Administrateur/administratrice du centre La Chapelle

Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une grande institution d'enseignement supérieur recherche un administrateur pour gérer l'administration d'un centre. Le candidat doit avoir au moins 5 ans d'expérience dans un service logistique et un diplôme de niveau Master. Le poste implique la supervision des équipes et la gestion des activités logistiques, tout en garantissant la sécurité et la coordination au sein de l'établissement.

Prestations

Rémunération selon expérience

Possibilité de détachement pour fonction publique

Qualifications

• Expérience d'au moins 5 ans dans un service logistique.
• Connaissance du fonctionnement d'une administration publique.
• Capacités en gestion de projet et techniques de négociation.

Responsabilités

• Encadrer l'administration du centre et gérer les ressources humaines.
• Organiser et piloter l'ensemble des activités logistiques.
• Construire et suivre le budget de l'établissement.

Connaissances

Encadrer, piloter et animer une équipe

Excellentes qualités relationnelles

Autonomie

Capacité à gérer des conflits

Expérience en enseignement supérieur

Formation

Master/diplômes équivalents

Description du poste

À propos de nous

La direction générale des services est la structure administrative sur laquelle s’appuie le directeur général des services pour exercer sa mission. Celle-ci est définie par le décret du 23 février 2010 : « Sous l’autorité du Président de l’Université, il assure la direction, l’organisation et le fonctionnement des services administratifs, financiers et techniques de l’établissement. Il contribue à l’élaboration des politiques d’établissement dont il assure la mise en œuvre opérationnelle. Il conçoit, met en place et assure le suivi des indicateurs de performance de l’établissement dans le domaine de la gestion administrative, financière et patrimoniale, celles des ressources humaines et des systèmes d’information. »

Il est membre à part entière de l'équipe de direction et participe avec voix consultative au conseil d'administration et autres conseils centraux de l'université.

Le directeur général des services exerce une autorité hiérarchique et fonctionnelle sur les services et l'ensemble des personnels BIATSS de l'université et de ses composantes.

Mission

L'administrateur du centre La Chapelle est le délégué général du directeur général des services pour le périmètre du centre. Il organise, encadre et anime l’administration du Centre. Il assure un rôle de pilotage, de coordination et de suivi des différentes fonctions assumées localement, soit par des équipes de l’université dédiées présentes sur place, soit par recours à des prestataires de service.

• Logistique (équipe dédiée relevant de l’administration du centre, à l’exception des plannings qui relèveront de la direction de la logistique) ;
• Sécurité incendie (personnel dédié de la direction de la prévention, de la sécurité incendie et de l'environnement appuyé par des prestations de service) ;
• Sûreté (prestation de service sous le pilotage local de l’administration du centre) ;
• Immobilier (équipe dédiée de la direction du patrimoine immobilier appuyée par des prestations de service) ;
• Informatique (équipe dédiée de la direction du système d’information et des usages numériques).

Certains marchés de prestations de service sont passés directement par l’Etablissement public Campus Condorcet (EPCC), mais opérés par les services de l’université.

L’administrateur du centre travaille en étroite collaboration avec le directeur du centre, qui est un enseignant-chercheur nommé par la Présidente, et sous son rattachement hiérarchique direct. Il rend compte au directeur général des services.

Sa mission s’articule plus particulièrement autour de cinq enjeux :

• Assurer et conforter l'administration efficace du centre, en transversalité et en liens étroits avec les directions centrales, et plus précisément avec la direction du patrimoine immobilier, la direction de la logistique, la direction de la prévention, de la sécurité incendie et de l'environnement et la direction du système d’information et des usages numériques de sorte à garantir la cohérence et la coordination des actions, de même qu’avec la direction des ressources humaines et la direction des affaires financières et du budget, mais aussi l’ensemble des composantes du centre ;
• Assurer une gestion appropriée d'un immeuble accueillant quotidiennement plus de 3 000 personnes (étudiants, enseignants-chercheurs et personnels BIATPSS) dans le souci permanent de la sécurité et de la sûreté du centre ;
• Assurer et garantir l’articulation opérationnelle et quotidienne avec l’EPCC, le Crous et, à terme, la ville de Paris ;
• Participer aux fonctions de maîtrise d'ouvrage pour le centre, en lien avec l’EPCC, la direction du patrimoine immobilier et les usagers et personnels des centres, dont le Crous et à terme la ville de Paris, en assurant la coordination des demandes des usagers ;
• Favoriser et développer le vivre ensemble en améliorant la sérénité des relations humaines, la qualité du cadre de travail et l'efficacité des services rendus.

