Responsable administratif·ve

Montrieux le Hameau; Méounes-lès-Montrieux; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation à but sociétal dans la région de Provence-Alpes-Côte d'Azur recherche un(e) Responsable administratif·ve pour gérer l'activité comptable et RH. Le poste exige une expérience de 3 à 5 ans, une maîtrise des outils numériques et une capacité à travailler en intelligence collective. Ce rôle est crucial pour assurer la cohérence du projet et un bon cadre de travail.

Prestations

Équipe collaborative

Projet sociétal ambitieux

Cadre exceptionnel

Qualifications

• Expérience confirmée de 3 à 5 ans sur un poste similaire.
• Bonne maîtrise des outils de gestion comptable et financière.
• Solides connaissances en comptabilité générale et en droit social.

Responsabilités

• Assurer la gestion administrative de l’activité comptable et RH.
• Garantir la conformité réglementaire et la gestion des ressources humaines.
• Accompagner la mise en place des outils digitaux pour l'efficacité des processus.

Connaissances

Gestion administrative

Comptabilité

Ressources humaines

Organisation

Connaissance de Pennylane

Droit social

Formation

Formation supérieure en gestion, comptabilité ou administration RH

Outils

Pennylane

Google Drive

Description du poste

Montrieux le Hameau recherche :

Responsable administratif·ve

Lieu : Méounes-lès-Montrieux (Var, Parc Naturel Régional de la Sainte-Baume)

Contrat : CDI, temps plein - poste majoritairement en présentiel

Rémunération : en fonction du profil et de l’expérience

Avantages : une équipe de dingue, un projet sociétal ambitieux et un cadre exceptionnel !

Qui sommes-nous ?

Montrieux le Hameau est un lieu magique au cœur de la forêt avec le doux bruit de l’eau en fond sonore, un tiers-lieu rural plein de joyeuses ambitions, situé sur la commune de Méounes-lès-Montrieux, dans le Parc Naturel Régional de la Sainte-Baume. On a déjà mis en place : un village vacances, un restaurant, un potager de fou, des séjours de répit, de belles fêtes intergénérationnelles, plein d’ateliers, des formations, des conférences et nous continuons chaque mois à expérimenter. Au Hameau, nous accueillons une équipe de "touchatoux", des personnes en insertion professionnelle qui expérimentent plusieurs métiers (hôtellerie, restauration, accueil). Ce que nous construisons ici, ce n’est pas juste un lieu, c’est une nouvelle façon d’accueillir et de travailler ensemble.

Nous cherchons aujourd’hui un ou une responsable administratif·ve, un rôle pivot, transversal, humain et sensible, au service de la cohérence du projet et du bien travailler ensemble.

À Montrieux, on travaille en intelligence collective. Ce n’est pas un slogan, c’est un cadre exigeant. Cela implique une posture à adopter, bien au-delà des outils que tu apprendras à utiliser au quotidien. En nous rejoignant, tu devras remettre en question certains réflexes issus de tes expériences passées et t’engager activement dans la compréhension de ce mode de fonctionnement. Ce travail est à la fois collectif et personnel. Il passe par de la lecture, des formations, des podcasts, des discussions, une ouverture constante. Ce poste nécessite donc d’emprunter un chemin de transformation intérieure.

Tes missions principales :

Assurer la gestion administrative de l’activité comptable, RH et réglementaire pour les trois entités :

• Montrieux le Hameau (SAS)
• Montis Rivi (SA)
• Montrieux pour Tous (Association)

Garantir la fiabilité des données comptables et financières, la gestion administrative des ressources humaines, la veille de conformité légale et réglementaire, le suivi des certifications.

Accompagner la mise en place des outils digitaux (PMS et PMO, Pennylane, Google Drive, plateformes bancaires, logiciels RH…) afin d'assurer l'efficacité des processus de travail.

