Coordonnateur administratif (H/F)

SEMAINES SOCIALES DE FRANCE; Malakoff; Hybride; EUR 30 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une association engagée recherche un Coordonnateur administratif (H/F) à Malakoff. Le candidat idéal est diplômé d'un Bac +2 en gestion et a 5 ans d'expérience. Les responsabilités incluent la gestion administrative, financière et logistique. Le poste est à temps plein avec possibilité de télétravail partiel. Un salaire brut annuel de 30 000 € est proposé, avec des primes possibles sur projets complexes.

Prestations

Primes possibles sur projets complexes

Qualifications

• Expérience avérée dans la gestion d'une base de données client.
• Expérience dans l'associatif et l'évènementiel sont des atouts.
• 5 ans d'expérience dans un poste similaire.

Responsabilités

• Gestion administrative des documents institutionnels et des déclarations obligatoires.
• Administration de la base de données des contacts et adhérents.
• Mise en œuvre des procédures relatives au RGPD.
• Gestion logistique des événements de l'association.

Connaissances

Actualiser des bases de données

Contrôler la qualité d'une base de données

Documenter les procédures de gestion des bases de données

Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier

Saisir ou faire saisir les données recueillies dans la base de données

Formation

Diplôme Bac +2 en gestion des entreprises et administration

Description du poste

Offre n° 201JBQW — Coordonnateur administratif (H/F)

Poste à pourvoir à partir du 1er juin 2025. Temps plein – 35h hebdomadaire (9h/17h). Télétravail partiel (2 jours/semaine). Localisation : Malakoff – 15 boulevard Gabriel Péri – bâtiment Kalifornia.

Responsabilités

• Gestion administrative
  • Suivi administratif des documents institutionnels et déclarations obligatoires relatives à la vie associative (statuts, assemblée générale).
  • Administration de la base de données des contacts et adhérents de l'association, actualisation tout au long de l'année.
  • Mise en œuvre des procédures internes relatives au RGPD.
  • Gestion de la billetterie et de la base de données évènementielle.
  • Diffusion de la revue trimestrielle des Semaines sociales de France et des missions connexes (routage, publication numérique, dépôt légal).
  • Production statistique régulière liée aux activités.
• Gestion financière
  • Diffusion des appels à dons selon le calendrier défini, en lien avec la chargée de communication et le prestataire de routage.
  • Réception, suivi des dons, dépôt des chèques en banque, scannage et saisie sur la base de données.
  • Édition des reçus fiscaux et envoi aux donateurs.
  • Suivi des factures, remboursements ou abandons de frais en collaboration avec la comptable, création des notes de débit, attestations et justificatifs de paiements.
• Gestion logistique des événements
  • Gestion des inscriptions aux différents événements de l'association.
  • Préparation et mise en œuvre de la logistique (hébergement, restauration, stands, bagagerie).
  • Suivi administratif des intervenants.
  • Coordination avec bénévoles et prestataires de l'association.
• Accueil physique et téléphonique de l'association.

Profil souhaité

Diplômé Bac +2 en gestion des entreprises et administration ou équivalent, avec une expérience professionnelle avérée dans la gestion d'une base de données client. Expérience dans l'associatif et l'évènementiel sont des atouts.

Expérience

• 5 ans – cette expérience est indispensable.

Compétences

• Actualiser des bases de données
• Contrôler la qualité d'une base de données
• Documenter les procédures de gestion des bases de données
• Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier
• Saisir ou faire saisir les données recueillies dans la base de données

Informations complémentaires

• Qualification : Agent de maîtrise
• Secteur d'activité : Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Employeur

3 à 5 salariés

Type de contrat

CDI – Contrat de travail. Durée du travail : 35h/semaine. Travail en journée. Travail selon un rythme irrégulier et des pics d'activité.

Rémunération

• Salaire brut annuel : 30 000 € (sur 12 mois)
• Primes
• Primes possibles sur projets complexes