Office Manager H / F

METAPACK; Vanves; Sur place; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de luxe recherche un(e) Office Manager pour garantir la fluidité des échanges et le support administratif. Avec au moins 2 ans d'expérience dans un environnement exigeant, le candidat doit maîtriser l'anglais et la suite Office. La culture d'équipe valorise l'initiative et l'autonomie. Ce poste est basé à Vanves en Île-de-France.

Qualifications

• 2 ans d'expérience réussie sur un poste similaire dans un environnement exigeant.
• Excellentes compétences relationnelles et de service.
• Aisance avec les outils numériques.

Responsabilités

• Assurer le suivi administratif quotidien.
• Gérer les déplacements professionnels et les agendas.
• Organiser la vie de bureau et participer aux procédures internes.

Connaissances

Organisation

Fiabilité

Anglais professionnel

Maîtrise de la suite Office

Aisance relationnelle

Formation

Formation Bac +2 en gestion, assistanat de direction ou commerce

Outils

Suite Office

Outlook

Excel avancé

Description du poste

Présentation

Dans ce contexte de forte croissance et de développement, nous recherchons un(e) Office Manager à l'image de METAPACK : concerné(e), qui aime l'engagement, la diversité, la polyvalence et relever les challenges avec enthousiasme. Curieux(se), appliqué(e) et sensible à l'univers du luxe, qui sait travailler dans un environnement exigeant.

L'Office Manager est un maillon central de notre organisation. Il / elle assure à la fois le suivi administratif quotidien de l'entreprise, le support aux équipes internes et de direction, le lien avec les visiteurs, fournisseurs et prestataires, et contribue à la fluidité des échanges entre les clients, les partenaires internationaux et les équipes internes et externes.

RESPONSABILITÉS

• SUPPORT ADMINISTRATIF & OPÉRATIONNEL
• Suivi des déplacements professionnels et des agendas
• Préparation des réunions, accueil des clients & fournisseurs
• Rédaction et mise en forme de courriers, comptes-rendus etc.
• Gestion du standard, des commandes de fournitures, des équipements etc.
• Classement, archivage, gestion documentaire et suivi administratif divers

• SUPPORT COMMERCIAL & LOGISTIQUE
• Relation avec coursiers, fournisseurs, usines, artisans etc.
• Suivi des expéditions, réceptions, préparation des échantillons etc.

• SUPPORT À LA VIE CHEZ METAPACK
• Organisation de la vie de bureau (commandes, entretien, bien-être équipe)
• Participation à la mise en place de procédures simples et efficaces
• Appui ponctuel en ressources humaines (recrutement, onboarding, congés)
• Amélioration de l'organisation sur proposition, de manière proactive !

PROFIL GÉNÉRAL

• Vous justifiez d'une expérience réussie (2 ans minimum) sur un poste similaire, idéalement dans une petite structure et un environnement exigeant (luxe, design, industrie créative)
• Vous êtes organisé(e), fiable, agile et autonome
• vous avez un vrai sens du service et un excellent relationnel
• Vous avez un anglais professionnel courant (écrit et oral)
• Vous maîtrisez la suite Office et êtes à l'aise avec les outils numériques
• Vous aimez les produits beaux et bien faits, vous êtes curieux(se) et positif(ve)

FORMATIONS & EXPÉRIENCES

• Formation Bac +2 en gestion, assistanat de direction, accueil, administration ou commerce
• Expérience significative sur un poste similaire, idéalement dans une petite structure et un environnement exigeant (luxe, design, industrie créative)

COMPÉTENCES TECHNIQUES

• Maîtrise des outils bureautiques (Suite Office, Outlook, Excel avancé)
• Anglais professionnel (niveau B2 / C1 requis, à l'écrit comme à l'oral)
• Aisance avec les outils numériques et plateformes collaboratives
• Sens du design, goût pour l'univers du luxe et des beaux produits (un plus)

SAVOIR-ÊTRE

• Excellente organisation, rigueur et fiabilité
• Sens de la confidentialité, de la discrétion et du service
• Adaptabilité à un environnement exigeant et évolutif
• Autonomie, proactivité et polyvalence (esprit d'initiative)
• Aisance relationnelle et rédactionnelle
• Sens du travail en équipe