Gestionnaire d’offre de formation – Département de Physique

Université de Lille; Villeneuve-d'Ascq; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université de référence située à Villeneuve-d'Ascq cherche un gestionnaire administratif pour rejoindre le secrétariat pédagogique du département de Physique. Le candidat idéal sera organisé, rigoureux et possédera un excellent sens du relationnel, tout en gérant les inscriptions et l'accueil des étudiants. Une maîtrise des outils comme Word et Excel est préférable.

Qualifications

• À l'aise dans la gestion administrative et/ou pédagogique.
• Capable de planifier, hiérarchiser et suivre vos activités.
• Bonne expression écrite et orale.

Responsabilités

• Assurer la gestion administrative et pédagogique des formations.
• Accueillir, informer et accompagner les étudiants.
• Gérer les inscriptions pédagogiques et le suivi administratif.

Connaissances

Organisation

Relationnel

Gestion administrative

Planification

Outils

Word

Excel

Apogée

Moodle

Description du poste

Rejoindre l’Université de Lille, c’est intégrer une université de référence avec 80 000 étudiants et 6 800 personnels, axée sur formation, recherche et innovation. Au sein de la Faculté des Sciences et Technologies (FST), le département de Physique offre une formation adaptée aux besoins actuels. Vous rejoindrez le secrétariat pédagogique du département, dédié aux étudiants, enseignants et à la réussite académique.

Mission

En collaboration avec deux autres gestionnaires, vous assurez la gestion administrative et pédagogique des formations portées par le département de Physique, ainsi que l’accueil des étudiants. Vous exercez des missions variées et essentielles :

• Accueillir, informer et accompagner les étudiants (présentiel, téléphone, messagerie).
• Gérer les inscriptions pédagogiques et assurer le suivi administratif des parcours.
• Préparer et suivre les commissions pédagogiques paritaires, les jurys et procès-verbaux.
• Organiser la saisie des notes, éditer les relevés et assurer la fiabilité des données.
• Mettre en place et diffuser les emplois du temps (Moodle, affichage, communication aux enseignants et étudiants).
• Suivre les stages et établir les conventions.
• Assurer le secrétariat administratif en lien avec les enseignants et intervenants extérieurs.

Ce poste implique une forte polyvalence et des pics d’activité réguliers, notamment lors des rentrées universitaires, examens et jurys.

Profil

Vous êtes une personne organisée, rigoureuse et dotée d’un excellent sens du relationnel. Vous aimez travailler en équipe et contribuer à la réussite des étudiants.

• à l’aise dans la gestion administrative et/ou pédagogique ;
• capable de planifier, hiérarchiser et suivre vos activités avec méthode ;
• doté·e d’une bonne expression écrite et orale ;
• attentif·ve à la qualité du service rendu aux étudiants et enseignants.

Atouts Appréciés

• maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) et de gestion (Apogée, Moodle) ;
• connaissance du fonctionnement d’une université et des dispositifs de formation ;
• formation ou expérience en secrétariat/gestion administrative.

Référence de l'offre : 8ebnf5nbeh