SECRÉTAIRE MÉDICAL-E

IGN; Saint-Mandé; Sur place; EUR 25 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement public en France recherche un(e) secrétaire médicale pour soutenir une équipe pluridisciplinaire au sein du service de médecine de prévention. Le candidat idéal interagira avec les agents, gérera des convocations médicales et assurera un suivi administratif rigoureux. Des compétences en organisation, écoute, et maîtrise des outils bureautiques sont essentielles pour ce rôle.

Qualifications

• Compétences en rédaction et mise en forme de convocations médicales.
• Maîtrise des outils bureautiques et des outils métier.
• Capacité à organiser Des réunions et des déplacements.

Responsabilités

• Suivre les agendas des membres de l'équipe pluridisciplinaire.
• Gérer les appels téléphoniques et l'accueil physique des agents.
• Assister le médecin du travail dans la rédaction du rapport annuel.

Connaissances

Rédaction de documents

Maîtrise des outils bureautiques

Gestion d'agenda

Capacité d'écoute

Travail en équipe

Description du poste

L’Institut national de l’information géographique et forestière (IGN) est un établissement public à caractère administratif placé sous la tutelle des ministères chargés de l’écologie et de la forêt. Sa vocation est de produire et diffuser des données (open data) et des représentations (cartes en ligne et papier, géovisualisation) de référence relatives à la connaissance du territoire national et des forêts françaises ainsi qu'à leur évolution.

Grâce à son école d’ingénieurs, l'ENSG-Géomatique, et à ses équipes de recherche pluridisciplinaires, l’institut cultive un potentiel d’innovation de haut niveau dans plusieurs domaines (géodésie, forêt, photogrammétrie, intelligence artificielle, analyse spatiale, visualisation 3D, etc.).

Au sein de la direction des ressources humaines, le service de médecine de prévention de l'IGN est animé par le médecin du travail, conformément aux dispositions du décret n°2020-647 du 27 mai 2020 relatif aux services de médecine de prévention dans la fonction publique de l’Etat. Il a pour mission principale d’éviter toute altération de la santé des travailleurs du fait de leur travail et dispose de l’appui d’un secrétariat.

Au sein du service de médecine de prévention et sous l'autorité du médecin du travail, le ou la secrétaire médicale, assure un soutien administratif au médecin, à l'infirmière et au psychologue du service de médecine de prévention. Il effectue également un accueil et oriente les agents de l'IGN.

Principales missions

• Suivre les agendas des membres de l'équipe pluridisciplinaire, notamment établir et suivre les convocations en visite médicale avec le médecin du travail et l'infirmière en santé au travail. Réaliser l'accueil des agents lors de leur visite médicale, le test visuel si besoin et transmettre aux services concernés les fiches de visites avec demande d'aménagement de poste.
• Gérer les appels téléphoniques, les courriels adressés au service médical et accueil physique et orientation des agents qui se présentent.
• Gérer le rangement des dossiers médicaux en santé au travail (mise à disposition pour la consultation puis rangement à l'issue de celle-ci) et l'archivage des dossiers médicaux. Gestion des courriers adressés au service de médecine de prévention et des envois de courrier par le service.
• Vérifier l'état des stocks de fournitures administratives et demande de commande au service concerné.
• Gérer la base de donnée médico-administrative en lien avec l'infirmière en santé au travail.
• Assister le médecin du travail dans la rédaction du rapport annuel global de l'IGN et autres documents réglementaires

Compétences techniques

• savoir rédiger et mettre en forme des convocations en visite médicale, des documents ou rapports
• savoir diffuser des documents
• savoir assurer l'accueil des personnes en interne
• savoir maitriser les outils bureautiques et outils métier
• savoir organiser de déplacements, des réunions
• savoir organiser l'archivage de documents professionnels

Compétences organisationnelles

• savoir gérer un agenda (élaboration, optimisation, adaptation)
• savoir identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
• savoir effectuer un reporting efficace

Compétences relationnelles

• avoir une capacité d'écoute et de bienveillance
• savoir faire preuve de confidentialité et de discrétion professionnelle (secret professionnel)
• savoir accueillir et accompagner des agents en difficulté
• savoir travailler en équipe, en réseau