Admin Sales Project/Tender

PT Hema Medhajaya; Cikupa; On-site; IDR 200.000.000 - 300.000.000; Full time

Job summary

Sebuah perusahaan di sektor tender di Indonesia mencari Admin Tender untuk mendukung proses administrasi penjualan dan pengadaan di instansi pemerintah. Tugas termasuk mengelola dokumen tender, berkoordinasi dengan tim, dan menyusun laporan terhadap status tender. Kandidat diharapkan memiliki pengalaman di administrasi dan mampu mengoperasikan Microsoft Office. Posisi ini menawarkan kesempatan untuk berkembang di lingkungan yang dinamis.

Qualifications

• Pengalaman minimal 1 tahun sebagai Admin Sales atau Admin Tender, terutama di area Government.
• Memahami proses pengadaan barang/jasa pemerintah dan sistem LPSE/SPSE.
• Mampu mengoperasikan Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) dengan baik.

Responsibilities

• Mengelola dan menyiapkan dokumen tender pemerintah.
• Berkoordinasi dengan tim terkait dokumen tender.
• Mengarsipkan dokumen tender dan kontrak secara sistematis.
• Membantu pembuatan surat penawaran dan dokumen administrasi lainnya.
• Menyusun laporan tender secara periodik.

Skills

Mengelola dokumen tender

Koordinasi tim

Kemampuan komunikasi

Ditail dan disiplin

Education

D3/S1 Administrasi, Manajemen, Bisnis

Tools

Microsoft Office

Job description

Mendukung tim Sales/Tender dalam proses administrasi penjualan dan pengadaan (tender) pada instansi pemerintah agar berjalan tepat waktu, akurat, dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Tanggung Jawab Utama

• Administrasi Tender Pemerintah
  • Mengelola dan menyiapkan seluruh dokumen tender pemerintah (administrasi, teknis, dan komersial).
  • Memastikan kelengkapan dan kesesuaian dokumen tender sesuai dengan persyaratan pengadaan pemerintah.
  • Mengunggah dan mengelola dokumen tender melalui sistem e-procurement (LPSE, SPSE, atau platform lainnya).
• Koordinasi Proses Tender
  • Berkoordinasi dengan tim Sales, Finance, Legal, dan Operasional terkait kebutuhan dokumen tender.
  • Mengatur jadwal tender, batas waktu (deadline), dan tahapan proses tender.
  • Menjadi penghubung administrasi antara perusahaan dan instansi pemerintah terkait tender.
• Pengelolaan Data & Dokumen
  • Mengarsipkan dokumen tender, kontrak, dan dokumen pendukung secara rapi dan sistematis (fisik & digital).
  • Memperbarui database tender, status tender, dan hasil tender secara berkala.
  • Menjaga kerahasiaan dan keamanan dokumen perusahaan.
• Administrasi Penjualan Government
  • Membantu pembuatan surat penawaran, surat pernyataan, dan dokumen administrasi penjualan lainnya.
  • Mendukung proses pembuatan kontrak, PO, dan dokumen pasca-tender.
  • Membantu monitoring proses administrasi hingga kontrak ditandatangani.
• Pelaporan
  • Menyusun laporan tender (tender masuk, on-ongoing, menang/kalah) secara periodik.
  • Memberikan update status tender kepada atasan dan tim terkait.

Kualifikasi

• Pendidikan minimal D3/S1 Administrasi, Manajemen, Bisnis, atau jurusan terkait.
• Pengalaman minimal 1 tahun sebagai Admin Sales / Admin Tender, terutama di area Government.
• Memahami proses pengadaan barang/jasa pemerintah dan sistem LPSE/SPSE.
• Terbiasa mengelola dokumen administrasi dalam jumlah besar.
• Mampu mengoperasikan Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) dengan baik.
• Teliti, rapi, disiplin, dan mampu bekerja dengan deadline ketat.
• Memiliki kemampuan komunikasi dan koordinasi yang baik.