Assistant de Direction (F/H)

Département du Val-de-Marne; Créteil; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Le Département du Val-de-Marne recherche une assistante de direction pour soutenir la direction dans ses diverses missions. Vous serez en charge de gérer les agendas, d'assurer le secrétariat, de préparer les réunions, et de veiller à la bonne diffusion des informations. Ce poste requiert des compétences organisationnelles, une solide aisance rédactionnelle, et un savoir-être relationnel, tout en vous offrant la possibilité de participer activement à la vie de la direction.

Qualifications

• Capacités d’organisation, rigueur, sens du travail en équipe.
• Aisance rédactionnelle et savoir-faire relationnel.
• Disponibilité et discrétion attendues.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat du directeur et des directeurs adjoints.
• Gérer l’agenda et organiser les réunions.
• Assurer la réception et le suivi du courrier de la direction.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Sens du travail en équipe

Gestion des urgences

Aisance rédactionnelle

Savoir-faire relationnel

Description du poste

L’assistante de direction assure le secrétariat du directeur et des directeurs adjoints, participe au suivi des dossiers et à l’organisation de la direction.

Expérience requise

Accueil et gestion de l’agenda :

· Accueil téléphonique (filtrage, prise de messages et suivi)

· Accueil physique des partenaires

· Gestion de l’agenda du directeur et des directeurs adjoints

· Prise de rendez-vous et organisation de réunions

Courrier :

Assure la réception, le datage et la diffusion de l’ensemble du courrier de la direction

Secrétariat :

· Rédaction et saisie de courriers et notes

· Suivi des parapheurs

· Suivi des courriers signalés (logiciel ELISE) : veiller au respect des procédures et chartes relatives aux courriers signalés et veiller au respect des délais de réponse

· Assure le secrétariat de différentes commissions et réunions organisées par la direction (préparation de l’ordre du jour, constitution des dossiers, participation, rédaction du relevé de conclusions, suivi).

· Participation aux évènements organisés par la direction

· Réalisation de saisie occasionnelle sur le logiciel de temps de travail CHRONOTIME

· Coordination avec les secrétariats des différents secteurs de la direction

· Rôle d’interface entre les secrétariats de la Direction, des services, de la Direction générale et de l’élue de secteur

· Classement et archivage

· Suivi des projets de la Direction

· Apporter une aide aux chargées de mission en termes d’organisation

Informations pratiques

Indispensables à la prise de poste :

· Capacités d’organisation, rigueur, sens du travail en équipe, gestion des urgences

· Aisance rédactionnelle

Savoir-faire relationnel : disponibilité, sens du contact, discrétion et aptitude d’adaptation en fonction des interlocuteurs