Assistant / Assistante formation H/F (H/F)

INFA GOUVIEUX; Gouvieux; Hybride; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution de formation recherche un Assistant / Assistante formation à Gouvieux pour soutenir la gestion administrative des stagiaires et assurer leur suivi. La mission comprend l'accueil, la gestion des candidatures, et l'organisation logistique des séances. Le candidat idéal doit avoir un Bac+2 en formation ou domaine similaire et faire preuve de rigueur et d'aisance relationnelle. Télétravail occasionnel possible et divers avantages offerts.

Prestations

Tickets restaurant

Remboursement transports à 50%

Accès au CSE

Qualifications

• Expérience dans la gestion administrative d'une action de formation.
• Connaissance des dispositifs de formation et de financement.

Responsabilités

• Accueillir les prospects et stagiaires, traiter les demandes.
• Assurer le suivi administratif des stagiaires.
• Gérer les envois de convocations et courriers.

Connaissances

Gestion administrative

Aisance relationnelle

Rigueur

Gestion des priorités

Formation

Bac+2 / Bac+3 dans le domaine de la formation

Description du poste

Overview

Offre n° 198GRHT — Assistant / Assistante formation H/F (H/F). Au sein de la Direction Territoriale, vous rejoindrez une équipe soudée avec un rôle transverse. En soutien à la formation, vous serez en contact permanent avec nos stagiaires. Dans le respect des normes Qualiopi, votre objectif sera d’assurer le bon fonctionnement administratif pour nos stagiaires en prenant en compte les différentes étapes de leur parcours. À l INFA, chaque candidature est accueillie avec attention, dans le respect de la diversité et de l’égalité des chances. Nos offres sont ouvertes à toutes et tous.

Vos missions

• Accueil: accueillir les prospects / stagiaires (physique / téléphoniques) et traiter les demandes. Mettre à jour les outils de suivi et bases de données concernant les prospects.
• Contribuer administrativement la phase de recrutement et de sélection du candidat.
• Participer aux actions de recrutement en lien avec les interlocuteurs internes et prescripteurs locaux.
• Réceptionner, contrôler les dossiers de candidature et assurer les relances des pièces manquantes.
• Gérer l’envoi des convocations et courrier aux évènements de recrutement.
• Assurer le suivi des inscriptions et les frais de dossiers.
• Assurer le suivi administratif du stagiaire: inscrires les stagiaires sur les plateformes internes et externes (MFME, Kairos, etc.).
• Éditer les listes des stagiaires et gérer les états de présence via Edusign et hors Edusign.
• Formaliser et envoyer les courriers/mails aux stagiaires pour les absences, recadrages, avertissements.
• Saisir et valider les heures et les assiduités sur les plateformes dédiées (Kairos, MAREMU, ATHENA 2, EOS, etc.).
• Faire les demandes de facturation sur les plateformes Région et suivre les décisions / commissions (ECTS-DREETS-Odessa+, Education Nationale).
• Envoyer les PV de certification au certificateur concerné et les déposer dans le DSN; participer aux conseils/ commissions/bilans/CTP/COPIL.
• Collecter les informations liées à l’enquête DREES en collaboration avec le CSP; envoyer les livrets de formation, les bulletins de notes et les écrits (Education nationale, DREETS, membres du jury, etc.).
• Contrôler le suivi du chiffre d’affaires et les actions de formation à l’aide de l’export des heures hebdomadaires.
• Assurer la logistique du site et contribuer à la logistique de l’action de formation; préparer et organiser matériellement les sessions de validation.
• Gérer les documents liés à la formation et à la certification selon les procédures internes.

Qualifications et compétences

• Bac+2 / Bac+3 dans le domaine de la formation, de l’assistanat ou des ressources humaines.
• Gestion administrative d’une action de formation; connaissance des dispositifs de formation et de financement.
• Utilisation des outils de gestion de la formation; gestion des dossiers de candidature; mise à jour des bases de données.
• Gestion des priorités et des urgences; respect des procédures et des délais.

Profil souhaité

• Rigueur et sens de l’organisation
• Sens du service; aisance relationnelle
• Réactivité et adaptabilité; discrétion

Informations complémentaires

• Qualification : Agent de maîtrise
• Secteur d’activité : Formation continue d’adultes

Avantages

• Intégration: Dès que possible
• Localisation: Le Manoir - 12 chemin des Aigles 60270 Gouvieux
• Télétravail occasionnel
• Tickets restaurant
• Remboursement transports à 50%
• Accès au CSE