UN (E) CHEF DE BUREAU ADMINISTRATIF (H / F)

VILLE D'AIX EN PROVENCE; Aix-en-Provence; Sur place; EUR 60 000 - 80 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité locale à Aix-en-Provence recherche un(e) chef de bureau administratif pour gérer les marchés publics et encadrer l'équipe des chauffeurs. Les candidats doivent avoir une bonne connaissance des marchés publics, une expérience en management est un plus. Ce poste offre des conditions de travail flexibles, y compris du télétravail, et d'autres bénéfices tels que des tickets restaurant.

Prestations

Rémunération statutaire

RIFSEEP

Prime « vacances »

Tickets restaurant

Préstations sociales, familiales et culturelles

Qualifications

• Bonne connaissance des marchés publics.
• Idéalement une première expérience en management.
• Capacité à travailler en équipe.

Responsabilités

• Rédiger les marchés publics en lien avec les directeurs techniques.
• Suivre les dossiers administratifs et effectuer le classement.
• Organiser et suivre les plannings des chauffeurs.

Connaissances

Outils bureautiques

Gestion des ressources humaines

Management

Méthodique et organisé(e)

Qualités relationnelles

Description du poste

Le service Information de proximité et chauffeurs (19 agents) de la Direction des Ressources de la DGAS Urbanisme, Infrastructures et Déplacements a pour mission le suivi des assistants techniques de quartier, des chauffeurs de voitures officielles, de la communication de proximité, ainsi que des missions transversales liées à la DGAS, en particulier en matière de marchés publics.

Au sein de ce service, le (ou la) chef de bureau administratif assiste le chef de service dans la rédaction des marchés publics de la DGAS, dans le suivi des dossiers administratifs et assure l'encadrement de l'équipe des chauffeurs de voitures officielles (3 agents).

ACTIVITÉS

Marchés publics :

• Vous rédigez les marchés publics en lien avec les directeurs techniques des huit directions de la DGAS et avec la Direction de la commande publique.
• Vous assurez le suivi et l'alimentation des tableaux de bord dédiés, au fur et à mesure de l'avancement des procédures.

Accompagnement sur les dossiers administratifs :

• Vous assistez le chef de service dans ses missions, notamment pour toute demande en matière administrative (participation aux réunions).
• Vous élaborez et assurez le suivi des tableaux de bord et des indicateurs.
• Vous contribuez à l'élaboration du bilan d'activités et des travaux par quartier administratif.
• Vous êtes le référent RH pour les agents du service (gestion des congés, suivi et saisie des heures supplémentaires, arrêts de travail).
• Vous distribuez les tickets restaurant ainsi que les bulletins de paie aux agents du service.
• Vous appuyez la diffusion de l'information et assurez le suivi des dossiers de communication de la direction.
• Vous saisissez les délibérations.
• Vous effectuez des opérations de classement et d'archivage.

Encadrement de l'équipe des chauffeurs

Vous encadrez directement l'équipe des chauffeurs.

• Vous veillez au respect de la réglementation relative au temps de travail.
• Vous planifiez les réservations pour les déplacements des élus.
• Vous organisez et suivez les plannings en lien avec les secrétariats des élus et du Maire.
• Vous assurez le suivi et la saisie des heures supplémentaires ainsi que la gestion des congés.
• Vous contrôlez la bonne exécution des missions confiées.
• Vous élaborez et tenez à jour les tableaux de bord.
• Vous assurez le suivi de la flotte de véhicules (entretien, propreté).

Vous disposez d'une bonne connaissance des marchés publics et possédez des notions en ressources humaines.

Compétences et qualités: Vous maîtrisez les outils bureautiques. Vous avez idéalement une première expérience en management. Vous appréciez le travail en équipe. Vous êtes méthodique et organisé(e). Vous faites preuve de discrétion et d'autonomie. Vous avez de bonnes qualités relationnelles.

CONDITIONS DE TRAVAIL

Cycle de travail : 38h30. Lundi, mercredi et vendredi de 8h30 -12h et 13h-17h. Mardi et jeudi de 8h-12h et 13h-17h.

Lieu d'affectation : Rue Pierre et Marie Curie.

CONDITIONS D'EMPLOI

Rémunération : Rémunération statutaire + RIFSEEP + CIA + Prime « vacances » + tickets restaurant + prestations sociales, familiales et culturelle.

Télétravail : 1 jour de télétravail par semaine selon l'éligibilité des activités et sous réserve des nécessités de service (à partir de 3 mois d'ancienneté sur le poste).

Adresser votre candidature avant le 20/10/2025 (lettre de motivation + CV + dernier arrêté de situation administrative pour les fonctionnaires). Un retour sera fait dans un délai d'un mois après cette date.

Informations complémentaires

Stéphanie BAILLEAU-RANCHIN — Chef de service administratif — 04 42 91 89 61

Sandy SOULAINE — Directrice Ressources — 04 42 91 91 37

Laura PRIETO PÉREZ — Gestionnaire recrutement — 04 88 71 84 48