réflexion et de prospective. La Fédération recrute un (e) assistant(e) de direction à temps partiel (60%).

Descriptif du poste

ADMINISTRATIF

• Assurer les tâches courantes de secrétariat (téléphone, enregistrement, saisie, envoidu courrier, classement papier et drive,accueil des partenaires, gestion desfournitures, prise de billets de train, …)
• Gestion de l’agenda de la directrice
• Suivi d’une agence réceptive en lien avecles demandes des adhérents
• Mettre à jour des bases de contacts : ins-titutionnels, référents, réseau, etc. sur nos bases et sur le centre de ressources
• Gestion des demandes d’inscription sur nos bases de données, sur « scot en action », sur agor@scot
• Participation aux réunions internes, compte-rendus / relevés de décisions
• Mettre à forme des documents type : courriers, rapports, compte-rendus, tableaux, lettres d’information, etc.
• Gestion des devis, des suivis des impressions (études, documents, etc) en lien avec le prestataire
• Relations avec les adhérents et les partenaires
• Suivi des besoins administratifs liés aux Rencontres nationales des SCoT
• Classement des archives des associations
• Suivi administratif des actions dans le cadre du Life Biodiv’France
• Assurer le lien avec la comptable, le cabinet comptable et les partenaires : information et transmission des documents et des informations nécessaires (factures, justificatifs, variables RH pour les paies, etc.)

APPUI LOGISTIQUE

• Organisation de toutes les réunions sur les plans logistiques et matériels (accueil, gestionde salles, envoi des invitations, suivi des inscriptions, gestion des repas éventuels, etc.)
• Gestion et organisation des évènements internes : Conseil d’administration, Clubs techniques, AG, séminaire, Rencontres nationales (accueil, gestion de salles, envoi des invitations, suivi des inscriptions, gestion des repas éventuels, etc.)
• Venir en appui à la mise à jour des rubriques du site internet : offres d’emplois,événements, documents divers.