Office Manager - Conseil & Pilotage Administratif H / F

SOMA; Levallois-Perret; Sur place; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Un cabinet de conseil spécialisé en Data, basé à Levallois-Perret, recherche un(e) Office Manager pour structurer et optimiser ses activités. Vous serez le chef d’orchestre de la facturation, de l’administration des ventes et du suivi des chiffres. Le candidat idéal possède un Bac +2 à Bac +5, 2 ans d'expérience similaire et une bonne maîtrise des outils bureautiques tels qu'Excel et PowerPoint.

Qualifications

• Minimum 2 ans d'expérience sur un poste similaire, idéalement en cabinet de conseil ou ESN.
• Capacité à créer des présentations structurées et percutantes.
• Bonnes aptitudes relationnelles et interpersonnelles.

Responsabilités

• Suivi des CRA et facturation, centralisation des données.
• Gestion des contrats et suivi des commandes.
• Préparation et coordination des événements internes.

Connaissances

Bonne maîtrise des outils bureautiques

Rigueur

Proactivité

Capacité à jongler entre plusieurs missions

Orientation solutions

Formation

Bac +2 à Bac +5 en gestion, comptabilité ou assistanat de direction

Outils

Excel

PowerPoint

Google Sheets

Outils CRM ou ERP (BoondManager)

Description du poste

Afin d'accompagner la forte croissance de SOMA, cabinet de conseil spécialisé dans la Data, nous sommes à la recherche de notre futur(e) Office Manager pour structurer, suivre et optimiser nos activités de pilotage administratif, financier et commercial.

Ta mission :

En tant qu'Office Manager, tu seras au coeur du fonctionnement de SOMA. Véritable chef(fe) d'orchestre de l'ADV, de la facturation, du pilotage administratif et du suivi des chiffres, tu assureras la coordination entre les équipes business, finance et delivery pour garantir une activité fluide et efficace.

Tes principales responsabilités :

• Suivi des CRA & facturation (régie et forfait) : Centralisation des CRA (Compte Rendu d'Activité), édition des factures, gestion des échéanciers, vérification des données.
• Administration des ventes (ADV) : Création des comptes clients, gestion des contrats, suivi des commandes & des relances.
• Pilotage des tableaux de bord : Construction, mise à jour et diffusion des KPI business, staffing, chiffre d'affaires, rentabilité
• Coordination des chiffres : Suivi des temps, budgets, marges projets, en lien avec les business managers et la direction.
• Support aux équipes commerciales : Préparation des supports, aide à la réponse aux appels d'offres, vérification des données contractuelles.
• Relation clients / relances : Relances clients pour paiements, gestion des litiges factures et demandes administratives.
• Interface avec l'expert-comptable et le cabinet social : Transmission des éléments variables, suivi des charges, contrôle des éléments de clôture.
• Relation avec les consultants et les équipes : Assurer un lien régulier avec les consultants pour répondre à leurs besoins et relayer les informations internes (climat de confiance avec les collaborateurs)
• Organisation d'événements : Participer activement à la préparation et à la coordination des événements internes (team buildings, afterworks) pour renforcer la cohésion / culture d'entreprise. Contribuer à l'organisation logistique des événements externes (meetups, salons, soirées) en lien avec les équipes RH, communication et direction

Profil recherché

• Bac +2 à Bac +5 en gestion, comptabilité, ou assistanat de direction / gestion PME
• Tu as 2 ans d'expérience minimum sur un poste similaire, idéalement en cabinet de conseil ou ESN
• Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel (formules, TCD, tableaux de suivi) et PowerPoint (présentations structurées et percutantes), Google Sheets, outils CRM ou ERP (BoondManager est un plus)
• Tu es rigoureux(se), proactif(ve), tu sais jongler entre plusieurs missions avec bonne humeur et efficacité
• Tu es force de proposition, orienté(e) solutions et tu fais parler les chiffres