Service en cabinet d'avocats international – Support Opérationnel & Accueil VIP H / F (VP)

progressis; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un cabinet d'avocats international à Paris recherche un collaborateur en Services Généraux pour gérer l'accueil, le service en salle, et diverses tâches administratives. Le candidat doit avoir au moins 2 ans d'expérience dans un environnement exigeant. Cette fonction exige une excellente maîtrise de Microsoft Office et un bon niveau d'anglais. Des avantages tels que des titres-restaurant et une mutuelle sont offerts.

Prestations

Participation / intéressement

Mutuelle prise en charge à 87 %

Titres-restaurant

Qualifications

• Expérience de 2 ans minimum dans un environnement exigeant.
• Savoir répondre aux demandes des visiteurs avec aisance.
• Maîtriser la gestion des stocks avec Microsoft Excel.

Responsabilités

• Vérifier et maintenir la propreté des salles de réunion.
• Préparer et servir des boissons lors des réunions.
• Accueillir physiquement et téléphoniquement des visiteurs.

Connaissances

Service en salle

Bureautique

Anglais courant

Organisation et planification

Outils

Microsoft Office (Excel)

Description du poste

CABINET D'AVOCATS : Fondé en 1863, notre client est un cabinet d’avocats international avec plus de 1300 avocats répartis au sein de plus de 25 bureaux dans le monde. À Paris, nos équipes pluridisciplinaires offrent une assistance juridique globale et interviennent à la fois sur les transactions les plus innovantes et les litiges les plus complexes pour accompagner les sociétés des secteurs de la technologie et de l'innovation, de l'énergie et des infrastructures et de la finance.

L’équipe des Services Généraux assure la gestion et coordonne les activités en vue d’assurer le bon fonctionnement et l’organisation optimale des ressources et des services à la disposition du personnel du cabinet : réception, service de restauration, reprographie, courrier, maintenance du bâtiment ainsi que la gestion des sous-traitants et des fournisseurs.

LIEN HIÉRARCHIQUE : Rattachement direct au Directeur Administratif et Financier, et à son adjoint Responsable des Services Généraux.

HORAIRES : 35 heures réparties sur une plage horaire allant de 8h30 à 19h30 selon les besoins du service

ÉQUIPE : Services généraux

LIENS : Ensemble des acteurs du cabinet

PROFIL :

Expérience de 2 ans minimum à un poste similaire au sein d’un environnement exigeant : cabinet d’avocats, banque / finance, hôtellerie, restauration.

DISPONIBILITÉ : immédiate ou dès que possible

TÂCHES :

TÂCHES

Service en salle et réception (90% du poste) :

• Vérification des salles de réunion et maintien de leur propreté et confort tout au long de la journée.
• Préparation et service des boissons aux visiteurs lors des réunions ; mise en place des plateaux repas et pâtisseries.
• Réservation et aménagement des salles de réunions et des espaces de convivialité pour des évènements (déjeuners, séminaires, etc.)

Accueil & gestion du courrier (10% du poste) :

• Accueil physique et téléphonique des visiteurs et du personnel en appui aux réceptionnistes attitrés.
• Réception et tri du courrier et des journaux.
• Distribution du courrier aux différents services.
• Affranchissement du courrier sortant.
• Envoi des lettres et colis urgents via les prestataires du cabinet.

COMPÉTENCES :

• Service en salle : Savoir répondre aux demandes des visiteurs avec aisance, professionnalisme et courtoisie.
• Bureautique : Maîtrise de Microsoft Office (notamment Excel pour la gestion des stocks).
• Linguistique : Anglais courant ou bon niveau
• Connaissance de l’entreprise : Compréhension du fonctionnement d’un cabinet d’avocats, de ses services et de ses interlocuteurs principaux ; respect des procédures internes.
• Organisation et planification : Savoir prioriser, hiérarchiser les tâches et travailler dans l’urgence

QUALITÉS PROFESSIONNELLES :

• Rigueur : Sens de l’organisation, sens du détail, souci de la qualité.
• Autonomie : Sens de l’anticipation, respect des délais, gestion des priorités.
• Discrétion : Respect de la confidentialité des informations traitées.
• Maîtrise de soi : capacité à travailler sous pression, bonne gestion du stress.
• Raisonnement : esprit d’analyse et de synthèse, esprit logique.
• Communication : Bonnes aptitudes en communication interpersonnelle et esprit d’équipe.
• Présentation soignée.
• Attitude positive, souplesse, dynamisme, réactivité et esprit d’initiative.
• Ponctualité.

AVANTAGES :

• Participation / intéressement.
• Mutuelle prise en charge à 87 % par l’employeur.
• 11 € de titres-restaurant par jour travaillé.
• Espace déjeuner avec frigo et micro-ondes, plus un espace Frichti pour se restaurer sur place.
• Prise en charge à 50 % des titres de transport.
• CSE avec plusieurs avantages après 6 mois d’ancienneté.
• Comité des fêtes (fêtes de Noël et estivale).
• Espace bien-être avec tarifs préférentiels pour des consultations d’ostéopathes et esthéticiennes.
• Salle de sport avec accès gratuit et cours collectifs à 29 € par mois.
• Processus de recrutement :
• Premier entretien avec les RH.
• Deuxième entretien avec une secrétaire juridique.
• Troisième entretien avec les associés.