12.5 - CDI - Office & Finance Coordinator (H/F)

Startups Backed by XAnge (VC); Île-de-France; Sur place; EUR 40 000 - 55 000; Plein temps

Résumé du poste

Une plateforme innovante de logistique basée à Île-de-France recherche un(e) Office & Finance Coordinator pour assurer la gestion administrative et le pilotage financier. Le candidat idéal aura un Bac +5, une expérience en audit ou contrôle de gestion, et des compétences avancées sur des outils comme Pennyl et Excel. Rejoignez une start-up dynamique qui valorise l'autonomie et l'innovation.

Qualifications

• Expérience précédente en audit, contrôle de gestion ou conseil recommandée.
• Capacité à automatiser des processus et utiliser l'IA dans le travail.
• Excellente communication et gestion de la confidentialité.

Responsabilités

• Coordination financière, gestion budgétaire et reporting.
• Gestion administrative, facturation et suivi des contrats.
• Coordination des ressources humaines, y compris la paie et les recrutements.

Connaissances

Analyse financière

Gestion administrative

Compétences relationnelles

Adaptabilité

Formation

Bac +5 en école de commerce ou droit

Outils

Pennyl

CRM

Excel/Sheets avancé

Description du poste

À propos de DouzePointCinq :

DouzePointCinq est la première plateforme de « Co working » d’entrepôt pour les professionnels de la logistique.

Face à l’explosion de la livraison du dernier km (en accord avec l’hyper croissance des commandes e-commerce), la team DouzePointCinq identifie, transforme et recycle les anciens actifs immobiliers délaissés (ancienne usine, ancien garage auto, ancien parking vide) pour permettre au secteur logistique d’avoir accès en quelques clics, à l’offre d’immobilier logistique la plus complète et flexible située au cœur des villes urbains denses.L’app’ DouzePointCinq permet à chaque acteur de livraison de trouver :

• Le local d’activité au cœur de sa zone de livraison visée
• De louer uniquement les m2 nécessaires à son activité
• De pouvoir installer sur mesure de ses besoins (chambre froide etc)

Pour mener à bien ses livraisons du dernier km au cœur des grandes villes !

Après les succès du coworking, et co-living, DouzePointCinq apparait comme la Proptech’ pionnière de la mutualisation immobilière au service du « last mile delivery ».

DouzePointCinq propose également une offre à destination des particuliers, avec la location de parkings deux-roues individuels. C’est l’activité historique de notre entreprise, qui a encore un fort potentiel de développement!

Chez DouzePointCinq, notre devise est simple : réinventer l'existant, imaginer le jour suivant!

Et évidemment tout cela au service de la décarbonation du secteur de la livraison last mile!

Missions :

En tant quOffice & Finance Coordinatorchez 12.5, tu auras la responsabilité de garantir la bonne gestion administrative de 12.5, ainsi que la coordination du pilotage financier, comptable et juridique. Ce poste très transverse contient des missions variées, détaillées ci-dessous:

1. Coordination du pilotage financier et du reporting

• Coordonner, avec le prestataire:

1. L’élaboration et le suivi du budget annuelet lesprévisions de trésorerie; les reforecasts trimestriels
2. La production des reportings financiers mensuels et trimestriels: P&L, bilan simplifié, trésorerie, écarts budgétaires.

• Analyser lesécarts entre réalisé et prévisionnelet proposer des plans d’action correctifs.
• Contribuer à lamodélisation financièrepour les décisions stratégiques (investissements, recrutements, projets, etc.).

2. Gestion administrative et facturation

• Mettre en place les processus de gestion de la facturation, avec les workflow de validation

1. Le suivi descontrats clients et partenaires, et leur traduction financière (facturation, échéanciers).
2. La saisie et le contrôle des pièces comptables(achats, ventes, notes de frais, etc.).
3. Lafacturation clients et fournisseurs: devis, relances, règlements, encaissements.

