Administration and Finance Assistant

HILDEGARDE; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université américaine à Paris recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ère) pour gérer les comptes clients et fournisseurs. Les candidats doivent posséder des compétences en comptabilité, un diplôme associé et être bilingues en anglais et français. Ce poste est basé à Paris et nécessite une attention aux détails ainsi qu'une capacité à travailler en équipe dans un environnement dynamique.

Qualifications

• 1-3 ans d'expérience dans le domaine.
• Connaissance des comptes fournisseurs et clients, maintien des livres comptables.
• Flexibilité et sens du service client.

Responsabilités

• Gérer les comptes clients: facturation et suivi des paiements.
• Gérer les comptes fournisseurs: traitement des commandes et paiement des factures.
• Préparer des documents pour le Vice-président et les prestataires externes.

Connaissances

Compétences en compte client

Compétences en compte fournisseur

Compétences en communication en anglais et français

Compétences organisationnelles

Formation

Diplôme associé en comptabilité ou finance

Outils

Microsoft Excel

CRM (Slate, Jenzabar, Pipedrive)

Description du poste

Description de poste

À propos de nous

Fondée en 1981, Paris College of Art (PCA) est une université américaine privée à Paris. La mission de PCA est de fournir une éducation d'excellence en art et en design, au sein d'un cursus américain, tout en s'enrichissant de son environnement français et européen. PCA propose une formation pluridisciplinaire pour des étudiants originaires de 50 pays différents, et délivre les diplômes américains de Bachelor of Fine Arts (BFA) et de niveau Master (MA, MFA). Plus d'information sur www.paris.edu

Mission

General description

The Administration and Finance Assistant is in charge of accounts receivable and accounts payable at Paris College of Art, and represents the Vice President of Administration and Finance, as needed.

Responsibilities & duties

Accounts receivable

• Billing
• Follow up, collection, and allocation of payments
• Maintain accounts receivable customer records and files
• Reconciliation of accounts

Accounts payable

• Process orders and track expenses
• Receives and verifies invoices following standard operating procedures
• Processes payments in accordance with PCA policy
• Reconciliation of accounts
• Handles vendor inquiries and requests information as needed

Administration

• Prepare documents and information for the V.P. of Admin. and Finance and external service providers (e.g., accountants, auditors)
• Assist in month- and end of year-closing
• Facilities management: Track requests and coordinate weekly with external service provider for campus maintenance, and as needed with other providers

Relationships

Reports to: Vice President of Administration and Finance
Supervise: Interns as needed

Profil

Work experience & skills (including management)

• Excellent English and French communication skills
• Strong knowledge of accounts payable; accounts receivable and maintaining general ledgers
• 1-3 years experience in the field

Personal qualities & behavioural traits

• Flexibility, positive attitude and sense of customer service with students, faculty, staff and third-party providers
• Attention to detail and strong organizational and time-management skills
• Sense of when to maintain strict confidentiality

Education

Associate degree in accounting or finance

Language skills

Fluency in both French and English

Computer skills

Proficiency in Microsoft Office, especially Excel

Working knowledge of CRM databases (e.g., Slate, Jenzabar, Pipedrive) preferred

Type of contract

Open Term (CDI). Hours : 35 hours per week.