Secrétaire administratif/administrative des résidences - UG SAVH (H/F)

France Travail; Jacob-Bellecombette; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Un organisme public recherche un(e) Secrétaire administratif/administrative pour gérer l'hébergement des résidences universitaires. Poste en CDD de 8 mois à temps plein en Auvergne-Rhône-Alpes, avec la possibilité de prolongation. Les responsabilités comprennent la gestion administrative, le suivi des dossiers locatifs, et l'accueil des usagers. Le candidat idéal doit avoir un Bac+2 et 2 ans d'expérience dans des fonctions similaires. Le salaire est compétitif, entre 1823 € et 1970 € brut selon l'expérience.

Prestations

51 jours de congés et RTT par an

Possibilité de poursuivre le contrat en CDI

Qualifications

• Deux ans d'expérience dans un rôle similaire.
• Bonne maîtrise des outils numériques.
• Capacité à gérer l'accueil et la communication.

Responsabilités

• Assurer la gestion locative et financière de l'hébergement.
• Suivre les effectifs dans les résidences.
• Gérer les dossiers administratifs et financiers.

Connaissances

Accueillir, orienter, renseigner un public

Assurer la gestion administrative d'une activité

Gestion administrative du courrier

Mettre à jour un dossier, une base de données

Utiliser les outils numériques

Formation

Bac+2 ou équivalents en Gestion des administrations

Description du poste

Offre n° 202JMJF
Secrétaire administratif/administrative des résidences - UG SAVH (H/F)

Poste à pourvoir au sein de l'Unité de Gestion Savoie Hébergement en CDD jusqu'au 31/08/2026, prolongation de contrat et CDIsation possiblePoste à temps plein, 38h/semaine sur 5 jours ou 4,5 jours, du lundi au vendredi. 51 jours de congés et RTT à l'année. Congés à prendre selon le calendrier des vacances universitaires et scolaires.Déplacements possibles au sein des résidences universitaires Savoie Hébergement : Foyer Etudiant des Alpes, Cardinière, Comte Vert, Résidence du Nivolet/Chaney, Résidences du Bourget du lac.Missions : Placé(e) sous la responsabilité de la directrice de l'unité de gestion et de la directrice adjointe en l'absence de la directrice, la secrétaire administrative des résidences est chargée d'assurer l'ensemble des tâches relatives à la gestion locative et financière de l'hébergement, la gestion locative au profit des étudiants : accueil, secrétariat administratif et financier.Activités principales (liste non exhaustive) :Aide et assite la direction de l'unité de gestionÊtre le lien entre les accueils de résidence et le pôle logementSuivre les affectations par résidence - suivi des arrivées et départs - optimisation du taux d'occupation - suivi des places disponibles et transmission au pôle logementPréparation des tours d'affectationPréparation et suivi des dossiers LEI / DRI - Elaboration et suivi de tableaux de bordAssurer un soutien auprès des accueils en période de forte activité (traitement des dossiers d'admission EBAIL, gestion des arrivées et des départs, réalisation d'état des lieux ponctuellement)Effectue le suivi des impayésPrépare les dossiers présentés à la commission des impayésEffectue le suivi des débiteurs et les relancesSuivi des dossiers de mise au contentieux en collaboration avec le secrétariat hébergementContrôle et relance la saisie des contrats de cautionnement VisaleAssure les déclarations de mise en jeux et le suivi des dossiers VisaleGestion et vérification des loyers et dégradationsEffectue la vérification des erreurs de constatations, des listes de provisionsEffectue la vérification des tarifs paramétrés dans l'outil de gestion locativeSaisie des encaissements par chèque, carte bleue, espècesRéalise le contrôle des droits constatés (loyers, dégradations, prestations) : contrôles des constatations, vérification des tarifs, déconstatations,QuittancementSaisie et contrôle des remboursements CAF ou trop-perçus,Vérification et validation des RIBEffectue la remise de chèques EDENREDAssure la gestion des conventions courts et moyens séjours (identification des besoins des partenaires ou usagers, contrôle des pièces, rédaction et transmission des conventions)Suivi de facturation et paiement en lien avec le secrétariat et la régisseuseEffectue ponctuellement le dépôt des factures sur Chorus ProGestion, contrôle et transmission des fichiers CAF : APL ALSParticipe à l'organisation et au suivi de la campagne des renouvellementsPlanifie et contrôle les plages des rendez-vous d'arrivée et de départAssurer des taches de secrétariat de directionAssister la direction dans les démarches administrativesRédaction de courriers, comptes-rendus, préparation de tableaux de suiviParticipe aux réunions de serviceRédaction et diffusion de comptes-rendus de réunions, courriers, procéduresVérifie les affichages en résidence et alerte sur la pertinence des informations (informations permanentes et campagnes destinées aux étudiants)Participe aux manifestations organisées par le Crous Grenoble Alpes et l'unité de gestion Savoie hébergement (Conseil de Résidence, journée portes-ouvertes, exercices incendie, groupe de travail .)Un envoi de la fiche de poste complète sera réalisée auprès des candidats présélectionnés.Pour candidater CV + lettre de motivation obligatoire

Type de contrat CDD - 8 Mois
Contrat travail Durée du travail 38H/semaineTravail en journée
Salaire

• De 1823 € à 1970 € brut selon expérience sur des fonctions similaires

Déplacements Déplacements: Jamais

Profil souhaité

Expérience

• 2 An(s) Cette expérience est indispensable
• Bac+2 ou équivalents- Gestion des administrations

Compétences

• Accueillir, orienter, renseigner un public Cette compétence est indispensable
• Assurer la gestion administrative d'une activité Cette compétence est indispensable
• Gestion administrative du courrier Cette compétence est indispensable
• Mettre à jour un dossier, une base de données Cette compétence est indispensable
• Modalités d'accueil Cette compétence est indispensable
• Normes rédactionnelles Cette compétence est indispensable
• Utiliser les outils numériques Cette compétence est indispensable
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Classer des documents
• Définir des besoins en approvisionnement
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Renseigner, mettre à jour une documentation technique
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• Techniques de prise de notes

Savoir-être professionnels

• Avoir l'esprit d'équipe
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Avoir le sens du service

Informations complémentaires

• Qualification : Employé non qualifié
• Secteur d'activité : Autres hébergements

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