• Être l’interface clients et fournisseurs pour tous les sujets administratifs et de facturation
• Gérer le recouvrement des impayés; mettre en place des processus automatisés de relance, et assurer la coordination juridique si nécessaire
• Assurer lesuivi des flux de trésorerieet la relation avec les établissements bancaires
• Garantir la conformité des processus internes (assurances, RGPD, conformité légale)
• Gérer les demandes de subvention et d’aides
• Automatiser au maximum les tâches chronophages pour améliorer l’efficacité de la gestion administrative

3. Coordination de la gestion comptable

• Coordonner la relation avec l’expert-comptable
• Participer à laclôture annuelleet semestrielle, et à la revue des comptes avec le cabinet comptable.

4. Gestion RH et administrative

• Gérer, en s’appuyant sur un prestataire, l’administration du personnel:

1. Gestion des contrats: rédaction des contrats, signature, suivi des périodes d’essai, gestion des fins de contrat
2. Gestion de la paie: récupération des éléments variables, contrôle des fiches de paie, paiement, gestion des congés
3. Gestion de la mutuelle, et des avantages

• Coordonner les onboarding de nouveaux arrivants, ainsi que les offboardings en cas de départs
• Assurer le suivi de la masse salarialeet son intégration dans le budget global
• Coordination du recrutement: rédaction des fiches de poste, publication des offres, screening des CV, entretien de screening
• Accompagner la direction dans lastructuration de l’organisation interneet l’amélioration des process
• Assurer l’envoi bi-mensuel de newsletters internes

5. Gouvernance

• Préparer lesréunions d’actionnaireset lereporting de gouvernance (rapport d’activité, présentation, matrice juridique)
• Être le point de contact des actionnaires sur les sujets administratifs et financiers.
• Gérer l’organisation des AG del’ensemble des holdings 100% dédiées à 12.5 SAS ( 12.5 Invest, CLV).
• Piloter la comptabilité
• Préparer lesdocuments légaux et juridiques(PV d’assemblées, contrats, baux, conventions).

6. Banque

• Gérer la relation bancaire avec l’ensemble des partenaires bancaires 12.5SAS et holdings
• Piloter le placement de la potentielle trésorerie disponible sur des comptes à termes

7.Juridique

• Accompagner l’équipe commerciale sur la rédaction des baux et des contrats de prestation de services
• Gestion des litiges, notamment sur le recouvrement: être garant des procédures, gérer l’envoi des mises en demeures et le suivi
• Coordonner, en lien avec le président de 12.5, la relation avec les avocats qui accompagnent 12.5, sur les sujets corporate (levée, AG, etc.) ou business (litiges, relectures de baux, etc.)

Profil recherché :

• Formation supérieure Bac +5, en école de commerce ou école d’ingénieur ou Formation supérieure Bac +5 en droit
• L’obtention du DSCG constitue un plus pour le poste
• Expérience précédente enaudit, contrôle de gestion, ou conseil fortement recommandée
• Bonne connaissance des outils comptables et de gestion (Pennyl, CRM, Excel/Sheets avancé); capacité à prendre en main de nouveaux outils sans difficulté
• Capacité à travailler avec l’IA, et à automatiser des processus
• Goût du détail, esprit d’analyse, rigueur et sens du résultat.
• Excellent relationnel et sens de la confidentialité.
• Qualités Personnelles :

1. Tu es capable de travailler de manière autonome, mais également en équipe
2. Le challenge fait partie intégrante de ta motivation : tu es KPI’s driven et veux toujours dépasser tes objectifs fixés
3. Tu as une excellente aisance relationnelle et communicationnelle
4. Tu es organisé et réactif dans ton travail
5. Tu es flexible et souhaite travailler sur des sujets variés
6. Tu as envie de rejoindre une start-up dynamique, tu es flexible, motivé et tu as le sens du service!

Processus des entretiens:

• Call de présentation
• Entretien avec la chief of staff
• Entretien avec la directrice des opérations et fonctions supports
• Entretien avec l’un des deux fondateurs
• Bienvenue dans l’aventure !

Envoie-nous ton CV à l’adresse [e-mail].