Responsable de l'appui administratif des pôles de recherche H/F

Université de Toulouse; Toulouse; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université de recherche en France recherche un responsable administratif pour gérer les Pôles de Recherche. Le candidat idéal aura un Bac+2 ou équivalent et une expérience confirmée dans les fonctions administratives. Les responsabilités incluent l'organisation de réunions, la gestion logistique et le soutien à la coordination transversale. Ce poste offre diverses options de congés et des avantages tels que des contributions aux frais de transport et à la complémentaire santé.

Prestations

Contributions aux frais de transport en commun

Congés jusqu’à 55 jours/an

Démarche d’accompagnement à la prise de fonction managériale

Chèques vacances

Formations

Qualifications

• Expérience confirmée sur des fonctions administratives et coordination.
• Connaissance des procédures administratives.
• Capacité à travailler dans un contexte multi-acteurs.

Responsabilités

• Assurer la gestion administrative des Pôles de Recherche.
• Organiser les réunions et activités des Pôles.
• Participer à l'organisation d'événements institutionnels.

Connaissances

Organisation

Gestion administrative

Communication

Rigueur

Capacité à travailler en équipe

Formation

Bac+2 ou licence

Outils

Outils bureautiques

Outils de visioconférence

Description du poste

À propos de nous

Etablissement d’enseignement supérieur et de recherche, l'Université de Toulouse III‑Paul Sabatier devient l'Université de Toulouse le 1er janvier 2025 (http://www.univ-tlse3.fr). L'Université se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. Dotée d'un budget de 430 M€, de 5 composantes, un établissement composante l'Ecole d'Ingénieur Purpan, elle est forte de plus de 4300 personnels dont 2500 personnels d'enseignement et/ou de recherche, possède 69 structures de recherche (dont 42 unités mixtes de recherche), accueille plus de 35 000 étudiantes et étudiants. Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares.

La DReV (Direction de la Recherche et de la Valorisation) de l’UT compte 3 pôles : Soutien et Pilotage de la Recherche ; Ingénierie des Projets de Recherche ; Négociation Contractuelle Recherche – Valorisation.

Le Pôle Soutien et Pilotage de la Recherche (PSPR) est composé de sept agents : le responsable du pôle, une assistante ingénieur (catégorie A) et une technicienne (catégorie B) chargées du suivi et du pilotage des moyens de la recherche ; une technicienne (catégorie B) et une assistante (catégorie C) chargées d’appui administratif ; 2 ingénieures responsables du projet de cartographie des activités de la recherche (catégorie A), auxquels s’ajouteront une apprentie en gestion administrative à compter de la rentrée 2025 pour deux ans ainsi que le ou la responsable de l’appui administratif aux Pôles de Recherche et le ou la gestionnaire administrative de la Conférence de la recherche (en cours de recrutement).

Les Pôles de Recherche de l’Université de Toulouse structurent l’ensemble de la recherche autour de six grands domaines disciplinaires, réunissant unités de recherche, plateformes technologiques et réseaux scientifiques du site toulousain. Ils participent à la définition et à la mise en œuvre de la stratégie scientifique de l'Université de Toulouse et du site.

Le ou la responsable de l’appui administratif aux Pôles de Recherche relève hiérarchiquement du responsable de pôle (PSPR) de la Direction de la Recherche et de la Valorisation DReV de l’UT. Il ou elle fait partie de la nouvelle équipe de soutien aux Pôles de Recherche du PSPR. Cette équipe sera constituée de deux ingénieures Cartographie des Activités de la Recherche, du ou de la responsable de l’appui administratif des pôles de recherche, et de la cellule d’appui aux instances composée du ou de la gestionnaire administrative de la Conférence de la Recherche (CORE) et de la gestionnaire administrative de la Commission de la Recherche (CR).

Le ou la responsable de l’appui administratif est en relation fonctionnelle avec les directeurs et les directrices des Pôles de Recherche.

Mission

Missions principales : Assurer, de manière autonome, la gestion administrative des Pôles de Recherche en apportant notamment un soutien logistique et organisationnel nécessaire au bon fonctionnement des instances des Pôles (conseil de pôle, bureau du conseil de pôle, bureau des pôles).

