Responsable administratif du pôle arts plastiques

ECOLE SUPERIEURE D ART DE LORRAINE; Épinal; Sur place; EUR 30 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une école supérieure d'art à Épinal recherche un coordinateur administratif pour gérer les équipes et les activités administratives, financières et humaines au sein du pôle arts plastiques. Vous serez responsable de la bonne marche des opérations et de la coordination avec les services du siège. Le candidat idéal doit posséder de solides compétences en gestion de projets et en supervision d'équipe, avec une expérience en gestion financière. Ce rôle exige une grande polyvalence et autonomie.

Qualifications

• Expérience en gestion administrative de projets.
• Aptitude à encadrer et coordonner une équipe.
• Connaissances en gestion financière et budgétaire.

Responsabilités

• Gérer les activités administratives du site d'Épinal.
• Coordonner les activités de vie étudiante et de scolarité.
• Superviser la gestion des ressources humaines et le personnel.
• Suivre les budgets et les dépenses financières.

Connaissances

Gestion administrative

Coordination d'équipe

Suivi budgétaire

Ressources humaines

Formation

Diplôme pertinent en gestion ou administration

Outils

Sedit Finances

Description du poste

Aperçu

35H/semaine. Travail en journée. Sous l'autorité directe du Directeur du site d'Épinal, vous coordonnez et/ou réalisez de manière polyvalente et autonome des activités de gestion administrative, financière et/ou de ressources humaines du pôle arts plastiques du site d'Épinal. Vous travaillerez en collaboration avec les services administratifs du siège de l'ÉSAL situé à Metz et encadrerez une équipe de 5 agents sur le site d'Épinal :

• 1 responsable Patrimoine, maintenance et logistique et conseiller de prévention pour l’EPCC
• 1 responsable documentation/communication et stages
• 1 responsable de la scolarité
• 1 opérateur d'exploitation et de maintenance informatique
• 1 chargé de communication

Vous avez pour mission la gestion administrative du pôle arts plastiques du site d'Épinal. Dans ce cadre, vous avez les activités principales suivantes :

• Administration générale : Assurer la coordination et/ou la réalisation des activités administratives du site d'Épinal et/ou avec les services administratifs du siège de l'ÉSAL, s’assurer du suivi des actions, sous couvert de la Direction de site, avec les services administratifs de l’ESAL et des services de la CAE (Communauté d'agglomération d'Epinal), des partenaires économiques et culturels ; élaborer, préparer et contrôler des actes de gestion et prévenir le contentieux ; instruire des dossiers administratifs, en assurer leur gestion et leur bonne tenue ; préparer et participer activement aux séminaires et aux comités pédagogiques ; animer les réunions de service et établir les comptes rendus ; préparer des éléments administratifs pour le rapport d'activité et le livret de l'étudiant.
• Vie étudiante : référente Contribution et Vie Etudiante et de Campus (CVEC) pour l'EPCC. En lien avec la référente financière CVEC de l'EPCC, organiser les commissions (3 réunions par an) et assurer le suivi de la CVEC ; gestion administrative de la scolarité : pilotage de l'activité et soutien renforcé aux missions de la scolarité, notamment lors des pics d'activité (calendrier Parcoursup, MCC, Césures, concours d'entrée, diplômes, inscriptions administratives, paramétrage Parcoursup) ; organisation des réunions Erasmus + en lien avec le référent des relations internationales de l'EPCC ; cadrage administratif des études ; contribution à l'élaboration du calendrier pédagogique ; suivi des réponses apportées aux enquêtes ministérielles ; veille réglementaire en lien avec le Ministère de tutelle.
• Ressources humaines : assurer la coordination et/ou la réalisation des activités de gestion du personnel en lien étroit avec le service des ressources humaines de l'ESAL ; administrer au quotidien les personnels du site d'Epinal ; échanger régulièrement avec le service des ressources humaines de l'ESAL ; participer à l'élaboration des fiches de poste et des recrutements ; assurer la répartition des charges de travail et l'attribution des missions en fonction des fiches de poste de chaque agent ; organiser et suivre les plannings d'absence et les demandes de télétravail des personnels, en garantissant la continuité du service ; mener la campagne des entretiens professionnels des agents administratifs et techniques ; organiser et assurer le suivi des entretiens professionnels des enseignants.
• Suivi financier : assurer la coordination et/ou la réalisation des activités financières en lien étroit avec le service budgétaire et financier de l'ESAL : accompagner la direction de site par la rédaction du Débat d'orientation budgétaire réaliste et la projection des différentes dépenses ; assurer le suivi budgétaire du site (engagement et suivi des dépenses avec le logiciel dédié Sedit Finances) ; coordonner au niveau du site les commandes avec les responsables du pôle technique/informatique et pédagogique, sous couvert de la Direction, et effectuer un suivi budgétaire régulier avec le responsable budgétaire et financier basé à Metz.