Assistant de gestion services généraux HF

ASSYSTEM; Lyon; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de gestion recherche un(e) Assistant(e) de gestion pour soutenir le département DMW. Vous serez responsable de la gestion administrative des contrats et de l'assistance aux tâches liées aux achats. Ce poste offre une opportunité de développement dans un environnement dynamique et stimulant. Une formation Bac+2 en gestion ou administration est requise, ainsi qu'une sensibilité relationnelle et une rigueur dans le travail.

Qualifications

• Première expérience réussie sur un poste similaire ou dans l’assistanat de direction.
• Rigueur et capacité à gérer les priorités.
• Aisance relationnelle et efficacité dans la communication avec les fournisseurs.

Responsabilités

• Suivre la gestion administrative des contrats.
• Saisir les commandes d’achats sur l’outil de gestion interne.
• Participer à l’élaboration des budgets.

Connaissances

Connaissance du pack Office

Capacité à travailler en équipe

Capacités rédactionnelles

Notion forte de service clients

Rigueur, consciencieux(se) et organisé(e)

Formation

Bac+2 en achats, gestion ou administration des entreprises

Outils

Excel

Logiciels de gestion des achats ou ERP

Description du poste

Overview

Le département DMW Direction Mobility & Workspace gère pour l’ensemble du Groupe Assystem les achats indirects, la partie immobilière et l’exploitation des locaux, l’ensemble de la flotte de plus de 700 véhicules pour 5 entités différentes, ainsi que les déplacements des salariés en France et à l’étranger.

Afin de renforcer notre équipe nous recherchons un(e) Assistant(e) de gestion / services généraux sous la responsabilité du Contrôleur de gestion DMW. Il ou elle gère et assiste le département dans les tâches administratives liées aux achats hors production, l’intervention de prestataires externes, et le suivi des données immobilières. Il/elle interviendra également sur les problématiques de gestion (suivi commande, facturation, etc.).

Cest un véritable soutien opérationnel.

Là personne sera rattachée à la Business Unit DMW faisant partie de la direction financière et intégrera une équipe de 14 personnes.

Missions et responsabilités

• Suivre la gestion administrative des contrats
• Suivre et saisir les données relatives aux baux et contrats dans notre outil de gestion immobilière
• Rédiger des courriers pour la résiliation des baux et des différents contrats
• Suivre et gérer le parc photocopieurs
• Suivre les abonnements de parkings
• Suivre les consommations EDF

Suivi des achats

• Saisir les commandes d’achats sur l’outil de gestion interne
• Valider les réceptions en prévision des paiements de factures
• Participer à la facturation interne
• Être en relation avec la comptabilité
• Gérer les relations avec les prestataires et les fournisseurs
• Participer à l’élaboration des budgets

Participation aux activités immobilières

• Utiliser l’outil de gestion immobilière (Camileia) pour le suivi des actions et le suivi des contrats
• Enregistrement sur Camileia des contrats, devis, etc.
• Être le garant des données enregistrées dans l’outil de gestion immobilière

Ce que nous vous offrons

En intégrant notre équipe vous serez au cœur de l’action, jouant un rôle essentiel dans le succès de notre organisation. Vous contribuerez directement à une gestion efficace et harmonieuse à chaque étape du cycle de vie des projets.

Vous aurez l’opportunité de développer vos compétences dans un environnement stimulant et dynamique. Vous serez accompagné(e) par une équipe bienveillante prête à partager son expertise et vous aider à atteindre vos objectifs professionnels.

Vous serez en contact régulier avec les opérationnels et diverses parties prenantes internes et externes, ce qui vous permettra de développer d’excellentes compétences relationnelles et de communication.

Qualifications

De formation Bac+2 en achats, gestion ou administration des entreprises; vous justifiez d’une première expérience réussie sur un poste similaire ou dans l’assistanat de direction.

Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre organisation et votre capacité à gérer les priorités. À l’aise avec les outils bureautiques (notamment Excel), vous maîtrisez un ou plusieurs logiciels de gestion des achats ou ERP.

Votre sens du service, votre aisance relationnelle et votre capacité à communiquer efficacement avec les fournisseurs et les équipes internes sont essentiels pour réussir ce poste.

Compétences et qualités requises

• Connaissance du pack Office
• Capacité à travailler en équipe
• Capacités rédactionnelles
• Notion forte de service clients
• Rigueur, consciencieux(se) et organisé(e)

Informations supplémentaires

Nous nous engageons au respect de l’égalité de traitement entre les candidats et parcourons toutes les formes de diversité. Chez Assystem seules les compétences comptent ! Si vous souhaitez partager une information sur une situation ou des besoins spécifiques, n’hésitez pas à le signaler et vous serez accompagné(e) !

Remote Work : No

Employment Type : Full-time

Key Skills: Front End, Bricklayer, KYC, Event Production, Financial Accounting

Experience: years

Vacancy: 1