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CDI - Coordinateur Administratif et Opérationnel Sécurité EME (F / H / X)

Chez Sephora, la beauté, c’est se sentir reconnu, valorisé et épanoui, aussi bien individuellement que collectivement. C’est tisser des liens profonds avec les autres, célébrer la diversité et l’inclusion, révéler son propre potentiel et agir chaque jour pour avoir un impact positif.

Depuis notre création en 1969 à Limoges, en France, et notre intégration au sein du groupe LVMH en 1997, nous n’avons cessé de réinventer la beauté de prestige. Aujourd’hui encore, nous continuons de casser les codes, portés par notre raison d’être : promouvoir un monde d’inspiration et d’inclusion où chaque personne est invitée à célébrer librement sa beauté.

Avec 56 000 collaborateurs dans 35 pays dont 15 000 dans la région Europe et Moyen-Orient, nous réunissons clients, marques et passionnés au sein de la communauté beauté la plus vaste et la plus vibrante au monde. Grâce à une sélection de près de 500 marques, et à notre propre marque, Sephora Collection, nous proposons la gamme la plus unique et diversifiée de produits : parfums, maquillage, soins capillaires, soins de la peau… et bien plus encore.

Rattaché(e) au Directeur Sécurité EME, vous êtes responsable de la gestion des contrats critiques et des processus de sécurité administrative, avec une forte orientation sur le marché français. Vous supervisez et coordonnez les prestataires de services de sécurité dans plusieurs pays, en veillant au respect de toutes les exigences légales et de conformité, et en gérant le cycle de vie des contrats pour les ouvertures, les fermetures et les mises à jour continues des magasins.

Vous excellerez et vous épanouirez dans ce poste si vous êtes prêt à…

Tâches Administratives et Coordination Interne

• Gestion Logistique et Administrative : Organiser les réunions internes et externes, gérer l’agenda du Directeur Sécurité, et coordonner les déplacements professionnels du Directeur ainsi que de l’équipe, tout en garantissant une communication fluide entre les parties prenantes.
• Communication avec les Parties Prenantes : Collaborer avec les forums de sécurité internes pour transmettre les mises à jour et s'aligner sur les meilleures pratiques.
• Renouvellement des Contrats et Mise à Jour des Documents : Préparer et diffuser les mises à jour pour assurer la conformité contractuelle sur tous les sites. Créer et maintenir des modèles et des documents standardisés approuvés par l'équipe juridique.
• Coordination des Documents Juridiques : Maintenir une étroite coordination avec l'équipe juridique pour s'assurer que toutes les conditions contractuelles sont mises à jour en fonction de l'évolution de la législation française (ex : mises à jour RGPD et JO).

Gestion des Processus et Documentation Sécurité

• Gestion et Administration des Contrats : Coordonner avec les équipes EME pour tous les contrats liés à la sécurité. S'assurer que chaque contrat est créé, révisé et finalisé conformément au cadre juridique français. Superviser les nouveaux contrats pour les ouvertures de magasins et gérer la résiliation ou le transfert des contrats pour les fermetures de magasins.
• Vérification des Documents et Contrôles de Conformité : Tous les six mois, vérifier et mettre à jour les documents administratifs (y compris les cahiers des charges signés, les licences, les cartes professionnelles et les chartes éthiques) dans le système GSAO. S'assurer que tous les avenants et modifications sont correctement archivés et accessibles.
• Intégration et Suivi des Prestataires de Sécurité : Gérer les interactions avec les prestataires de sécurité choisis. Confirmer les détails du prestataire et initier les plans de prévention, en s'assurant que toute la documentation (ex : vérification K-Bis) est exacte avant finalisation.
• Gestion du Cycle de Vie des Contrats : Examiner et archiver tous les documents relatifs aux contrats, y compris les renouvellements de contrats, les ajustements tarifaires et les avenants, afin de garantir l'exhaustivité et l'exactitude dans le système GSAO.

Audit et Suivi de la Conformité

• Audits Biannuels de Conformité : Réaliser et documenter des revues biannuelles de tous les documents administratifs et contrats des prestataires de sécurité afin de garantir la conformité aux normes EME. Escalader les problèmes de non-conformité à la direction.
• Plans de Prévention et de Sécurité : Développer et maintenir des plans de sécurité et de prévention mis à jour en partenariat avec les prestataires pour chaque magasin et site.
• Mises à Jour et Maintenance du Système : Mettre régulièrement à jour le système GSAO pour refléter toutes les données pertinentes sur les opérations de sécurité, notamment lors des ouvertures et fermetures de magasins et des changements de prestataires de services. Répondre aux problèmes et coordonner les discussions d'amélioration avec les utilisateurs du système.

Gestion de Crise et Reporting

• Préparation à la Réponse aux Crises : Soutenir le Directeur Sécurité dans l'activation des plans d'urgence et la coordination avec les équipes locales. Préparer des consignes de sécurité et des briefings en réponse à des situations urgentes (ex : événements géopolitiques ou naturels).
• Études de Voyages et de Risques : Synthétiser les informations sur la sécurité des voyages en utilisant les mises à jour de SEERIST et du Ministère des Affaires Étrangères, en assurant la liaison avec les voyageurs internationaux pour offrir des conseils pour les zones à haut risque.

Le poste est basé à Neuilly sur Seine

N’hésitez plus à postuler si vous avez…ou si vous êtes…

• Une maîtrise professionnelle complète de l'anglais et du français est requise. Une expérience en traduction de documents techniques et juridiques est un plus.
• Familiarité avec GSAO ou un logiciel de gestion de la sécurité similaire.
• Compréhension du droit des contrats, en particulier en France.
• Attentif(ve) à l'éthique et aux normes de confidentialité du secteur de la sécurité.
• Grand souci du détail et respect des délais.
• Capacité à travailler en équipe, notamment avec des homologues internationaux, et à mobiliser efficacement les parties prenantes.
• Fiabilité, autonomie et capacité à travailler sous pression.

À nos côtés , vous découvrirez :

• Une communauté où l'authenticité est une force, et où notre esprit d’équipe se nourrit de nos différences. Vous serez entouré d’équipes talentueuses avec lesquelles vous serez fier de collaborer.
• Une culture qui favorise le développement personnel et le leadership, avec des ressources et des opportunités pour apprendre, innover et évoluer.
• Un métier qui a du sens où chaque action compte : qu'il s'agisse de créer des expériences uniques pour nos clients ou d'inspirer l'univers de la beauté, nous évoluons dans un environnement où chacun contribue à faire la différence.

Ensemble, partageons quelque chose de beau.

Chez Sephora, nous célébrons la diversité et nous nous engageons à créer et à favoriser un environnement inclusif pour tous.

Coordinateur Administratif • NEUILLY SUR SEINE, FR