Chef de service Scolaire et Administratif (F / H)Mairie de HouillesHouillesCDD(36 mois)

Ville de Houilles; Houilles; Sur place; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité territoriale recherche un gestionnaire administratif pour superviser les processus budgétaires et coordonner les actions avec les usagers. Le candidat idéal aura une bonne connaissance des collectivités territoriales, des compétences managériales et une force de proposition pour optimiser les outils de gestion. La mission inclut la supervision des équipes et la gestion des relations avec les familles.

Qualifications

• Connaissances des marchés publics.
• Aptitudes à fédérer et développer des logiques de coproduction.
• Force de proposition pour l'organisation.

Responsabilités

• Gérer les tâches administratives pour le pôle Scolaire.
• Développer des outils de suivi budgétaire.
• Superviser le recrutement et la gestion du personnel.
• Rédiger les rapports pour les comités techniques.

Connaissances

Connaissances des collectivités territoriales

Compétences managériales

Sens de l'organisation

Capacité d'adaptation

Qualités rédactionnelles

Maîtrise des outils informatiques

Description du poste

Votre mission

• 1. La gestion, planification et coordination des tâches administratives
  • Supervision des activités administratives au sein du pôle Scolaire.
  • L’organisation des processus pour une meilleure efficacité.
• 2. L’appui méthodologique et conseil aux cadres
  • L’assistance aux cadres du pôle sur les questions administratives, juridiques, financières et en ressources humaines.
  • La proposition de solutions pour optimiser et sécuriser les procédures.
• 3. La mise en place d’outils et optimisation des processus
  • La création et mise en œuvre d’outils destinés à sécuriser et améliorer les processus administratifs.
  • Analyse des pratiques pour identifier et résoudre les dysfonctionnements éventuels.
• 4. La coordination des relations avec les usagers
  • La gestion des relations liées aux formalités administratives pour les usagers.
  • La garantie de la qualité et de la clarté dans les échanges avec les utilisateurs.

A cet effet, vous aurez pour missions :

1. Suivi budgétaire et financier

• Développer et mettre en place des outils de suivi pour les budgets et marchés.
• Superviser l’exécution des budgets (recettes et dépenses). Préparer les budgets (commandes, factures, devis).
• Contrôler les crédits votés et effectuer les ajustements nécessaires.
• Rechercher des financements (CAF, CTG, Région, Département, etc.) et répondre aux appels à projets.
• Élaborer des tableaux de bord pour les gestionnaires.
• Assurer le suivi des recettes, notamment les veilles recettes et les subventions.
• Explorer des opportunités de nouvelles recettes ou subventions.

2. Gestion des marchés publics

• Identifier et formaliser les besoins en lien avec les utilisateurs.
• Superviser les renouvellements, les dépouillements, et le suivi administratif des marchés.
• Superviser les documents nécessaires (pièces justificatives, tableaux d’analyse, etc.).
• Maintenir à jour les inventaires d’équipements en lien avec le secteur propreté / logisticiens
• Coordonner avec le service de la commande publique.

3. Contrôle de gestion

• Calculer les coûts (par élève ou utilisateur des services).
• Proposer des mesures pour optimiser les dépenses.
• Produire des comptes de résultats destinés aux financeurs.

4. Supervision de l’Espace famille

• Assurer un accueil efficace des familles.
• Gérer les inscriptions scolaires, périscolaires, et la carte scolaire (logiciels Concerto et ONDE).
• Superviser les effectifs scolaires et les dossiers des élèves (publics, privés).
• Gestion des enfants bénéficiant d’une instruction à domicile en lien avec le Ccas
• Organiser les commissions de dérogation et les campagnes d’inscription.
• Simplifier et dématérialiser les démarches administratives.
• Assurer la gestion des conseils d’écoles, des élections des parents d’élèves, et des réunions stratégiques.

5. Interface entre la DEE, les écoles et les services internes

• Assurer la liaison entre la direction, les établissements scolaires, et les partenaires institutionnels.
• Participer à des projets stratégiques (travaux, réhabilitation des écoles, etc.).

6. Gestion des ressources humaines du secteur

• Superviser le recrutement, le suivi des présences, et la gestion des absences des agents.
• Organiser et animer les réunions de service.
• Encadrer directement l’équipe de l’Espace famille et des agents administratifs.

7. Contribution au processus délibératif

• Rédiger les rapports, conventions, et documents nécessaires pour les comités techniques et conseils municipaux.
• Participer activement aux réunions avec les élus et les partenaires institutionnels.

Le profil idéal

• Connaissances du fonctionnement et des spécificités des collectivités territoriales;
• Connaissances des marchés publics;
• Connaissances des droits et obligations des fonctionnaires.
• Compétences et connaissances managériales;
• Aptitudes à fédérer et développer des logiques de coproduction de l’action publique;
• Force de proposition pour la création de nouveaux outils d’organisation et de gestion;
• Rigueur et sens de l’organisation;
• Capacité aux relations fonctionnelles;
• Sens du dialogue et de la communication;
• Sens des responsabilités;
• Qualités rédactionnelles, d’analyse et de synthèse;
• Capacité d’adaptation;
• Maîtrise des outils informatiques;
• Ponctualité.