Coordonnateur administratif

Semaines sociales de France; Malakoff; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une association à objectif social située à Malakoff recrute un(e) gestionnaire administratif(ve). Sous la responsabilité du Directeur Général, vous serez chargé(e) de la gestion administrative, financière et logistique de l’association. Le candidat idéal doit être diplômé Bac +2 et posséder au moins 5 ans d'expérience dans la gestion de bases de données clients, ainsi qu'une expérience dans le secteur associatif et événementiel. Le poste exige de solides compétences organisationnelles et relationnelles.

Qualifications

• Expérience professionnelle avérée de 5 ans dans la gestion d’une base de données client.
• Une expérience dans l’associatif et l’évènementiel est un atout.

Responsabilités

• Assurer le suivi administratif des documents institutionnels.
• Gestion des appels à dons et suivi des dons.
• Préparation et logistique des évènements.

Connaissances

Gestion administrative

Gestion des bases de données

Connaissance du RGPD

Gestion financière

Logistique événementielle

Formation

Bac +2 en gestion des entreprises et administration ou équivalent

Description du poste

Sous la responsabilité du Directeur Général, vous êtes garant de la relation adhérent et assurez la bonne gestion administrative, financière et logistique de l’association.

1. Gestion administrative

• Assurer le suivi administratif des documents institutionnels et déclarations obligatoires relative à la vie associative (statuts, assemblée générale, …)
• Administrer la base de données des contacts et adhérents de l’association, l’actualiser tout au long de l’année des nouveaux contacts collectés, des NPAI…
• Assurer la mise en œuvre des procédures internes relatives au RGPD
• Gérer la billetterie et la base de données évènementielle
• Gérer la diffusion de la revue trimestrielle des Semaines sociales de France et des missions connexes (routage, publication numérique, dépôt légal…)
• Assurer la production statistique régulière liée aux activités en responsabilité

2. Gestion financière

• Assurer la diffusion des appels à dons selon le calendrier défini, en lien avec la chargée de communication et le prestataire de routage ;
• Réceptionner et suivre les dons, déposer les chèques en banque, scanner et suivre leur saisie sur la base de données (dons association et Fondation SSF)
• Editer les reçus fiscaux et les envoyer aux donateurs
• Assurer en lien avec la comptable le suivi des factures, des remboursements ou abandons de frais et créer les notes de débit, attestations et justificatifs de paiements

3. Gestion logistique des évènements

• Gestion des inscriptions aux différents évènements de l’association ;
• Préparation et mise en œuvre de la logistique des évènements de l’association, le cas échéant en lien avec les bénévoles et prestataires de l’association (hébergement, restauration, stands, bagagerie, …)
• Assurer le suivi administratif des intervenants.

De manière générale et non exhaustive, vous contribuez au bon fonctionnement de la structure associative sur un plan administratif et logistique et l’accueil physique et téléphonique.

Diplômé Bac +2 en gestion des entreprises et administration ou équivalent, vous disposez d’une expérience professionnelle avérée de 5 ans dans la gestion d’une base de données client. Une expérience dans l’associatif et l’évènementiel sont des atouts à votre candidature.