Comptabilité & Gestion Financière

• Suivi comptable complet via Pennylane :
• Suivi de la trésorerie en temps réel.
• Communication simplifiée avec le cabinet comptable pour les clôtures mensuelles et annuelles.
• Facturation : préparation, émission et suivi des règlements
• Gestion des factures fournisseurs et clients : récupération, vérification, saisie/intégration et classement dans Google Drive et Pennylane.
• Suivi des achats des équipes et mise en place de procédures d’optimisation.
• Trésorerie et paiements : virements, prélèvements, dépôts, gestion des échéances.
• Préparation des reportings et des indicateurs clés pour soutenir les décisions stratégiques, en collaboration avec la coordinatrice business & stratégie.

Organisation & Gestion Administrative

• Structuration et maintien d’une organisation documentaire claire et à jour: RH, juridique, assurances, contrats, factures, subventions.
• Veille des échéances administratives et comptables, en mobilisant comme nécessaire les équipes.
• Création, formalisation et mise à jour des procédures internes : modèles, checklists, automatisations.
• Gestion des courriers et mails administratifs entrants.
• Gestion des fournisseurs, des achats et des besoins bureautiques des équipes.
• Gérer la relation quotidienne avec les partenaires administratifs externes, en particulier le cabinet comptable et les assurances, en assurant l’implication des équipes quand nécessaire
• Lien administratif avec les institutions externes : mairie, assureurs, organismes publics.
• Soutien sur des dossiers spécifiques (permis de construire, dépôt de subvention, procédures GUSO et CIR, suivi des agréments, problématiques juridiques, etc.), en collaboration avec les responsables d’activités.

Administration RH

• Garantie de la conformité réglementaire et de l’efficacité de l'administration du personnel (rédaction des contrats, avenants, DPAE, ruptures conventionnelles et suivi des périodes d’essai).
• Appui quotidien aux équipes sur le sujet d’administration RH.
• Transmission des éléments variables de paie, contrôle des bulletins, gestion des plannings/absences.
• Gestion des conventions collectives :
• Application des règles actuelles HCR.
• Anticipation et pilotage de la transition vers TSF.
• Lien avec les partenaires admin RH externes : prestataire de paie, URSSAF, caisses de retraite, mutuelles, prévoyance, médecine du travail.
• Appui RH ponctuel : réponses aux questions des équipes, suivi des absences, formations.

Qualité, conformité réglementaire et législative

• En collaboration avec le·la responsable formation :
• Qualiopi :
• Maintien de la certification pour les actions de formation.
• Suivi des audits : préparation des dossiers, mises à jour des procédures et conformité continue.
• Dépôt du BPF annuel sur la plateforme dédiée.
• En collaboration avec des responsables d’activité ;
• Suivi des obligations légales et réglementaires :
• Suivi de l’ensemble des exigences légales et réglementaires applicables au Hameau - cadre réglementaire, agréments requis et inspections associées.
• Mise en place et animation d’un système de traçabilité et veille et de maintenance.
• Gestion des relations avec les organismes certificateurs et plateformes associées (Kairos, OPCO, etc.).

Profil recherché

Tu es peut-être la bonne personne si...

C ompétences techniques

• Formation supérieure en gestion, comptabilité ou administration RH.
• Expérience confirmée (3 à 5 ans) sur un poste similaire.
• Bonne maîtrise des plateformes en ligne de gestion comptable et financière (la maîtrise de Pennylane constitue un vrai plus).
• Aisance avec Google Drive et les outils collaboratifs.
• Solides connaissances en comptabilité générale.
• Bonne compréhension du droit social et des obligations RH.
• Connaissance de la certification Qualiopi et ses obligations légales, un atout.
• Connaissance des plateformes : OPCO, Kairos, GUSO, un atout.

Qualités personnelles

• Polyvalence et capacité à gérer plusieurs volets simultanément.
• Capacité à définir et gérer les priorités.
• Autonomie, rigueur et organisation.
• Discrétion et sens des responsabilités.
• Capacité d’adaptation et gestion des imprévus.
• Curiosité et aisance avec l’intelligence collective et les modèles de gouvernance alternatifs