Gestionnaire administratif des réservations et organisation d'évènements - H/F

École normale supérieure de Lyon; Lyon; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution éducative de renom recherche un(e) gestionnaire pour assurer la gestion des réservations des salles. Le candidat doit avoir une maîtrise des outils de bureautique, une connaissance des normes de sécurité, et être capable d'organiser et de planifier les demandes tout en travaillant en équipe. Ce poste est essentiel pour garantir la bonne réalisation des événements organisés à l'école.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques et logiciels de gestion de réservation.
• Connaissance des principes de sécurité et hygiène relatifs aux ERP.
• Familiarité avec l'organisation interne de l'École.

Responsabilités

• Gérer les demandes de réservation des salles.
• Négocier et établir des contrats avec partenaires.
• Assurer le suivi logistique et administratif des réservations.
• Communiquer sur les événements à venir.

Description du poste

Overview

L'École normale supérieure de Lyon produit une recherche de haut niveau dans ses 25 laboratoires et forme par la recherche quelque 2500 étudiants dont 500 doctorants. Elle compte environ 550 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 600 personnels administratifs et techniques. Dans le classement de Shanghai et QS, elle se classe au 1er rang des établissements français en termes de performance per capita. Son objectif est d'avoir un impact significatif en matière de recherche, d'innovation et de transfert de technologie tout en irriguant la fonction publique et le monde socio-économique de diplômés rompus à la complexité, capables de produire et transmettre des savoirs. LENS de Lyon met ses ressources au service d'une vision ouverte de la société et des enjeux contemporains qu'elle veut éclairer.

L’ENS de Lyon est implantée sur 112 829 m2 répartis sur 2 sites très proches l’un de l’autre : René Descartes (siège) et Jacques Monod.

Elle dispose :

• d’une bibliothèque Diderot de Lyon (1,2 million de volumes disponibles sur le site René Descartes) proposant des collections en SHS (site Descartes), en sciences exactes et expérimentales (site Monod) et en éducation (site Descartes).
• d’un théâtre : la salle Kantor ;
• d’un studio de cinéma : la salle Jean-Claude Carrière ;
• de deux salles de musique ;
• de deux gymnases
• de deux restaurants : un sur le site Descartes et un sur le site Monod.

Son budget annuel est d’environ 150 M €. L'ENS de Lyon est une école dynamique, où la qualité de vie et des conditions de travail, le développement durable et l’égalité professionnelle représentent des dimensions centrales.

Contexte et Environnement de Travail

Direction des Moyens Généraux

Relation hiérarchique

Sous l’autorité hiérarchique directe du responsable de service gestion des salles.

Relations fonctionnelles

Collaboration avec la Direction, les services administratifs, les laboratoires, et les différents usagers de l’École (internes et externes).

Le gestionnaire est en relation avec la Direction, l’ensemble des services et des laboratoires de l’école. Il est de plus en contact avec l’ensemble des usagers dans le cadre des manifestations organisées dans les locaux ainsi que les Utilisateurs externes de l’ENS de Lyon, organisateurs de colloques et réunions, le Rectorat, les Établissements d’enseignement supérieur et de recherche, les Collectivités territoriales.

Le Poste

MISSION :

Le/La gestionnaire assure la gestion des réservations des salles de l’École Normale Supérieure de Lyon (notamment l’amphithéâtre Mérieux, les salles de réunion et de cours, les amphithéâtres et autres espaces), dans le respect des missions de service public de l’École.

Activités

Activités principales

• Gérer les demandes de réservation des salles pour les activités quotidiennes et les manifestations (scientifiques, culturelles, etc.) en vérifiant leur conformité.
• Négocier et participer à l’établissement des contrats et conventions avec les partenaires internes et externes.
• Proposer des solutions adaptées aux besoins des demandeurs, en prenant en compte les spécificités des événements.
• Assurer le suivi logistique, technique et administratif des réservations, notamment :
• Identifier et recense les besoins matériels, techniques, audiovisuels, et de restauration.
• Solliciter les autorisations nécessaires.
• Travailler en lien avec les services de sécurité, restauration, nettoyage, régie et logistique.
• Coordonner les différents acteurs impliqués (organisateurs, prestataires, services internes) pour garantir le bon déroulement des événements.
• Organiser les visites de locaux pour les futurs utilisateurs et accueillir les prestataires externes.
• Communiquer en interne et en externe sur les événements à venir.
• Classer et archiver les dossiers relatifs aux événements organisés.
• Gérer la location à titre onéreux des espaces et en assurer le suivi financier.
• Assurer le suivi des demandes via les outils.

Activités secondaires

• Participer à la mise en œuvre de la démarche qualité du service.
• Réaliser une veille sur les pratiques et les innovations dans son domaine d’activité.
• Valoriser les activités de l’École à travers des actions de communication.

Profil Recherché

COMPETENCES REQUISES :

Connaissances sur l’environnement professionnel

• Maîtrise des outils bureautiques, des logiciels de gestion de réservation, et des outils de communication numérique.
• Connaissance des principes de la réglementation relative à l’hygiène, la sécurité et les établissements recevant du public (ERP).
• Familiarité avec l’organisation et les procédures internes de l’École.
• Connaissance des techniques d’accueil physique et téléphonique.

Savoir-faire opérationnels

• Collecter, analyser et traiter les demandes de réservation.
• Organiser, planifier et hiérarchiser les activités selon les priorités et délais.
• Proposer des solutions adaptées aux besoins spécifiques des utilisateurs.
• Coordonner les différents services internes et les prestataires externes.
• Rendre compte des actions réalisées et des anomalies identifiées.
• Assurer une communication efficace à l’écrit comme à l’oral.

Savoir-être

• Sens du service public et de l’organisation.
• Capacité à travailler en équipe tout en faisant preuve d’autonomie.
• Rigueur, réactivité, et diplomatie dans la gestion des relations professionnelles.
• Aptitude à s’adapter aux contraintes quotidiennes et à gérer les imprévus.
• Sens du dialogue et du contact avec des interlocuteurs variés.