Secrétaire général/Secrétaire générale

HC RESOURCES; Vienne; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un cabinet dentaire à Vienne recherche un SECRETRAIRE GÉNÉRAL pour gérer l'organisation interne et superviser les équipes support. Le candidat idéal a une formation en gestion ou finance et une expérience dans le management. Les responsabilités incluent la gestion budgétaire, le suivi des processus administratifs, et l'optimisation des normes de qualité. Un excellent leadership et des compétences communicationnelles sont essentiels pour ce rôle. Rémunération basée sur l'expérience.

Qualifications

• Solide expérience en management et suivi de performance.
• Connaissance du contexte PME de services ou de soin en croissance.
• Capacité à prendre des décisions opérationnelles et stratégiques.

Responsabilités

• Supervision et coordination des fonctions support clés.
• Gérer le suivi budgétaire et les relations avec les organismes de mutuelles.
• Diriger et animer les équipes administratives et assistantes dentaires.
• Optimiser les flux de travail et s'assurer de l'application des protocoles d'hygiène.

Connaissances

Leadership

Rigueur

Communication

Gestion administrative

Esprit d'équipe

Réactivité

Formation

Formation supérieure type École de Management

Master 2 ou équivalent en gestion, Finance, RH

Description du poste

Le cabinet dentaire CTC est un cabinet de chirurgie dentaire situé à Vienne (Isère – 38). Il reçoit principalement des patients adressés par des praticiens et praticiennes de la région Rhône Alpes pour la prise en charge de soins dentaires spécifiques et complexes.

Présidé par le Dr Romain Chaleil et le Dr Aurelién Thollot, CTC est composé de 10 praticiens chirurgiens-dentistes et d'une équipe support de 30 salariés (assistantes dentaires, personnel administratif et prothésistes).

Portée par la Raison d’Etre de CTC qui consiste à "Soigner les patients avec exigence et passion.", les équipes de CTC s’engagent à offrir à leurs patients les meilleurs soins possibles, dans un cadre éthique irréprochable et avec une transparence totale sur les traitements et les coûts. Son équipe pluridisciplinaire intervient en chirurgie pré-implantaire, implantologie, parodontologie, endodontie, dentisterie esthétique et dans les prises en charge nécessitant une collaboration interdisciplinaire.

Dans un contexte de développement de l’activité, le poste de SECRETRAIRE GÉNÉRAL / est créé. En tant que pilier de la gestion et de l'organisation, vous êtes rattaché(e) aux deux co-Présidents, et vous assurez la fluidité et l'efficacité de l'ensemble des processus non cliniques du cabinet, permettant aux praticiens de se concentrer exclusivement sur l'excellence des soins.

Vous avez la charge de la supervision et de la coordination des fonctions support clés et assurez les responsabilités suivantes :

Gestion Administrative et Financière

• Suivi Budgétaire : Participer à l'élaboration du budget annuel et assurer le suivi des dépenses et des recettes en lien avec le cabinet comptable.
• Superviser une comptable interne
• Facturation et Recouvrement : Superviser les processus de facturation, les relations avec les organismes de mutuelles/sécurité sociale, et optimiser les délais de paiement.
• Superviser une responsable achat dédiée à cette tache
• Achats : Gérer et négocier les contrats avec les fournisseurs stratégiques (matériaux, équipements, laboratoires de prothèses) en assurant l'optimisation des coûts.
• Reporting : Produire des tableaux de bord et des analyses de gestion réguliers à destination de la Direction.

Management des Équipes Support et RH

• Encadrement : Diriger et animer les équipes administratives (1 comptable, 1 RH, 1 acheteuse) et les assistantes dentaires (non cliniques) et les secrétaires
• Ressources Humaines : Gérer l'administration du personnel (contrats, planning, congés, fiches de paie en lien avec l'expert-comptable).
• Formation : Identifier les besoins en formation du personnel support pour garantir le respect des normes d'hygiène et la qualité de l'accueil et des procédures cliniques. Superviser et optimiser le centre "CTC-formation" géré par Caroline

Organisation et Qualité

• Organisation Interne : Optimiser les flux de travail (prise de rendez-vous, gestion des dossiers patients, coordination avec les blocs opératoires/salles de soins) pour maximiser l'efficacité des 10 praticiens.
• Conformité et Hygiène : S'assurer de l'application stricte des protocoles d'hygiène, de sécurité (risques sanitaires) et des normes légales spécifiques aux cabinets dentaires (RGPD, locaux).
• Contrôle du laboratoire de prothese "CTC lab"

Informatique et Communication

• Informatique : Superviser le bon fonctionnement du système informatique, du logiciel métier et du réseau (en collaboration avec le prestataire IT).
• Amélioration des process : analyse des solutions nouvelles de type IA, implémentation et formation

Cette description prend en compte les principales responsabilités et missions ; elle n'est pas limitative.

Caractéristiques du poste

Rémunération : Selon expérience et profil

Localisation : Vienne (38)

Profil recherché

Formation : De formation supérieure de type Ecole de Management, Master 2 ou équivalent en gestion, Finance, RH ou assimilé

Expérience : Une solide expérience dans le management et le suivi de la performance. La connaissance de contexte de PME de services ou de soin en croissance est un atout.

Qualités requises : Leadership, exemplarité, rigueur naturelle, énergie et bonne humeur communicative, esprit d’équipe et réactivité. Bras droit des dirigeants, vous êtes pour aider à prendre des décisions opérationnelles et stratégiques. Vous avez une très bonne communication écrite et orale. Vous arrivez à faire l’unanimité au sein du cabinet.