Secrétaire administratif/ve (H/F)

LA RENAISSANCE DU VIEUX LYON; Lyon; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une association culturelle à Lyon recherche un(e) secrétaire administratif/ve pour gérer les tâches administratives et d'accueil. Le candidat idéal maîtrise les outils informatiques, a une bonne communication écrite et orale, et possède une expérience de 12 mois dans une fonction similaire. Le poste est à temps plein avec un emploi du temps fixe du lundi au vendredi.

Prestations

Abonnement transport pris en charge

Qualifications

• Expérience de 12 mois indispensable.
• Capacité à travailler dans l'urgence.
• Connaissance du monde associatif souhaitable.

Responsabilités

• Gérer les tâches courantes de secrétariat.
• Tenir l'agenda des réunions.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique.

Connaissances

Maitrise de l'outil informatique sur PC

Bonne communication écrite

Bonne communication orale

Sens de l'organisation

Autonomie

Sens du relationnel

Confidentialité

Outils

Pack Office

Outlook

FileMaker Pro

Description du poste

Offre n° 197PJDB Secrétaire administratif/ve (H/F)

Les associations Renaissance du Vieux-Lyon (RVL) et Union des Comités d'Intérêt Local (UCIL) recherchent un/e secrétaire administratif/ve. Poste basé : 50 rue Saint-Jean, Lyon 5e. A pourvoir : dès que possible. Contrat : CDI temps plein - 35 h / semaine. Rémunération : 1900 euros salaire brut sur 13 mois (abonnement transport pris en charge intégralement). Rattachement hiérarchique : présidence de la RVL et présidence de l'UCIL.

Missions / Responsabilités

• Tâches courantes de secrétariat / d\'assistance : saisir et mettre en forme courriers, comptes-rendus, tenue de caisse, etc.
• Saisir des écritures comptables, éditer les paiements par carte bancaire et plate-forme.
• Accueillir physiquement et assurer la permanence téléphonique.
• Réceptionner et trier le courrier électronique et papier.
• Archiver sous format papier et numérique.
• Gérer les bases de données des adhérents, des relations publiques, des fournisseurs, etc.
• Tenir l\'agenda des réunions internes et externes.
• S’assurer que les associations soient représentées pour les réunions externes.
• Convoquer les membres, recenser les participants et trouver des salles pour les réunions ou conférences.
• Réaliser, mettre en forme et envoyer les revues de presse hebdomadaires.
• Assurer le suivi administratif de certains dossiers (ex : subventions).
• Assurer la bonne tenue du local et des stocks; vendre les articles stockés.
• Tenir la caisse et assister les présidences et les bénévoles dans leurs actions.
• Rapportement efficace auprès des Président, Vice-président, Secrétaire général et trésorier.
• Gérer la relation avec les partenaires des associations (mairies, Métropole, services de l\'Etat, etc.).
• Faire le lien entre les membres du bureau, les bénévoles actifs et les responsables de commission.
• Préparer et assurer l\'aspects logistiques des réunions, journées d\'études, voyages et conférences, etc.

Prérequis indispensables

• Maitrise de l\'outil informatique sur PC : Pack Office, Outlook, Internet, réseaux sociaux, notions de webmestre.
• Bonne communication écrite : rédaction de tous types de documents courants, maîtrise des règles d\'orthographe, de grammaire et de typographie.
• Bonne communication orale : adapter son langage au type d\'interlocuteur.
• Sens de l\'organisation et de la planification.
• Autonomie et capacité à travailler parfois dans l\'urgence.
• Sens du relationnel et collaboration avec les bénévoles.
• Confidentialité.

Prérequis souhaitables

• Connaissance du monde associatif.
• Intérêt pour la vie publique, le cadre de vie, et le patrimoine.
• Maitrise de l\'outil informatique sur PC : FileMaker Pro.

Particularités / Organisation du temps

L\'emploi du temps est fixe : 10h-12h30 et 14h-18h du lundi au vendredi, soit 32h30 par semaine sur 35. Des heures complémentaires peuvent être effectuées entre 18h et 21h lors de réunions selon l\'agenda.

Profil / Expérience

• Expérience : 12 mois cette expérience indispensable.

Compétences

• Accueillir, orienter, renseigner un public (indispensable).
• Assurer la bonne tenue du bureau (indispensable).
• Gestion administrative d\'une activité (indispensable).
• Classer des documents (indispensable).
• Gestion administrative du courrier (indispensable).
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous (indispensable).
• Logiciels comptables (indispensable).
• Mettre à jour un dossier, une base de données (indispensable).
• Modalités d\'accueil (indispensable).
• Normes rédactionnelles (indispensable).
• Revue de presse (indispensable).
• Rédiger un rapport, un compte rendu d\'activité (indispensable).
• Utiliser les outils numériques (indispensable).

Savoir-être professionnels

• Avoir l\'esprit d\'équipe.
• Faire preuve de rigueur et de précision.
• Faire preuve d\'autonomie.

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié.
• Secteur d\'activité : Gestion des sites et monuments historiques et des attractions touristiques similaires.

Employeur

1 ou 2 salariés.

Implantée dans le Vieux-Lyon depuis 1946, la Renaissance du Vieux-Lyon a pour vocation la sauvegarde et la promotion du patrimoine architectural. Elle contribue à la qualité de vie des habitants et propose des activités culturelles, met à disposition des archives et de la documentation du public.