Secrétaire - Institut des formations

CHNM; Mayenne; Sur place; EUR 24 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement hospitalier de la région recherche un(e) secrétaire administratif(ve) pour l'Institut des Formations. Le candidat idéal gère les communications, les dossiers des apprenants et les relations avec divers partenaires. Compétences en gestion et communication requises. Poste en CDD de 6 mois à 100%.

Qualifications

• Diplôme de secrétaire ou expérience équivalente.
• Compétences en gestion et communication clés.
• Capacité à travailler sous pression.

Responsabilités

• Assurer l'accueil téléphonique et physique.
• Gérer le suivi de la sélection des candidatures.
• Organiser les instances et rédiger les comptes-rendus.

Connaissances

Compétences relationnelles

Gestion du temps

Communication

Formation

Diplôme de secrétaire

Outils

Logiciel de gestion

Description du poste

À propos de nous

Le Centre Hospitalier du Nord-Mayenne est un établissement public de santé situé dans la ville de Mayenne, et couvrant le territoire du nord du département, soit une population de 93.000 habitants. Environ 1100 professionnels y travaillent, dont 70 médecins. Il répond aux missions de service public des établissements de santé sur son territoire de proximité.

Mission

Le Centre Hospitalier du Nord-Mayenne recrute un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour l'Institut des Formations (IFSI-IFAS), dès que possible, pour un CDD de 6 mois, renouvelable, par voie de mutation, détachement, de jour à 100%.

Missions du service

L’institut des formations en soins infirmiers et aides-soignants du Centre Hospitalier du Nord Mayenne accueille respectivement 3 promotions de 92 étudiants infirmiers et 1 promotion de 50 élèves aides-soignants. Elle a pour missions : la formation initiale des infirmiers et des aides-soignants.

Profil

Missions et activités principales du poste

La secrétaire joue un rôle d’interface entre la Direction des instituts, les formateurs, les apprenants, les partenaires de la formation clinique (ARS, Région Pays de la Loire, Université du Maine, France Travail, employeurs, OPCO, DREETS, …) et les usagers.

Outre les activités d’information, de conseil et d’orientation, elle assure des missions variées au service de la formation.

La secrétaire assure le secrétariat de la Direction de l’I.F.S.I. – I.F.A.S. et participe au fonctionnement et à la gestion des deux instituts de formation.

Activités principales

• Assurer l’accueil téléphonique et physique, l’information et le conseil aux usagers que sont les étudiants et les élèves, les professionnels du C.H.N.M, les intervenants, les candidats intéressés par les formations et tous les partenaires de la formation.
• Orienter le public extérieur : visiteurs et patients du CHNM.
• Gérer le courrier postal et électronique.
• Effectuer le suivi de la sélection de la plateforme PARCOURSUP.
• Assurer et organiser le déroulement des sélections FPC et AS.
• Etablir les dossiers de formation des apprenants : s’assurer de la conformité des documents administratifs et effectuer les relances si nécessaire.
• Gérer la circulation de l’information : Recevoir, orienter, filtrer et transmettre les communications téléphoniques et garantir la transmission des messages.
• Assurer les relations avec les directions fonctionnelles du C.H.N.M., les tutelles (ARS, Conseil Régional, Universités), les directions d’établissements scolaires et de formations et tous les partenaires de la formation.
• Organiser les Instances : gérer les convocations et compte-rendu des différentes instances (ICOGI, Section Compétente, CAC…).
• Informer, conseiller et accompagner les apprenants dans leurs diverses demandes.
• Echanger et transmettre les informations avec les formateurs référents.
• Répondre aux sollicitations de l’équipe pédagogique.
• Calculer et passer en paiements les indemnités de stages et les indemnités de déplacements pour les étudiants infirmiers.
• Attester l’assiduité des apprenants auprès des employeurs, France Travail, organisme de financement, Région des Pays de la Loire.
• Suivi de la taxe d’apprentissage.
• Organiser la diplomation jusqu’à la cérémonie.
• Vérifier en binôme la bonne tenue du sac d’Urgences 3 fois par an.
• Posséder des compétences relationnelles sûres et soumettre au Directeur des propositions de rédaction de projets et courriers.
• Gestion, suivi et communication des conventions de stage avec les structures partenaires de la formation.
• Gestion et suivi des conventions d’interventions et procéder aux paiements des intervenants extérieurs.
• Gestion et suivi de la facturation des coûts de la formation auprès des employeurs ou des organismes de financement
• Gérer le paiement des frais de scolarité.
• Utilisation du logiciel de transmission des flux financiers à la Trésorerie Principale.
• Organiser son travail dans le respect des délais définis par la réglementation.
• Adapter son activité aux situations urgentes et imprévues.
• Rendre compte au Directeur des instituts de ses activités lors des réunions pédagogiques.
• Gestion des réservations de salles.
• Gestion de la location de matériel.
• Recueillir auprès des agents des instituts les besoins en matériel et fournitures afin d’en assurer la commande.
• Archivage