Secrétaire de Direction - Agence d'Architecture (H/F)

ARCHIBAT SERVICE; Paris; Sur place; EUR 45 000 - 52 000; Plein temps

Résumé du poste

Une agence d'architecture réputée à Paris recherche un(e) Secrétaire de Direction pour gérer l'administration, le finances et les ressources humaines. Vous fournirez un soutien crucial au directeur, tout en étant en contact avec les clients et les partenaires. Ce poste requiert au moins 5 ans d'expérience dans le secteur, ainsi qu'une maîtrise des outils bureautiques. La rémunération commence à 45 K€ brut/an.

Qualifications

• Expérience suffisante en agence d'architecture ou BET.
• Capacité à gérer plusieurs missions simultanément.
• Excellentes compétences orales et écrites.

Responsabilités

• Accueil des clients et partenaires.
• Assistance au directeur pour l'organisation des réunions.
• Gestion financière et comptabilité.
• Administration du personnel.

Connaissances

Autonomie

Organisation

Communication

Connaissances administratives

Gestion de projet

Service

Outils bureautiques

Formation

Diplôme en gestion ou équivalent

Outils

Word

Excel

PowerPoint

InDesign

SAGE

Description du poste

Offre n° 200GPMD Secrétaire de Direction - Agence d'Architecture (H/F)

ArchiBat RH, agence de recrutement spécialisée en Architecture, Design & Immobilier, recherche pour son client un Assistant de Direction (H/F) - Architecture. Cette agence d'architecture solide et passionnée depuis 70 ans, a su se réinventer à chaque projet, et gagner de nombreux prix. Elle réunit aujourd'hui 10 personnes et est reconnue pour les programmes d'équipements publics et de logements.

Poste : Administration / Secrétariat de direction

• Accueil physique et téléphonique des clients, fournisseurs et partenaires
• Assistance auprès du directeur et des cadres supérieurs : gestion du courrier, de l'agenda, organisation des réunions, comités et déplacements professionnels
• Rédaction de courriers et emails
• Gestion des fournisseurs et suivi des stocks
• Gestion financière et comptabilité
  • Élaboration du budget et des plans de financement
  • Facturation mensuelle et relances clients
  • Gestion des paiements, notes de frais
  • Préparations comptables pour le cabinet comptable externe (compta, payes, TVA…)
  • Gestion financière des chantiers
  • Déclaration annuelle MAF
• Ressources humaines
  • Administration du personnel, remise du pack d'accueil, formations, congés, médecine du travail, etc.
  • Gestion des contrats prévoyance, mutuelle, notamment suivi des arrêts de travail (MTT, Maternité etc.)
  • Veille juridique et conventionnelle pour assurer la conformité des pratiques de l'entreprise
  • Support avec la comptabilité extérieure (grilles de salaires, éléments variables de paie, etc.)
  • Appui au processus de recrutement : diffusion des annonces, planification et préparation des entretiens
• Relations clients / BET / prestataires
  • Suivi des montages financiers des projets en lien avec la direction (contrats, honoraires etc.)
  • Maintien des relations avec les partenaires externes : bureaux d'études, consultants, entreprises partenaires et fournisseurs
  • Suivi des contentieux, référés préventifs et sinistres en coordination avec les assureurs et avocats

Profil recherché

• Expérience suffisante en agence d'architecture ou BET, capacité à être autonome.
• Organisation et rigueur : aptitude à gérer plusieurs missions et priorités simultanément.
• Communication : excellentes compétences orales et écrites, sens du relationnel avec les clients, partenaires et équipes internes.
• Connaissances administratives et comptables : maîtrise des outils de gestion administrative, financière et comptable.
• Gestion de projet : capacité à suivre l'avancement des projets et à respecter les délais.
• Service : réactivité, fiabilité et capacité à instaurer une relation de confiance.
• Outils bureautiques : maîtrise de Word, Excel, PowerPoint, et idéalement InDesign et SAGE.

Conditions

• Poste en présentiel à temps plein, basé à Anthony 92
• Rémunération : à partir de 45 K€ brut/an
• Disponibilité : poste à pourvoir dès que possible

Type de contrat : CDI

Durée du travail : 39 h/semaine

Travail en journée

Salaire

• Salaire brut : Annuel de 45 000 euros sur 12 mois

Expérience

• 5 an(s) – indispensable

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Activités des agences de travail temporaire

Employeur

6 à 9 salariés

Indépendante de tout groupe, ArchiBat RH est la seule entreprise de recrutement spécialisée dans les métiers de l'Architecture et de l'Ingénierie depuis 1985. Implanté à Paris et Shanghai, ArchiBat RH apporte aux entreprises et aux candidats son expertise unique et reconnue. Architectes ou ingénieurs, les consultants d'ArchiBat RH conjuguent l'expérience des ressources humaines au savoir-faire de leur métier.