Gestionnaire administratif (F / H)

Grenoble INP - UGA; Grenoble; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution académique à Grenoble recherche un gestionnaire administratif pour soutenir le service central de scolarité. Le candidat devra gérer les aides sociales et les demandes des étudiants. Il est impératif d'avoir un bon niveau d'anglais et des compétences organisationnelles. La fonction est accessible aux contractuels, avec un CDD prévu jusqu'au 31/05/2026 et une fourchette salariale de 2236,20 € à 2374,04 € brut par mois.

Qualifications

• Être organisé et capable de travailler sous des délais serrés.
• Capacité à gérer des données à caractère sensible de manière confidentielle.
• Aptitude à concevoir et utiliser des tableaux de bord.

Responsabilités

• Assurer la gestion administrative des aides sociales pour les élèves.
• Organiser les données relatives aux demandes d'aides.
• Participer à des commissions internes et produire des statistiques.

Connaissances

Connaissance du milieu universitaire

Compétences organisationnelles

Gestion de données sensibles

Bon niveau d'anglais

Compétences relationnelles

Formation

Baccalauréat

Outils

Pack Office

Description du poste

À propos de nous

Grand établissement public d\'enseignement supérieur, pôle de recherche reconnu, élément fondateur de l\'écosystème grenoblois : Grenoble INP, l\'institut d\'ingénierie et de management de l’Université Grenoble Alpes (UGA), occupe une place de premier plan dans la communauté scientifique et industrielle.

Grenoble INP - UGA est membre de réseaux internationaux de formation et recherche en ingénierie et management.

Il est reconnu dans les classements nationaux et internationaux.

La Direction Relations Entreprises, Formation, vie Etudiante (DREFE) de Grenoble INP – UGA met en œuvre les orientations stratégiques de Grenoble INP - UGA en matière de formation, vie étudiante, et projets de formation innovantes et interuniversitaires.

La DREFE compte 25 personnes réparties en 5 équipes et services.

Au sein de la DREFE, le service central de la scolarité constitue le service administratif d\'appui au vice-président formation et aux équipes opérationnelles des écoles de Grenoble INP - UGA, sur les domaines de la formation et de la scolarité.

Il garantit la légalité des actes administratifs, a un rôle de prévention des actions contentieuses et de rationalisation des procédures, dans le cadre de la mise en oeuvre de la politique de l\'établissement en matière de formation.

Le service assure la veille juridique et réglementaire et donne le cadre d\'application aux correspondants du réseau scolarité des écoles, via des réunions, des séminaires interactifs de travail, ou des procédures écrites.

Ceci peut concerner par exemple les démarches relatives aux inscriptions, au suivi du cursus, à l\'aménagement des parcours étudiant, à l\'octroi de soutiens financiers, à la recherche de logements en résidence universitaire. A l\'issue des parcours de formations, le service central de scolarité est chargé de l\'édition et de la délivrance des diplômes.

Mission

Contexte

Au sein de la direction en charge des relations avec les entreprises, de la formation et de la vie étudiante (DREFE), le service central de scolarité constitue le service administratif d\'appui des vice-présidences formation et adjointe vie étudiante, ainsi que des équipes administratives des écoles de Grenoble INP - UGA, dans les domaines de la formation (cycles ingénieur et master) et de la scolarité.

Plus précisément, le service central de scolarité accompagne les écoles dans la gestion des élèves, aussi bien sur plan des études que dans la dimension sociale. Le service assure une veille sur les évolutions réglementaires, met en place le cadrage opérationnel, détermine et décline les process de gestion associés, et veille à leur bonne application, met au point les documents de gestion et les supports d\'information, et veille à la bonne information de tous les acteurs.

Mission principale

La mission principale du poste de gestionnaire administratif est d\'assurer des actes de gestion administrative, dans le respect des techniques, des règles et des procédures, en collaboration avec les écoles et avec les partenaires institutionnels du site.

Sur ce poste, la gestion porte plus particulièrement sur le domaine de l\'aide sociale pour les élèves : aides annuelles ou ponctuelles, logement, handicap.

La personne recrutée est placée sous l’autorité de la responsable du service central de scolarité.

Activités

• Informer et actualiser les documents et les sites relatifs aux dispositifs en vigueur dans le domaine de l\'aide sociale à Grenoble INP - UGA
• Organiser les collectes de données relatives aux demandes d\'aides (campagnes dématérialisées) et en assurer le suivi
• Instruire et préparer des dossiers en amont de commissions internes dédiées (CSE)
• Participer aux réunions des commissions et en assurer le suivi
• Assurer la traçabilité d\'indicateurs et produire des statistiques sur les sujets gérés
• Participer à des groupes de travail, sur les thématiques du domaine de l\'action sociale
• Être interlocuteur des référents dans les composantes de formation, et des partenaires du site
• Participer à la continuité de service en cas d\'absence, de pic d’activité, ou autre situation, à la demande du responsable de service

Profil

• Connaître le milieu universitaire et les principales règles de fonctionnement et d\'organisation des formations de l\'enseignement supérieur
• Savoir rechercher l\'information et identifier les bons interlocuteurs, savoir se situer dans son environnement professionnel
• Savoir vérifier la régularité administrative d\'un dossier
• Respecter la confidentialité des dossiers traités (gestion de données à caractère sensible et / ou personnel)
• Savoir organiser, alimenter, et mettre à jour des bases de données
• Savoir concevoir des tableaux de bord et les exploiter
• Maîtriser l’outil informatique en général (Pack office)
• Avoir un bon niveau d\'anglais
• Posséder des qualités organisationnelles et relationnelles : savoir s\'organiser pour accomplir ses missions dans un calendrier parfois contraint et un cadre de gestion parfois complexe
• Savoir travailler en autonomie ou en équipe, selon la situation et le contexte (savoir s’adapter)
• Être apte à rendre compte sur l\’avancée de son travail et sur les activités gérées
• Avoir une appétence pour travailler sur des dossiers dématérialisés
• Faire preuve de rigueur
• Faire preuve de qualités d\'expression écrite et orale

Modalités de recrutement proposées

Prise de fonction souhaitée à compter du : dès que possible

Date limite de dépôt de candidature : 07 / 10 / 2025

Poste ouvert uniquement aux contractuels (CDD)

Durée du contrat proposé : dès que possible jusqu\'au 31 / 05 / 2026

Catégorie B - corps Technicien

Conditions d\'éligibilité : être titulaire du baccalauréat à minima

Conditions de rémunération

Fourchette salariale fournie à titre indicatif de 2236,20 € (1er échelon) à 2374,04 € (7ème échelon), brut mensuel, prime incluse.

La rémunération est fixée selon le reclassement de l\'expérience significative pour le poste, sur les grilles de la fonction publique).