Gestionnaire administratif et financier F / H

SORBONNE UNIVERSITE; Paris; Sur place; EUR 27 000 - 37 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une université de recherche cherche un(e) gestionnaire administratif et financier pour un CDD d'un an à Paris. Vous assurerez l'accueil et la gestion de diverses tâches administratives, financières et logistiques au sein du service. Le candidat idéal possède des compétences en gestion et un excellent relationnel. Rejoignez un établissement dynamique au cœur de Paris.

Qualifications

• Expérience dans la gestion administrative, de préférence dans un environnement d'enseignement supérieur.
• Bonne connaissance de la réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle.
• Capacité à travailler en équipe et de manière autonome.

Responsabilités

• Assurer l’accueil physique et téléphonique du service.
• Réaliser les opérations de gestion courante et traiter les dossiers de recrutement.
• Saisir et mettre à jour les bases de données dédiées.

Connaissances

Utiliser le pack office

Excellent relationnel

Rigueur

Autonomie

Outils

SIFAC+

FORMATIC

Description du poste

Overview

Fonctions : Gestionnaire administratif et financier

Emploi-type : J4C42 - Technicien-ne en gestion administrative

Catégorie : B

Corps : TECH

BAP : J

Contrat : CDD de 1 an, renouvelable.

A pourvoir à compter du 1er septembre 2025.

Missions

Missions :

Le / la gestionnaire administratif / ve et financier / re est chargé(e) d’accueillir, d’exécuter les actes administratifs, financiers, et de gestion courante liés au bon déroulement de l’activité du service. Il (elle) recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de la direction. Il (elle) informe et oriente, dans leurs démarches, les interlocuteurs internes et externes.

Activités principales

• Assurer l’accueil physique et téléphonique du service formation continue et l’orientation des interlocuteurs internes et externes
• Réaliser les opérations de gestion courante ; traiter et suivre les dossiers de recrutements et les arrêtés de paiements des enseignants et des conférenciers, assurer le suivi de ces dossiers avec la Direction des Ressources Humaines, élaborer un tableau de suivi de ces dossiers, etc…
• Saisie des bons de commandes et des services faits sur le logiciel Sifac+
• Demander, recueillir et analyser les devis des fournisseurs ou prestataires dans le respect des marchés publics
• Saisir et mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion du service
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs…), les reproduire et les diffuser
• Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement du service
• Appliquer la règlementation imposée
• Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
• Participer aux opérations de logistique du service (réservation de salles, suivi des plannings…), assister les personnels et les équipes
• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier et des livraisons
• Classer et archiver les documents

Encadrement : NON

Conditions particulières d'exercice : Contraintes horaires : en raison de l’accueil du public du lundi au jeudi, présence de 9h à 17h en présentiel et télétravail possible uniquement le vendredi.

Connaissances transversales requises

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
• Notions de base des outils de base de données
• Connaissances des dispositifs de la formation continue
• Connaissance souhaitée du circuit de la dépense et de celui de la recette

Savoir-faire

• Utiliser le pack office
• Utiliser des logiciels FORMATIC (formation en interne) et SIFAC+
• Planifier son travail
• Proposer des axes d’améliorations
• Travailler en équipe

Savoir-faire transversaux

• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir être

• Excellent relationnel
• Réactivité
• Disponibilité
• Autonomie
• Organisation
• Rigueur

Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4 000 doctorants et doctorantes et 12 300 étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3 300 enseignants-chercheurs et chercheurs, près de 4 000 BIATSS, et 2 000 partenaires ITA. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Ile-de-France et en régions.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des lettres. La Direction Formation tout au long de la vie (DFTLV) conçoit, développe une offre de formation et de conférences. Elle assure la promotion, l’organisation et la communication des actions de formation, qu’il s’agisse de stages courts de formations diplômantes ou de conférences « grand public ». Elle répond aux besoins spécifiques des particuliers, des administrations et des entreprises et des particuliers. Elle assure une gestion rigoureuse des actions de formation dans le cadre de la réglementation en vigueur.

Localisation :

1, rue Victor Cousin – 75005 PARIS