STAGE - APPUI ADMINISTRATIF ET OPERATIONNEL AU PROCESSUS DE SELECTION H/F

Agence Française de Développement; France; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation de développement recherche un·e stagiaire pour appuyer la gestion administrative et opérationnelle du processus de sélection des candidatures. Le/la candidat·e devra traiter les candidatures, organiser des comités de revue et améliorer les outils de suivi. Une première expérience en gestion, des compétences en Excel et une bonne communication en français et en anglais sont requises. Ce stage offre une expérience enrichissante dans un environnement dynamique et engageant.

Qualifications

• Première expérience en gestion administrative et coordination opérationnelle.
• Maîtrise des outils bureautiques nécessaire.
• Appétence pour la mise en place de procédés.

Responsabilités

• Assurer le traitement quotidien des candidatures.
• Organiser les comités de revue.
• Développer des outils de suivi.

Connaissances

Gestion administrative

Utilisation d'Excel

Communication écrite

Travail structuré

Formation

Bac+4 / Bac+5 en gestion ou domaines similaires

Outils

Google Drive

Notion

Klaxoon

Description du poste

Overview

STAGE - APPUI ADMINISTRATIF ET OPERATIONNEL AU PROCESSUS DE SELECTION H/F

Quel sera votre rôle ?

Crée en décembre 2020, le Fonds d'Innovation pour le Développement (FID) est une initiative novatrice qui vient compléter les instruments de financement du développement existant. Par l’attribution de subventions adaptées aux différents stades de développement d’une innovation, le Fonds permet à des équipes innovantes et de recherche de tester de nouvelles idées, de prendre des risques stratégiques, de démontrer ce qui fonctionne et enfin de déployer à grande échelle les solutions les plus efficientes. L’objectif est ainsi de contribuer à la réduction de la pauvreté et des inégalités en utilisant une approche scientifique rigoureuse d’expérimentation et d’évaluation d’impact. Le Fonds est ouvert à des innovations dans tous les secteurs, provenant de tous types d’organisations. Le Fonds vise notamment à développer le partage de connaissances entre les chercheurs et les acteurs du développement.

Dans le cadre de ses activités, le FID souhaite renforcer son équipe transverse en accueillant un·e stagiaire chargé·e d’appuyer la gestion administrative et opérationnelle du processus de sélection des candidatures reçues via l’appel à projets ouvert toute l’année.

Placée sous la supervision de la chargée de gestion opérationnelle, vous contribuerez à assurer le bon déroulement du processus d’appel à projets. Vous serez en charge d’assurer un suivi administratif fiable et structuré des candidatures, de gérer les interactions avec les équipes candidates et d’appuyer l’organisation opérationnelle des comités de revue. Vous participerez au renforcement des processus internes et à l’amélioration des outils de suivi, afin de garantir la cohérence, la qualité et la conformité de l’ensemble des procédures. Cette mission demande une rigueur élevée, un sens de l’organisation et un souci permanent de la qualité, afin de soutenir efficacement le travail de l’équipe dans le processus de sélection des projets.

Vos responsabilités en tant que stagiaire incluront :

1. Appuyer la gestion administrative de l’appel à projets
   • Assurer le traitement quotidien des candidatures reçues via la plateforme en ligne : vérification de l’exhaustivité et de la conformité des dossiers
   • Envoyer les réponses types aux équipes candidates (accusés de réception, demandes de compléments, réponses finales selon la décision)
   • Assurer la gestion de la messagerie de la plateforme (Wiin) et de la boîte contact du FID : filtrer les demandes, répondre aux questions, réorienter si nécessaire
   • Gérer l’archivage des candidatures sur le serveur du FID
2. Appuyer l’organisation des comités de revue (≈10/an)
   • Envoyer les invitations, l’ordre du jour, les documents préparatoires et tout élément logistique nécessaire
   • Constituer les dossiers des projets pour les membres du comité : compilation des documents, vérification des pièces, mise en forme
   • Assurer le lien avec les agences de l’AFD pour la transmission des dossiers et informations associées
   • Participer à la logistique des réunions : réservation de salles, assistance technique, envoi des comptes rendus
   • Assurer le suivi administratif avec les membres des comités : envoi des lettres d’acceptation et suivi des paiements
3. Appuyer la mise en place de processus administratifs efficaces et le développement d’outils de suivi
   • Travailler en étroite collaboration avec la chargée de gestion opérationnelle pour déployer et documenter des processus facilitant l’instruction et le traitement des candidatures
   • Contribuer à la mise à jour, à la maintenance et à l’amélioration des outils de suivi (tableaux de bord, fichiers de contrôle, dossiers partagés) pour une gestion fluide et structurée de l’ensemble des candidatures
   • Veiller à la cohérence, à la conformité et à la bonne application des procédures internes, en assurant le respect des critères de l’appel à projets et des exigences administratives du FID
   • Contribuer au travail de fond du document d’appel à projets

Profil recherché

1. Compétences recherchées

• Vous disposez d’une première expérience en gestion administrative, en suivi de dossiers ou en coordination opérationnelle, et savez gérer plusieurs tâches en parallèle avec méthode
• Vous maîtrisez les outils bureautiques, en particulier Excel, et êtes à l’aise avec les outils collaboratifs (ex. Google Drive, plateformes en ligne, Notion, Klaxoon)
• Vous appréciez le travail structuré et avez une réelle appétence pour la mise en place de procédés et l’amélioration d’outils de suivi
• Vous êtes capable d’appliquer des processus avec rigueur tout en contribuant à leur optimisation

2. Compétences relationnelles et personnelles

• Vous faites preuve d’une excellente communication écrite, essentielle pour les échanges avec les équipes candidates et les partenaires
• Vous aimez travailler en équipe, faites preuve de souplesse et êtes capable de vous adapter à des plannings évolutifs
• Votre sens de l’organisation, votre rigueur et votre attention au détail garantissent la qualité des dossiers et des documents produits
• Autonome et proactif/ve, vous savez prendre des initiatives et proposer des pistes d’amélioration
• Vous êtes capable de structurer des informations et de contribuer efficacement au suivi administratif des dossiers

3. Niveau d’étude / diplôme

Nous recherchons un·e étudiant·e de niveau Bac+4 / Bac+5, issu·e d’une formation en gestion, management, administration publique, science politique, politiques publiques ou gestion de projet. Les profils provenant d’écoles de commerce, d’universités (Masters en gestion ou management des organisations) ou d’Institut d’Études Politiques sont particulièrement adaptés. Une connaissance de base des outils de suivi ou une première expérience en appui administratif ou coordination de projet constitue un atout, sans être indispensable.

4. Langues

Vous maîtrisez parfaitement l’anglais et le français (écrit et oral).

Équipe et opportunités

Quelle équipe allez-vous rejoindre ? Le FID est une structure dynamique qui célèbre bientôt sa 5e année d’activité. Le/la stagiaire devra être en mesure de s’adapter rapidement aux besoins du Fonds et pourrait voir ses attributions élargies à d’autres activités. Vous serez également amené·e à contribuer activement aux réflexions sur la stratégie et le mode opératoire du FID pour assurer le succès de son développement.

Pourquoi rejoindre l’Agence Française de Développement ?

Rejoindre l’AFD, c’est contribuer à la construction d’un monde en commun, c’est la mission de notre Groupe. Un monde en commun, c’est un monde qui préserve et défend ces cinq grands biens communs que sont la planète, le lien social, la paix, les partenariats et la prospérité économique.