Assistant de la direction de la santé F/H

Ville de Montreuil; Montreuil; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité territoriale à Montreuil recherche un(e) assistant(e) pour apporter un soutien administratif à la direction de la Santé. Le poste implique l'organisation de l'activité du directeur, la gestion des projets de la direction, et le suivi des dossiers administratifs. Des compétences en bureautique (Word, Excel) et en gestion de projets sont requises, avec un devoir de réserve et une obligation de discrétion. Horaire régulier avec occasionnellement des soirées.

Qualifications

• Capacité à organiser et suivre l'activité de la direction.
• Compétences en bureautique et rédaction.
• Expérience en gestion administrative et logistique.

Responsabilités

• Assurer le suivi des activités du directeur.
• Mettre en forme des travaux de bureautique.
• Gérer les accueils téléphoniques et physiques.

Connaissances

Organisation

Gestion de projets

Communication

Suivi administratif

Utilisation de logiciels (Word, Excel)

Outils

Pack Office

Logiciels spécifiques

Description du poste

Direction :

Santé Service : CMS / Catégorie: B

Poste ouvert aux titulaires du cadre d’emploi des rédacteurs et par dérogation aux contractuels

Poste à pourvoir dès maintenant

Mission Principale

Apporte une aide permanente au directeur ou, à sa demande, aux responsables de services en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers. Apporte également une aide administrative et ponctuelle au médecin chef des CMS. Assiste la direction de la Santé dans le suivi administratif et organisationnel de ses missions et projets au service de la population.

Activités Principales

• Organiser et suivre l’activité du directeur
• Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique (comptes-rendus, notes de service, organigramme…)
• Contribuer au suivi administratif et logistique des projets et actions de la direction (appui à l’organisation d’évènements, suivi et mise à jour des outils d’informations (plaquette, site…), gestion du serveur et des outils collaboratifs, création d’une newsletter interne…)
• Gérer les accueils téléphoniques et physiques au niveau de la direction
• Organiser et planifier des réunions
• Assurer le suivi administratif RH des agents rattachés au directeur (arrivées, départs, absences, formations…) en lien avec la DRH et incluant la bonne gestion du matériel de travail (ordinateur, téléphonie, badges…)
• Assurer le suivi et le classement des courriers signalés pour le compte du Directeur et du médecin chef des CMS

Activités Complémentaires

Participe activement à la mise en place et à l’organisation des évènements portés par la direction ou les services de la direction, y compris en lien avec les aléas sanitaires. Suivi ponctuel de dossiers en lien avec la thématique de la direction et des commandes faites.

Moyens

• Matériel bureautique
• Pro logiciels spécifiques, logiciels pack office (Word, Excel, PPT, Teams…)

Conditions d'Exercice

Devoir de réserve

Disponibilité vis-à-vis de sa hiérarchie

Horaires réguliers, exceptionnellement en soirée

Obligation de respect de la discrétion et de la confidentialité