Assistant(e) d'agence (H/F)

DCS Group; Lyon; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise locale à Lyon recherche un(e) assistant(e) d'établissement pour assurer un soutien centralisé dans les activités commerciales et la gestion des collaborateurs. Vous serez responsable de l'accueil des nouveaux employés, de la gestion administrative et de l'organisation des déplacements professionnels. Une bonne communication et une capacité organisationnelle sont essentielles.

Qualifications

• Capacité à travailler en équipe et à interagir avec différents interlocuteurs.
• Aptitude à gérer les aspects administratifs et organisationnels.
• Bonne communication écrite et orale.

Responsabilités

• Participer aux réunions hebdomadaires et suivre les activités.
• Gérer l'accueil des nouveaux collaborateurs.
• Organiser les déplacements professionnels.

Description du poste

Notre établissement lyonnais, implanté au sein des locaux du siège social à Lyon 3 (10 min de la gare à pied et 5 min du métro B station Part-dieu), constitue notre point d’ancrage en Auvergne-Rhône-Alpes.

Notre assistante d'établissement partant vers de nouveaux horizons fin novembre, nous souhaitons intégrer rapidement son (sa) remplaçant(e).

Entant qu’assistant(e) d’établissement, vous occupez une position centrale, au carrefour des activités commerciales, de la gestion des collaborateurs et de l’administration générale. Vous êtes un véritable relais auprès des managers, des commerciaux et des services support du siège.

Après une période d’intégration et de formation réalisée par notre assistante actuelle et notre Office Manager, vous pourrez assurer en toute autonomie les missions suivantes :

Vos missions principales

Volet commercial et coordination

• Vous participez aux réunions hebdomadaires de l’établissement lyonnais, composé d’unités, et contribuez au suivi des activités.
• Vous interagissez avec différents interlocuteurs : managers d’unités, commerciaux, managers opérationnels.
• Vous identifiez et transmettez les appels d’offres publics aux acteurs concernés.
• Vous assurez la partie administrative et le dépôt des réponses aux appels d’offres.
• Vous réalisez la pré-facturation en lien avec les commerciaux et managers d’unités.

Volet gestion des collaborateurs

• Vous accueillez les nouveaux collaborateurs lors des sessions d’intégration (en lien avec notre Responsable RH régionale).
• Vous organisez et planifiez les visites médicales.
• Vous gérez administrativement l’outil de gestion des temps (Horsys) : plannings, congés, télétravail.
• Vous contrôlez et validez les notes de frais en coordination avec votre management.

Volet administration générale

• Vous organisez les déplacements professionnels (transport, hôtel…).
• Vous faites le lien entre l’établissement et les services administratifs du siège (ADV, Comptabilité, Paie, RH…).