Activités principales

• Encadrer hiérarchiquement l’administration du centre, procéder aux recrutements et à la gestion des ressources humaines sous sa responsabilité
• Assurer le développement des compétences collectives et individuelles et optimiser l’organisation des services pour la satisfaction des utilisateurs du centre
• Organiser, piloter et garantir la bonne réalisation de l’ensemble des activités logistiques du centre : accueil, courrier, logistique générale, agencement des salles, nettoyage...
• Veiller à la sûreté du centre en liens étroits avec la direction générale des services et la direction du cabinet de la Présidente
• Construire le budget afférent et suivre son exécution
• Assurer l’articulation et la coordination avec les autres fonctions présentes dans le centre : sécurité incendie, entretien et maintenance…, ainsi qu’avec l’EPCC, le Crous et la ville de Paris dans leurs rôles et responsabilités respectifs
• Veiller à la gestion optimale du planning d’utilisation des salles et assurer la bonne affectation des locaux en étroite coordination avec les directions de la logistique et du patrimoine immobilier
• Exprimer les besoins et être force de proposition en matière de travaux et d’aménagements
• Participer au suivi des chantiers (réunions, reprogrammation, etc.)
• Veiller, en relation avec les autorités compétentes, à la présentation des demandes d’autorisation, ainsi qu’au respect permanent des prescriptions réglementaires et coordonner et contrôler l’ensemble des obligations incombant aux exploitants du centre
• Travailler en transversalité avec l’ensemble des services et composantes du centre et mettre en place des processus de collaboration efficaces
• Informer des actions entreprises au travers du comité des usagers du site et de communications globales à l’ensemble du personnel du centre
• Participer aux instances de l'université où il est convié
• Veiller aux règles d’hygiène et de sécurité dans le cadre du périmètre de sa délégation
• Contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités
• Contribuer à la transition sociétale de l'établissement
• Etablir et suivre les tableaux de bord et calendriers de gestion de son périmètre, rendre compte du pilotage de ses activités

Profil

Connaissances et compétences requises ou souhaitées

Connaissances

• Contexte, enjeux et organisation de l'enseignement du supérieur et de la recherche
• Objectifs et projets de l'établissement
• Logistique, réglementation et techniques applicables aux immeubles accueillant du public
• Fonctionnement d’une administration publique
• Statuts, règlements et procédures de la gestion des personnels de la fonction publique
• Notions en finances et marchés publics
• Techniques de gestion de projet et d'accompagnement au changement
• Techniques de négociation

Compétences

• Encadrer, piloter et animer une équipe
• Animer un réseau
• Piloter un projet
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Mettre en œuvre une démarche qualité
• Jouer un rôle de conseil ou d'aide à la décision
• Transmettre des connaissances
• Créer les conditions favorables à un entretien et conduire des entretiens
• Savoir gérer des conflits
• Analyser des besoins des services
• Rédiger des notes administratives et documents de synthèse
• Savoir représenter l'établissement
• Piloter des prestataires

Savoir-être

• Excellentes qualités relationnelles, d’écoute et de communication
• Autonomie et force de proposition
• Anticipation
• Sens de la discrétion et de la confidentialité
• Qualités d'animateur pour coordonner le travail et comprendre les besoins des utilisateurs
• Sens du service public, de l’intérêt général et de l’utilité sociale
• Aptitude à porter les valeurs de la structure
• Force de conviction
• Grande disponibilité, forte capacité de travail et très bonne réactivité
• Excellente résistance au stress

Niveau Minimum / Expérience Souhaitée

• Expériences dans l'enseignement supérieur (université, grandes écoles ou organismes recherche) avec pilotage de projet et d’équipes
• Idéalement au moins 5 ans d’expérience en tant que responsable d’un service logistique

Niveau d'études minimum requis

• Niveau 7 Master/diplômes équivalents
• Langue de travail (courant : B2 ou C1) : français et anglais
• Poste ouvert aux agents titulaires de la fonction publique par voie de détachement et aux agents contractuels
• Rémunération selon expérience – grille des ingénieurs d’études
• NBI de 40 points

Référence de l'offre : rdwupd1l7o