Recepcionista Administrativa

ASESORIA Y ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS; Ciudad de México; Presencial; MXN 200,000 - 400,000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Una empresa de administración de proyectos en Ciudad de México busca un Recepcionista Administrativo para gestionar la atención de visitas y llamadas, así como ejecutar tareas administrativas. El candidato ideal debe tener al menos 5 años de experiencia en recepción, manejo intermedio de inglés y una presentación adecuada. Este trabajo es presencial y ofrece un salario de $15,000 netos con prestaciones de ley.

Formación

• Experiencia mínima de 5 años en recepción y tareas administrativas.
• Inglés intermedio para canalizar llamadas.
• Disponibilidad inmediata y excelente presentación.

Responsabilidades

• Atender teléfonos y realizar enlaces con consultores.
• Tomar y entregar mensajes de manera detallada.
• Informar a consultores sobre visitas.
• Gestionar compras de boletos de avión y órdenes de compra.
• Administrar recepción y distribución de correspondencia.

Conocimientos

Manejo de software Word

Manejo de software Excel

Atención al cliente

Conmutador de 10 líneas

Recepción

Descripción del empleo

Recepcionista Administrativa

Objetivo del Puesto: El/la Recepcionista será responsable de gestionar la primera impresión de la empresa a través de la atención eficiente y cordial de las visitas, llamadas telefónicas, y tareas administrativas.

Horario

Lunes a viernes de 9:00 a 6:00. Comida de 13:30 a 14:30.

Inglés

Intermedio (Para canalizar llamadas).

Esquema

Presencial

Sueldo

$15,000 netos, con prestaciones de ley.

Zona

Lomas de Chapultepec

Deseable

Disponibilidad inmediata, de horario y excelente presentación.

Conocimientos

En manejo de software Word, Excel, y manejo de conmutador de 10 líneas.

Experiencia

En Recepción, mínimo 5 años llevando actividades administrativas.

Funciones y Responsabilidades

• Atender teléfonos y realizar enlaces, localizando a los consultores en caso de llamadas urgentes de los clientes.
• Tomar y entregar mensajes telefónicos de manera detallada, con formato previo.
• Usar las herramientas de trabajo establecidas por el despacho para la atención de llamadas (diadema, bitácoras, computadora, equipo telefónico, etc.).
• Informar a consultores y/o asistentes la llegada de su visitante.
• Dirigir a proveedores y/o mensajeros al piso indicado para realizar entrega de productos de los clientes o suministros de la oficina
• Elaborar las guías DHL/ ESTAFETA , con base en el formato de solicitud de guias.
• Llevar el archivo de Registro de elaboración de Guías DHL.
• Comprar y Gestionar la compra de boletos de avión a través de la plataforma de AMEX, y la elaboración de las órdenes de compra en Excel, diariamente.
• Notificar por escrito mediante correo electrónico la obtención de facturas y generación de órdenes de compra.
• Tener un recordatorio en la agenda electrónica de Google calendar con las fechas de corte de la tarjeta AMEX de las diferentes unidades, cierres contables o fechas clave para la operación administrativa de las órdenes de compra.

Servicios Generales

• Recepción, registro y distribución de correspondencia o paquetería a los destinatarios.
• Atención y servicio de las oficinas.
• Reportar a Recursos Materiales desperfectos del inmueble y equipos que le hayan reportado.
• Solicitar al área de sistemas la reparación de equipos o herramientas de telefonía y dar seguimiento a la reparación.
• Proveedores de mantenimiento de equipos avisar al responsable del equipo, para que atienda al proveedor. (Intendencia, o sistemas)
• Suministro de artículos de papelería, en existencia, a colaboradores.
• Pedidos de papelería Realizar semanalmente, previa autorización del director.

Recepción y Administración

• Guardar los artículos ya recibidos y revisados.
• La persona que recibe la remisión con los soportes deberá entregar una copia de la remisión firmando la recepción de los soportes correspondientes con soporte, registro, y archivar.
• Llevar el control de los artículos de papelería que se entregan a los colaboradores.
• Recibir y registrar todos los click shares que se entreguen a la recepción, utilizando el formato designado, y notificar de manera inmediata al departamento de sistemas para su procesamiento.
• Canalización de pedidos de proveedores, con responsable o solicitante.
• Cuidado, administración y resurtido de Botiquín
• Solicitar a Recursos Materiales el resurtido de faltantes del botiquín.
• Comidas para juntas o colaboradores, y agua.
• Previa solicitud, por correo, del responsable, apoyar con pedidos de comida para juntas.
• Pedidos, informar a quien lo solicitó para que baje a atender al proveedor.
• Apoyo a colaboradores “interesada (o)” para el llenado del formato de Solicitud de servicios para juntas.
• Entregar papeleta al personal de intendencia y a mensajería para preparar las salas de juntas que requieran montaje especial y/o servicios de café.
• Subir oportunamente al chat de “Montaje Salas” el formato de “Solicitud de servicios para juntas”, para el montaje oportuno de las salas.
• Informar al área de sistemas cuando se requiera su apoyo para las juntas.
• Solicitud y coordinación de recepción de comidas para juntas
• Coordinación con Lobby y/o Estacionamiento
• Uso de Uniformes.