Gestionnaire administratif - F / H

UNIVERSITE SORBONNE PARIS NORD; Bobigny; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université française propose un poste de Gestionnaire administratif.ve à Bobigny. Vous devrez coordonner les activités administratives et pédagogiques tout en assurant le suivi financier des dossiers. Le profil recherché requiert organisation, rigueur et compétences relationnelles. Des connaissances administratives et outils bureautiques sont essentiels. Candidature par CV et lettre via formulaire.

Prestations

53 jours de congés payés

Remboursement 75% du titre de transports

Participation à mutuelle

Offres sportives et culturelles

Qualifications

• Connaissances des règles de scolarité.
• Connaissance générale de la gestion administrative.
• Techniques de rédaction administratives.

Responsabilités

• Accueillir et informer étudiants, enseignants et intervenants.
• Coordonner stages et dossiers étudiants.
• Suivre les aspects financiers liés aux activités.

Connaissances

Organisation

Adaptabilité

Gestion du stress

Rigueur

Sens relationnel

Outils

Hyperplanning

Excel

Word

Powerpoint

Description du poste

Overview

Intitulé du poste : Gestionnaire administratif.ve – F / H

Catégorie : B • Quotité d’affectation sur le poste : 100%

Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Bobigny 90% – Campus St Denis 10%

Composante / Service : Direction de la Vie Universitaire (DVU) / Département des Activités Physiques et Sportives (DAPS)

Composition du service (effectifs) : 6

Rattachement hiérarchique : Référent administratif et financier du DAPS

Au cœur du Département des Sports, vous formez un binôme avec la responsable administrative et financière pour faire vivre les activités sportives et pédagogiques de l’université.

Responsabilités

• Accueillir, informer et accompagner étudiants, enseignants et intervenants
• Coordonner stages, emplois du temps, dossiers étudiants et inscriptions
• Suivre les aspects financiers (recettes, paiements, devis, licences)
• Rédiger courriers, conventions, et assurer le lien avec les vacataires
• Animer la communication autour des événements et infos sportives
• Un rôle clé, au croisement de l’administration, de la pédagogie et du sport, où rigueur, réactivité et esprit d’équipe sont essentiels

Missions / Activités

• Gestion administrative
  • Assurer l’accueil physique et téléphonique ainsi que la gestion de la boîte électronique du secrétariat
  • Préparation et gestion des stages
  • Relation avec les intervenants vacataires
  • Gestion de l’association Sportive
  • Rédiger et transmettre les courriers et documents administratifs
  • Préparation des conventions
  • Gestion du planning des infrastructures sportives et des évènements sportifs (tutorat, cours sup., FFSU, championnat)
• Gestion pédagogique
  • Aide et soutiens de l’activité pédagogique dans sa globalité
  • Constitution des dossiers administratifs des stages
  • Elaboration du planning des activités sportives (collaboration responsables)
  • Gestion de la plateforme d’inscription MY DAPS
  • Vérifier, trier, classer ou transmettre des dossiers d’étudiants
  • Gestion des notes des étudiants
  • Organisation des sessions de rattrapages
  • Relationnel et collaboration avec les secrétariats des formations
  • Gestion des rendez-vous d’ostéopathie
  • Gestion administrative des projets CVEC
  • Saisie des licences FFSU
  • Gestion des emplois du temps des enseignants titulaires et vacataires (Hyperplanning)
  • Diffuser les absences et les reports de cours / examens
  • Mise en place des examens écrits (plateforme Moodle)
  • Gestion des dossiers de candidatures au pôle sportif haut et bon niveau
• Gestion financière
  • Gestion et suivi des recettes des stages étudiants
  • Gestion des paiements des licences FFSU
  • Gestion des devis du matériel pédagogique
• Communication
  • Diffusion des informations sportives (stage, évènement sportif)
  • Gestion des affichages et des supports visuels
• Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : Hyperplanning, Apogée
• Maîtrise des logiciels bureautique : Excel, Word, Powerpoint

Connaissances / Savoir-faire / Savoir-être

• Connaissances
  • Connaissances des règles de scolarité
  • Connaissance générale de la gestion administrative
  • Connaissance générale des textes législatifs et réglementaires dans le domaine de la gestion administrative de la fonction publique
• Savoir-faire
  • Appliquer des procédures, les règles et les dispositions réglementaires
  • Maîtriser les techniques de rédaction administratives
  • Savoir gérer les aléas
  • Evaluer et hiérarchiser les besoins
  • Travailler en équipe
  • Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Savoir-être
  • Sens de l’organisation
  • Capacité d’adaptation
  • Capacité à gérer le stress
  • Rigueur / Fiabilité
  • Sens de la confidentialité
  • Sens relationnel

Poste à pourvoir le plus rapidement possible. Ouvert prioritairement aux titulaires, mais également ouvert aux contractuels (CDD d’un an - renouvelable).

Candidatures (CV et lettre de motivation) VIA le formulaire. Les candidat(e)s retenu(e)s seront auditionné(e)s par un jury, composé a minima de l’opérationnel recruteur et d’un représentant de la DRH.

Conditions de travail

• 53 jours de congés payés par an
• Remboursement 75% du titre de transports en commun pour déplacement domicile-travail
• Participation employeur à mutuelle à hauteur de 15€ / mois
• Politique de formation interne développée
• Offre sportive et culturelle tout au long de l’année
• Restauration sur place avec subvention de l’université
• Comité de loisirs et d’action sociale : billetterie à tarifs préférentiels

Contacts

• RAFFIN-MARCHETTI Ludovic – Directeur du DAPS
• OGBI Baya – Référente administrative et financière du DAPS
• MAGOT Marine – Responsable du service accompagnement des personnels et recrutement – Conseillère mobilité carrière de l’université

Adresse administrative : 99 Avenue Jean-Baptiste Clément – 93430 Villetaneuse

Téléphone : 01.49.40.36.96

Connaissances / Savoir

• Connaissances des règles de scolarité
• Connaissance générale de la gestion administrative
• Connaissance générale des textes législatifs et réglementaires dans le domaine de la gestion administrative de la fonction publique

Savoir-faire

• Appliquer des procédures, les règles et les dispositions réglementaires
• Maîtriser les techniques de rédaction administratives
• Savoir gérer les aléas
• Evaluer et hiérarchiser les besoins
• Travailler en équipe
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer

Savoir-être

• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation
• Capacité à gérer le stress
• Rigueur / Fiabilité
• Sens de la confidentialité
• Sens relationnel

L’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche, et décrit brièvement son rayonnement et ses campus dans le texte original.