Contribuer à la coordination transversale avec la cellule d’appui aux instances de l’Université (et notamment la Conférence de la Recherche et la Commission de la Recherche).

Activités principales

1. Planifier le calendrier et organiser les réunions et activités des Pôles de Recherche, en lien avec la cellule d’appui aux instances de l’Université.
2. Réaliser l’ensemble des actes de gestion administrative courante des 6 Pôles de Recherche :
   • Organiser les réunions liées aux Pôles de Recherche (élaboration et diffusion des ordres du jour, convocation des membres, réservation des salles et organisation des visioconférences, suivi logistique des réunions et qualité des conditions matérielles, etc.).
   • Préparer et assurer le suivi administratif (élaboration de la première des comptes rendus, préparation de propositions de supports de présentation (diaporamas, documents de travail), diffusion des documents et archivage etc).
   • Gestion des dossiers et suivi des courriers.
3. Assurer le relais d’information et le partage régulier entre :
   • la cellule d’appui aux instances de l’Université,
   • les ingénieures en appui organisationnel des pôles,
   • le responsable du Pôle Soutien et Pilotage de la Recherche de la DReV,
   • les directions de Pôles de Recherche et la direction de la DReV.
4. Participer à l’organisation d’événements institutionnels et scientifiques portés par les Pôles.
5. Veiller à la bonne circulation de l’information, à la mise en qualité et la mise à jour des bases de données et des outils de suivi administratifs des Pôles de Recherche en lien avec les équipes de la DReV.

Informations générales du poste

• Catégorie A
• Corps de recrutement : Assistant ingénieur ou équivalent
• Quotité de poste : 100 %
• Type de contrat : CDD 3 ans
• Groupe RIFSEEP ou cotation de poste : ASI Groupe 2
• Rémunération : elle est comprise entre 1944,50 € et 2648,46 € en fonction de leur expérience + Montant cotation poste : 264,50 €

Connaissances

• Organisation et fonctionnement de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche,
• Procédures administratives et règles de fonctionnement des instances de gouvernance,
• Outils bureautiques, collaboratifs et de visioconférence,
• Techniques de rédaction administrative, de synthèse et de présentation,
• Cadre réglementaire et déontologique de la fonction publique.

Savoir-faire techniques

• Organiser et planifier des réunions et événements,
• Rédiger et mettre en forme des documents administratifs et supports de réunion,
• Garantir la fiabilité, la clarté et la confidentialité des informations,
• Travailler en réseau et coordonner plusieurs interlocuteurs,
• Gérer les priorités et respecter les délais,
• Faire preuve de rigueur et de réactivité face à des échéances institutionnelles.

Savoirs comportementaux

• Sens de l’organisation et autonomie,
• Discrétion professionnelle, rigueur et fiabilité,
• Capacité à travailler en équipe et en transversalité,
• Qualités relationnelles et sens du service,
• Adaptabilité dans une phase de transition institutionnelle.

Diplômes et expériences

• Diplôme : Bac+2/ Licence
• Expérience : confirmée sur des fonctions administratives et coordination

Informations complémentaires

• Forte dimension organisationnelle et relationnelle
• Nécessité de travailler dans un contexte multi-acteurs et évolutif
• Réunions des instances des pôles peuvent se prolonger en début de soirée (présence requise).
• Possibilité de télétravail

Avantages

• Contributions aux frais de transport en commun
• Congés jusqu’à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois
• 3 Options de temps de travail (si contrat > à 10 mois):
  • 39h10 = 55 jours de congé
  • 38h15 = 50 jours de congé
  • 37h20 = 45 jours de congé
• Contributions à la complémentaire santé
• Subvention restauration collective
• Chèques vacances
• Service social
• Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
• Activités sportives et culturelles
• Établissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)
• Facilité d’accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)
• Événements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Afterwork, Conférences…)
• Télétravail possible en fonction du poste
• Dispositif d'accompagnement et de formation à la prise de fonction managériale à l'université
• Possibilité d’aménagement du temps de travail
• Crèche
• Formations

Référence de l'offre : i05ksv5h54