Assistant administratif SIMMAR - F/H

Aix-Marseille Université; Marseille; Hybride; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université française à Marseille recherche un assistant administratif pour optimiser les activités au sein du centre de simulation SIMMAR. Le candidat idéal doit avoir une solide connaissance des techniques de gestion administrative et de communication, ainsi qu'un sens de l'organisation. Ce poste offre des opportunités de télétravail et un équilibre entre vie professionnelle et personnelle.

Prestations

Congés allant jusqu'à 58 jours

Télétravail possible

Prise en charge des transports à hauteur de 75%

Accès à loisirs, sport, culture et social

Qualifications

• Connaissance des modes de fonctionnement des administrations publiques.
• Très bonne connaissance des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
• Rigueur professionnelle exigée.

Responsabilités

• Assurer l'accueil des interlocuteurs du SIMMAR.
• Gérer les agendas et contrôler les échéances.
• Rédiger et mettre en forme des documents divers.

Connaissances

Organisation

Communication

Gestion administrative

Travail en équipe

Analyse juridique

Outils

Pack Office

Sifac Web

Messagerie

Description du poste

À propos de nous

À propos de nous – L’entreprise Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France. Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d\'emplois sont handi-accessibles.

Mission

Contexte Du Poste La Réforme des études en santé, secteur médical et paramédical induit une évolution organisationnelle notamment au sein du bâtiment dédié à la simulation SIMMAR. Le recrutement d’un assistant administratif se situe dans ce cadre.

Missions

Participer à l’organisation et optimiser les activités de tous les volets administratifs, institutionnel et pédagogique du centre de simulation SIMMAR.

Activités Principales

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (Personnels) et externes (Usagers) du SIMMAR
• Organiser la gestion des salles via les logiciels d’établissement
• Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
• Répondre aux demandes d'informations des différentes structures internes (Ecoles, Unités de Recherche, services, présidence AMU, ...) et institutionnelles (AP-HM, ARS, Région Sud,)
• Sélectionner/ Traiter et diffuser de l'information en interne et en externe
• Organiser, alimenter et mettre à jour les bases de données et suivi des indicateurs
• Rédiger et mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, dossiers thématiques)
• Retranscrire des informations orales à l'écrit selon une procédure associée
• Classer et archiver des documents
• Planifier, organiser et rendre-compte sur certains dossiers les interlocuteurs internes et externes

Missions de gestion financière

• Participer à l’élaboration budgétaire du centre et à son exécution
• Réaliser les missions de déplacement
• Gérer les opérations de dépenses
• Emettre les titres de recette

Missions annexes

• Participer à la gestion des évènements et examens récurrents en rapport avec le SIMMAR
• Gestion des commissions et conseils du GIS : convocation, participation aux réunions préparatoires, élaboration des dossiers et suivi des actions
• Participer aux examens et événementiels du SIMMAR

Positionnement hiérarchique

Sous l’autorité hiérarchique du responsable administratif du SIMMAR

Sujétions Particulières

• Encadrement (oui/non) : non
• Conduite de projet (oui/non) : oui

Profil

Connaissances

• Connaissance des modes de fonctionnement des administrations publiques, et plus particulièrement des EPSCP
• Connaissance de l'organisation générale, des règles administratives d'AMU et de ses composantes
• Très bonne connaissance des techniques de gestion administrative et de secrétariat
• Très bonne connaissance des techniques de communication

Savoir-faire

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte
• Accueillir les usagers et personnels, communiquer en faisant preuve de pédagogie
• Analyse des conventions et documents juridiques
• Mettre en application des procédures et des règles
• Travailler en équipe
• Utiliser les logiciels spécifiques à l\'activité (pack office, sifac web, messagerie)

Savoir-être

• Sens de l\'organisation, savoir planifier et hiérarchiser les priorités
• Capacité d\'adaptation
• Rigueur professionnelle exigée
• Discrétion professionnelle et Confidentialité exigées
• Sens relationnel
• Bonne maîtrise de soi et capacité à gérer son stress

Processus De Recrutement

Processus fluide et transparent : À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure. En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d\'un parcours d\'accueil et d\'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

• Une flexibilité du travail : la possibilité de télétravailler jusqu\'à 2 jours par semaine après seulement 6 mois d\'ancienneté selon le service concerné
• Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu\'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an
• Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
• Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
• La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
• La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l\'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
• Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social

Référence de l'offre : 8hj0dsc0d3