Executive Assistant

Energy & Strategy - POLIMI School of Management; Milano; In loco; EUR 25.000 - 35.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Un istituto di ricerca e consulenza a Milano cerca un/a Assistente Esecutivo/a per gestire flussi amministrativi e fornire supporto alla direzione. Il candidato ideale ha una laurea, esperienza pregressa in ruoli simili, e ottime capacità comunicative in italiano e inglese. Si offre un contratto a tempo determinato di un anno con possibilità di prolungamento. È richiesta una buona padronanza del pacchetto Office e capacità di problem-solving.

Competenze

• Laurea necessaria per la posizione.
• Esperienza pregressa in ruolo simile.
• Eccellenti capacità di comunicazione in italiano e inglese (scritti e orali).

Mansioni

• Verifica delle fatture attive/passive e gestione anagrafiche clienti/fornitori.
• Controllo di note spese e rimborsi.
• Supporto ad audit interni ed esterni.

Conoscenze

Capacità di comunicazione in italiano e inglese

Time management

Problem-solving

Discrezione e professionalità

Formazione

Laurea

Strumenti

Pacchetto Office (Excel, PowerPoint)

Descrizione del lavoro

Energy & Strategy, Team multidisciplinare della School of Management del Politecnico di Milano, mediante attività di Ricerca, Consulenza e Formazione nel campo dell’Energia e della Sostenibilità, si pone l’obiettivo di istituire un Osservatorio permanente sui mercati e sulle filiere industriali afferenti i seguenti comparti :

• Energie rinnovabili
• Efficienza energetica
• Smart mobility
• Smart buildings
• Start-up e nuove tecnologie per la sostenibilità ambientale
• Circular economy

La / Il candidata / o ideale dovrà assicurare la correttezza dei flussi amministrativi (ciclo attivo / passivo e contratti), l'accuratezza della fatturazione e della rendicontazione, oltre a supportare la Direzione con attività tipiche di executive assistant.

Nello specifico, le principali attività previste sono :

• Verifica delle fatture attive / passive, note di credito / debito.
• Gestione anagrafiche clienti / fornitori e flussi approvativi.
• Note spese e rimborsi : controllo documentale, policy e quadrature mensili.
• Supporto ad audit interni / esterni e alla compliance documentale.
• Gestione contratti (fornitori / consulenti / servizi) : archiviazione, scadenze, rinnovi, allegati economici / ordini, assicurando coerenza con le condizioni concordate.
• Primo contatto con fornitori per richieste documentali (DURC, polizze, visure) e convalida dati amministrativi.
• Front / back office : corrispondenza, protocolli, archivi digitali, gestione sale / accoglienza.

Requisiti della / del candidata / o ideale :

• Laurea;
• Esperienza pregressa in ruolo simile;
• Eccellenti capacità di comunicazione in italiano e inglese (sia scritte che orali);
• Ottima padronanza del pacchetto Office (Excel, Power point, etc);
• Capacità di time management e di prioritizzazione delle attività;
• Attitudine proattiva e problem-solving;
• Discrezione e professionalità nella gestione di informazioni sensibili.

Si offre contratto a tempo determinato di 1 anno con possibilità di proseguimento al termine.

Sede di lavoro : Milano.