Assistant de Gestion et Services Généraux H/F

Bridge RH; Gennevilliers; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise spécialisée dans la cloison de bureaux recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) et services généraux en CDI. Vous serez en charge de la gestion administrative quotidienne, du suivi des fournisseurs et de l'accueil des visiteurs. Une expérience de 3 à 5 ans est requise, ainsi qu'une maîtrise du pack Office et des compétences en comptabilité. Ce poste est 100% présentiel, basé à Gennevilliers, offrant un cadre de travail dynamique au sein d'une équipe de 50 collaborateurs.

Qualifications

• Expérience de 3 à 5 ans minimum sur un poste similaire (PME, BTP, services ou industrie).
• Connaissance de base en comptabilité fournisseurs.

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs.
• Gérer le courrier entrant et sortant.
• Réceptionner et dispatcher les factures fournisseurs.
• Gérer la flotte automobile (entretiens, sinistres).
• Gérer les commandes de fournitures de bureau.

Connaissances

Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook)

Bonne expression écrite et orale

Sens de l'organisation

Polyvalence

Aisance relationnelle

Outils

Logiciel EBP

Description du poste

Au sein d'une structure à taille humaine + / - 50 collaborateurs, spécialisée dans la cloison de bureaux un nouveau challenge vous attend

Nous recherchons un(e) Assistant(e) administratif(ve) et services généraux en CDI

Rattaché(e) à la Direction Générale

Missions principales :

L'assistant(e) administratif(ve) et services généraux assure le bon fonctionnement administratif

de l'entreprise et le suivi des moyens généraux. Il / elle contribue à la gestion quotidienne du

bureau, au suivi des fournisseurs et des véhicules de société, ainsi qu'à l'accueil et la

communication interne.

Responsabilités et tâches :

Accueil et secrétariat général

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs et interlocuteurs extérieurs


• Gérer le courrier entrant et sortant : ouverture, tri, dispatch, affranchissement, dépôt à la poste


• Gérer les envois de colis et les commandes de timbres


• Rédiger, mettre en forme ou modifier les documents administratifs (devis, DPGF, courriers, etc.)


• Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et comptables

Gestion administrative et comptable fournisseurs

• Réceptionner et dispatcher les factures fournisseurs


• Effectuer le rapprochement entre commandes, bons de livraison et factures


• Vérifier et saisir les factures dans le logiciel EBP


• Suivre le circuit de validation (services achats et travaux)


• Tenir à jour l'échéancier fournisseurs et préparer les parapheurs de paiement


• Enregistrer les règlements et effectuer le classement des factures réglées


• Assurer l'archivage comptable annuel

Suivi des véhicules et assurances

• Gérer la flotte automobile (voitures, scooter) : entretiens, contrôles techniques, sinistres


• Organiser les rendez-vous garages et assurer le suivi des réparations


• Suivre les contrats d'assurance : demandes de prix, déclarations de sinistres, gestion des expertises

Expertises

• Déclarer les kilométrages aux assureurs


• Émettre les refacturations internes liées à la flotte et aux locations de véhicules

Services généraux et logistique

• Gérer les commandes de fournitures de bureau et de produits d'entretien


• Assurer la gestion des badges d'accès


• Traiter les doléances des locataires et déclencher les interventions des prestataires


• Suivre et classer les procès-verbaux (PV) et en assurer le règlement ou la contestation


• Expérience de 3 / 5 ans minimum sur un poste similaire (PME, BTP, services ou industrie)

Compétences techniques

• Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook)


• Connaissance du logiciel EBP ou d'un ERP similaire appréciée


• Bonne expression écrite et orale


• Connaissance de base en comptabilité fournisseurs

Aptitudes personnelles

• Sens de l'organisation et rigueur


• Polyvalence, autonomie et discrétion


• Aisance relationnelle et esprit d'équipe


• Capacité à gérer les priorités et à travailler en transversal

Conditions du poste

• Contrat : CDI - 100% présentiel


• Temps de travail : Temps plein (39h)